新形勢下的檔案管理信息化對傳統(tǒng)模式的影響初析

吳珍

【摘 要】隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展和社會的積極進步，檔案管理信息化趨勢明顯，各個領(lǐng)域?qū)n案管理的要求也越來越嚴(yán)格。因此，檔案管理工作必須適應(yīng)新的形勢，加快信息化腳步，才能在新的經(jīng)濟形勢下扮演積極的角色。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理；服務(wù)

我國正以高效運轉(zhuǎn)的信息化步伐發(fā)展，推進各項產(chǎn)業(yè)的不斷進步與技術(shù)的革新。傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)面臨信息化的普及應(yīng)用，嚴(yán)重對比出其落后與緩慢的發(fā)展趨勢，與當(dāng)代這個信息化的社會不入流，阻礙社會的進步。面臨信息化的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)也逐漸改革創(chuàng)新，向信息化發(fā)展趨勢邁進。

一、社會實踐環(huán)境的改變對傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)理念、意識的挑戰(zhàn)

檔案工作來源于社會需求，服務(wù)于社會需求。傳統(tǒng)社會本身的封閉性與檔案工作最初產(chǎn)生的原因，才使傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)具有的單向性，即對上的“資政”作用，使得檔案信息服務(wù)在理念上帶有“民可使知之，不可使由之”的色彩，這種狹窄的服務(wù)范圍與傳統(tǒng)社會對信息需求的薄弱相適應(yīng)，所以傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)在傳統(tǒng)社會仍然能夠得到發(fā)展并實現(xiàn)其應(yīng)有價值。

市場經(jīng)濟賦予社會行為主體較充分的自由使社會發(fā)展日益多元化與個性化，社會實踐領(lǐng)域拓寬，新的工作領(lǐng)域、工作方式的出現(xiàn)，使檔案信息需求主體發(fā)生變化，即除了政府部門和歷史研究部門外，教育與科研工作者、各類經(jīng)營者、公眾也可能是出于獵奇的心理踏入檔案館的大門，希望借助一定的現(xiàn)代化設(shè)施，如縮微機、計算機網(wǎng)絡(luò)等，來獲取更為詳盡的第一手材料，希望能夠置身于快捷和舒適的服務(wù)環(huán)境中和廣大民眾成為重要的檔案信息利用群體。這表明源于社會并服務(wù)于社會的檔案工作真正向公眾回歸，日益成為社會公共服務(wù)事業(yè)，傳統(tǒng)的狹窄的服務(wù)理念需要拓寬，并發(fā)生轉(zhuǎn)變。

信息化的發(fā)展得到我國社會及人類的認(rèn)可與應(yīng)用，不斷被普及使用。信息化不斷促進各項經(jīng)濟、技術(shù)、工藝、設(shè)備的不斷更新，信息化進度不斷加深，給社會進步提供先進的科學(xué)與技術(shù)。信息化這一快速發(fā)展的同時，給檔案信息帶來了一定的影響，給予檔案信息已進步的經(jīng)驗積累。檔案信息服務(wù)在信息化不斷發(fā)展過程中應(yīng)該進行改革與創(chuàng)新，將新技術(shù)與新設(shè)備進行研發(fā)與使用，同時保證信息化發(fā)展理念的有效傳播，使檔案信息部門人員能夠充分意識到信息化發(fā)展的重要意義，并給予檔案信息的發(fā)展以支持，促進傳統(tǒng)檔案信息的創(chuàng)新與進步，以適應(yīng)信息化社會的發(fā)展。

二、信息文明要求的公平、自由給檔案信息服務(wù)制度帶來新的要求

信息的共享性與自由傳遞性對傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)制度的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的基本理念是“資政”，傳統(tǒng)檔案管理工作基本上屬于檔案實體管理，采用封閉或半封閉的管理方式，檔案信息服務(wù)采取的是等客上門的被動服務(wù)。檔案信息服務(wù)制度中也沒有考察、反饋制度，檔案信息服務(wù)部門不關(guān)心具體的利用效果，不存在與外界的溝通；在服務(wù)制度上，也不注重利用者的參與，這給利用者帶來不便的同時，也影響了檔案信息服務(wù)效果；在編研中，檔案信息服務(wù)部門習(xí)慣將借閱等服務(wù)活動同編研等活動割裂開，由檔案部門判斷而不是利用者的需求決定編研的具體內(nèi)容。這就是看堆守攤思想指導(dǎo)下形成的檔案服務(wù)工作，即只有服務(wù)工作的“外形”，卻沒有服務(wù)理念的“核心”作支撐。

