省時省力 規(guī)劃Word長文寫作

俞木發(fā)

很多人喜歡使用Word撰寫長篇文檔，但是在撰寫文檔之前并沒有進(jìn)行好好規(guī)劃。這樣在文檔完成后，后續(xù)需要對文檔進(jìn)行編輯時就會非常麻煩。比如圖注是使用“圖1”、“圖2”的形式連續(xù)標(biāo)注，發(fā)現(xiàn)“圖9”是多余的需要刪除，為了保證序號的連續(xù)性，此時就不得不需要對后續(xù)的圖片重新排序。其實類似的問題，如果能在撰寫文章之前做好規(guī)劃，用Word本身的組件就可以完美規(guī)避這些問題。

段落要統(tǒng)一 用好Word樣式

對于長篇文章，我們一般要建立目錄、定義標(biāo)題格式、正文格式等內(nèi)容。這些內(nèi)容都可以在Word的樣式中預(yù)先設(shè)置，因此在撰寫長篇文章時我們要先確定長篇文章使用的格式。比如筆者所在公司對正規(guī)文檔的要求是：正文用宋體五號，行距20磅，一級標(biāo)題用小三粗黑體，二級標(biāo)題用四號粗黑體。下面我們就可以根據(jù)這個要求設(shè)置樣式。

首先在Word中輸入“一級標(biāo)題”，接著選中并設(shè)置字體為“黑體，三號，加粗”，點(diǎn)擊上方的“樣式→創(chuàng)建樣式”。在打開的樣式對話框點(diǎn)擊“修改”，新建一個名為“公司文檔一級標(biāo)題”的新樣式，樣式基準(zhǔn)為“正文”，后續(xù)段落樣式選擇“正文縮進(jìn)”（圖1）。

點(diǎn)擊下方的“格式→段落→縮進(jìn)和間距”，將“大綱級別”設(shè)置為“1級”（即和實際標(biāo)記級別對應(yīng)）。這里我們還可以根據(jù)實際情況對其他選項進(jìn)行設(shè)置，比如正文需要設(shè)置行距20磅等參數(shù)（圖2）。

返回圖1界面，繼續(xù)點(diǎn)擊“格式→快捷鍵”，在打開的窗口中“請按快捷鍵處”按下Alt+1，點(diǎn)擊“指定”，將這個快捷鍵作為該樣式使用（圖3）。

操作同上繼續(xù)完成二級標(biāo)題、正文的樣式設(shè)置，這樣以后就可以在撰寫文章時快捷引用了，而且應(yīng)用樣式后就可以在后續(xù)編輯中，批量對指定段落進(jìn)行快速編輯，如更換字體、字號、建立目錄等操作。

圖片、表格序號自動加

如上所述，如果在撰寫文檔的時候是使用手動為圖片、表格添加序號，這樣在后續(xù)的增刪時會為手動調(diào)整序號帶來巨大的工作量。這里我們可以使用Word的“題注”功能實現(xiàn)自動編號。

打開包含圖片的文檔，點(diǎn)擊“引用→插入題注”，在彈出的窗口點(diǎn)擊“新建標(biāo)簽”，彈出“新建標(biāo)簽”窗口，在“標(biāo)簽欄”錄入“見圖”，點(diǎn)擊“確定”按鈕（圖4）。

返回“題注”欄，此時題注內(nèi)容會自動填充為“見圖1”（圖5），這就是文中圖片序號樣式（可以根據(jù)自己的實際需要設(shè)置，如變?yōu)椤耙妶D01”、“如圖所示01”等）。這樣在文中第一張圖片需要插入序號時，定位到圖片下方后點(diǎn)擊“引用→插入題注→確定”，在圖片的下方就會自動添加“見圖1”的題注，同理在第二張圖片下重復(fù)上述操作則插入“見圖2”的題注，其他圖片依此類推。

這里題注和手動編寫不同，比如刪除某張圖片和題注，那么在下一次繼續(xù)重復(fù)插入題注操作后，所有后續(xù)題注都會同步更新為連續(xù)序號，無需手動操作。如果覺得手動插入操作麻煩，還可以通過錄制宏的方法實現(xiàn)快速錄入。點(diǎn)擊“開發(fā)工具→宏→錄制宏”，新建一個名為“插入題注”的宏，為其指定快捷鍵Ctrl+1。

開始錄制宏后重復(fù)上述插入題注的操作，這樣以后我們需要插入題注時，只要定位到需要插入題注的區(qū)域，按下Ctrl+1即可完成題注的錄入（圖6）。

變身模板 下次直接用

進(jìn)行了上述的設(shè)置后就可以將這些設(shè)置保存為模板供下次使用。這樣下次撰寫文章的時候，如果輸入的是一級標(biāo)題，則選中文字后按下Alt+1，一級標(biāo)題就會自動套用上述格式，為圖片或者表格添加序號則按下Ctrl+1自動編制序號，我們可以快速生成標(biāo)準(zhǔn)文檔的格式。而且使用上述樣式撰寫的文章，只要切換到大綱模式，點(diǎn)擊“引用→目錄→選擇一種目錄樣式”，瞬間就可以生成長文檔的目錄了，而且生成目錄后點(diǎn)擊相應(yīng)的目錄可以快速定位到指定的章節(jié)（圖7）。

當(dāng)然還可以瞬間改掉同級內(nèi)容（如標(biāo)題或正文）的段落樣式。比如文章撰寫完成后，Boss要求一級標(biāo)題的顏色，字體需要設(shè)置為宋體、五號、紅色字體，那么只要切換到大綱視圖，顯示界別為“1級”，此時全選一級標(biāo)題即可快速進(jìn)行更改。同理，其他同級目錄的選擇類似（圖8）。

怎么樣？使用上述方法規(guī)劃后，以后撰寫長文章是不是省事多了！