新形勢下檔案管理工作存在的問題和對策

趙容

摘 要：近年來，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和時代的進(jìn)步，各個行業(yè)都在發(fā)生變化，需要人們?nèi)プ兏?。對于單位檔案管理工作也是如此，隨著新形勢的到來，一些管理方式出現(xiàn)了問題，例如管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的重視、缺乏專業(yè)的管理體制等等。面對這些問題，作為單位最重要的一項工作，需要管理者及時的發(fā)現(xiàn)問題，并予以重視，盡快解決問題，從而促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，提高檔案管理水平。本文就新形勢下檔案管理工作進(jìn)行探究，首先闡述了新形勢下做好檔案管理的重要意義，其次，指出了新形勢下檔案管理工作中存在的問題，最后，針對這些問題，提出了一些相應(yīng)的解決措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理工作；存在的問題；對策

伴隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)在信息量大大增加，檔案管理工作壓力增大，其工作量也逐年增大。為了更好的提高管理水平，應(yīng)對新形勢下的管理問題，管理者應(yīng)該提高管理素質(zhì)，增強(qiáng)管理意識，加大管理力度，以保證管理工作的效率，保證檔案的科學(xué)管理。另外，檔案管理工作作為單位發(fā)展過程的重要組成部分之一，其出現(xiàn)的問題不容領(lǐng)導(dǎo)人員忽略。因此，在新形勢下，為了提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)其規(guī)范化進(jìn)行，就要采取一些措施解決這些問題。

1 新形勢下做好檔案管理的重要意義

在新的形勢下，對于一個單位而言，做好檔案管理工作極為重要與關(guān)鍵。這是因為，檔案管理是單位日常工作和管理的重要組成部分，也是提高單位工作質(zhì)量和效率的首要前提與基礎(chǔ)，更是維護(hù)單位發(fā)展進(jìn)程真實面貌的集中體現(xiàn)。而對檔案進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化的管理，則是衡量一個單位管理水平和發(fā)展成果的重要標(biāo)準(zhǔn)。一般而言，單位檔案資料都詳細(xì)記載了單位在發(fā)展進(jìn)程中的成果、經(jīng)驗與不足，對于研究本單位的發(fā)展成果、經(jīng)驗和全面發(fā)展提供了第一手詳細(xì)的資料，也是科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，研究制定單位科學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)。只有做好了檔案管理工作，才能為單位的領(lǐng)導(dǎo)者、決策者和管理者及時了解單位整體情況，及時調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略等提供準(zhǔn)確詳細(xì)資料，為促使單位全面快速發(fā)展提供決策依據(jù)。另外，在新的形勢下，做好檔案管理工作，有利于社會各方面更加準(zhǔn)確地認(rèn)識、了解單位的發(fā)展情況，為單位與社會各方面進(jìn)行協(xié)調(diào)、溝通與交流夯實基礎(chǔ)。由此可見，做好新形勢下的檔案管理工作，對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會全面快速發(fā)展、不斷提升單位的市場競爭能力等具有積極的作用。

2 新形勢下檔案管理工作中存在的問題

2.1 對檔案管理工作不夠重視，人員變動頻繁

由于受固有觀念和傳統(tǒng)思想的束縛，有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，往往是口頭重要，行動上次要，對檔案工作的開展造成了相應(yīng)的難度。一些基層單位對檔案工作不抓不管，放任自流，整個工作全憑管理人員的自覺性。一些單位對檔案工作所需經(jīng)費難解決檔案工作設(shè)備得不到更新，用品、用具得不到保證，甚至一些單位對檔案工作的規(guī)定視而不見，遲遲不能按規(guī)定配備工作人員，導(dǎo)致單位檔案工作人員換了一茬又一茬。人員變動頻繁，對業(yè)務(wù)素質(zhì)提高造成了極大的影響。