在信息化進程逐漸擴大的情況下，檔案信息服務(wù)收到一定的沖擊，在公平與自由方面提出了更高的要求。在信息的獲取過程中，檔案信息必須進行數(shù)量的嚴(yán)格控制。信息的傳播對于社會的發(fā)展有著重要的意義。因此，為了保證檔案快速運行與信息化的高效發(fā)展，必須提高信息的獲取速度及獲取的范圍。

傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)由于受到農(nóng)業(yè)社會保守文化心態(tài)的束縛與維護統(tǒng)治者的利益的目的，采取了保守的公開信息服務(wù)客體的做法，即使為了適應(yīng)工業(yè)化發(fā)展的需要對傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式試圖進行調(diào)整，使檔案信息服務(wù)在方式、設(shè)備等“硬件”上發(fā)生變化，如：檔案部門利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立網(wǎng)站。但是，由于落后服務(wù)理念的固守，使檔案公開數(shù)量仍受到嚴(yán)格限制，并不能提供給利用者大量檔案信息，為了適應(yīng)社會環(huán)境需要而建立的絕大多數(shù)檔案網(wǎng)站扮演的不是信息傳播的角色，而是檔案宣傳者的角色。換言之，目前社會大眾在網(wǎng)上難以直接看到自己所需的檔案信息，所接觸到的一般只是有關(guān)檔案部門、檔案信息、檔案信息利用相關(guān)情形的介紹。

在信息化的基礎(chǔ)上，社會及人們對于信息化的依賴逐漸加深，在檔案信息服務(wù)中，對于信息的自由性與平等性的信息服務(wù)特點的要求越來越大，破事檔案信息服務(wù)必須充實自身，進行自身特征的改變，提升信息服務(wù)的質(zhì)量與服務(wù)范圍。同時，檔案信息服務(wù)還必須進行法律法規(guī)的嚴(yán)格控制，加強說對于人員的管理與控制。

三、社會服務(wù)信息化要求服務(wù)的高效率與高質(zhì)量對檔案信息服務(wù)方式的挑戰(zhàn)

社會服務(wù)信息化從狹義上講，通常指的是社會服務(wù)方式的信息化，它包括社會服務(wù)手段的信息化和社會服務(wù)方法的信息化。從廣義的角度來講，它還包括社會服務(wù)主體的信息化、社會服務(wù)客體的信息化和社會服務(wù)內(nèi)容的信息化。社會服務(wù)主體的信息化牽涉范圍較廣，包括社會服務(wù)行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化、社會服務(wù)組織的信息化以及社會服務(wù)人員的知識化等。社會服務(wù)客體的信息化實質(zhì)上就是社會生活主體的信息化和知識化。社會服務(wù)方式的信息化則是社會服務(wù)手段和運作過程的信息化，它包括采用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等為社會服務(wù)客體提供服務(wù)及其整個信息化的作業(yè)過程。目前，社會服務(wù)信息化在很大程度上就是指社會服務(wù)方式的信息化?？梢哉f，社會服務(wù)方式的信息化是社會服務(wù)信息化的中心內(nèi)容。

在信息技術(shù)不發(fā)達(dá)階段。檔案部門為社會提供實體性檔案信息服務(wù)（檔案原件、復(fù)制品及檔案文獻匯編）是可行的。隨著社會信息化程度的提高與服務(wù)信息化的發(fā)展，新技術(shù)、新材料使檔案信息的存在方式得以改變，這使傳統(tǒng)檔案信息的借閱、復(fù)印等服務(wù)方式不能適應(yīng)現(xiàn)階段的利用需求。

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