2.2 檔案管理體制不健全

在新的形勢下，很多單位往往只重視日常管理以及其它業(yè)務(wù)工作管理，從而忽視了單位的檔案管理工作，導(dǎo)致單位本身在檔案管理方面存在敷衍應(yīng)付、流于形式等不良現(xiàn)象。另外，由于一些單位對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，并沒有把檔案管理納入單位的日常工作來進(jìn)行管理，造成了單位在檔案管理體制上較為滯后。值得一提的是，一些單位沒有配備專門的檔案管理人員，體制機(jī)制也不夠健全完善，監(jiān)督檢查和督促指導(dǎo)明顯不夠，檔案管理與單位日常工作存在脫節(jié)等現(xiàn)象，管理機(jī)制也必然不盡健全完善。

2.3 檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，素質(zhì)較低

目前，很多從事檔案管理人的員都缺乏專業(yè)的管理知識、技術(shù)和理念，對現(xiàn)代化的信息技術(shù)知之甚少，也缺乏能力去接受、學(xué)習(xí)、掌握這些技術(shù)。而且，還有很多檔案管理人員都只是滿足于現(xiàn)狀，管理能力和業(yè)務(wù)水平等也都遲遲不能提高。這也是導(dǎo)致檔案管理工作效率低的主要原因之一。

3 新形勢下提高檔案管理工作效率的相應(yīng)措施

3.1 強(qiáng)化單位檔案管理意識，提高其重視程度

一是單位領(lǐng)導(dǎo)首先要重視檔案管理工作，從而分配工作能力強(qiáng)、具有高度責(zé)任意識的人員進(jìn)行檔案管理，并制定相應(yīng)的崗位責(zé)任制度。適當(dāng)加大資金的投入力度，將檔案管理需要的基礎(chǔ)設(shè)備落實到位。二是檔案管理者要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升對檔案管理的認(rèn)識。三是檔案部門要強(qiáng)化宣傳工作，一方面讓所有員工都重視檔案管理工作，并給予一定的支持和配合，另一方面要呼吁社會各界支持檔案的管理工作，全面強(qiáng)化對檔案管理的認(rèn)識。

3.2 建立健全檔案管理制度，促進(jìn)其完善

完善的檔案管理制度是開展檔案管理工作的有效保障，是充分發(fā)揮檔案利用價值重要基礎(chǔ)。檔案管理部門應(yīng)該依照國家檔案管理的有關(guān)原則和規(guī)定，再結(jié)合自身的實際發(fā)展情況，制定相應(yīng)的檔案管理原則和管理制度：依照《檔案法》和《保密法》制定《檔案管理工作崗位職責(zé)》、《檔案管理制度》、《檔案保密制度》以及《檔案借閱制度》等，依照制度明確檔案管理每位工作人員的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案管理工作順利開展，一旦出現(xiàn)問題也能及時找到相應(yīng)負(fù)責(zé)人。嚴(yán)格要求所有工作人員將各項制度貫穿到檔案工作的始終，并鼓勵檔案工作人員相互監(jiān)督，確保所有制度都能落到實處，發(fā)揮出相應(yīng)的作用，為檔案管理工作的順利、高效開展奠定基礎(chǔ)。

3.3 加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，促進(jìn)其素質(zhì)的提高

檔案管理員素質(zhì)、能力的高低對檔案管理工作有很大影響，所以必須要強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)工作。一是培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)，規(guī)范他們在檔案管理工作中的行為，并樹立科學(xué)的檔案管理理念和思想。二是強(qiáng)化對檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，讓管理員認(rèn)識到此工作的重要性，給予他們更多的實踐機(jī)會，提升他們檔案管理業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。三是培養(yǎng)檔案管理人員的能力，主要是對計算機(jī)、辦公軟件、網(wǎng)絡(luò)等的使用能力，進(jìn)而不斷提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

4 結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作在單位的發(fā)展過程中起到十分重要的作用，因此該工作需要引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，同時為了促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范和高效，還應(yīng)該提高管理人員的素質(zhì)。另外，為了適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需求，還要建立健全檔案管理制度，進(jìn)而使得圖書檔案管理工作切實做到有效化與規(guī)范化，最終達(dá)到檔案管理的根本目標(biāo)。

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