檔案信息化建設(shè)存在的問題與發(fā)展方向

許方旭

摘要：伴隨著我國(guó)改革進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案資料數(shù)量得到不斷增加、質(zhì)量要求也來越高。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，能夠使檔案管理更加高效，更加智能，因此從這一點(diǎn)來看運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理是大勢(shì)所趨也是形勢(shì)所迫?；诖?，本文在第一部分闡述了檔案信息化的內(nèi)涵以及建設(shè)意義，從而為全文奠定了理論基礎(chǔ)；第二部分分析了當(dāng)前我國(guó)檔案信息化建設(shè)存在的問題；文章第三部分，筆者探討了未來我國(guó)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；存在問題；發(fā)展方向

引言：信息技術(shù)的發(fā)展使檔案管理工作獲益匪淺。當(dāng)前很多檔案管理部門都已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了由紙質(zhì)檔案到電子化檔案的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也相應(yīng)的由傳統(tǒng)的檔案收集、整理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案的監(jiān)控，一改往日檔案管理工作的繁瑣與冗雜，使得檔案管理向著便捷化方向大步邁進(jìn)。但是，作為一名檔案管理者我們也應(yīng)當(dāng)深刻的意識(shí)到信息化建設(shè)在給檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時(shí)，同樣也帶來了一些問題。

一、檔案信息化概述

1. 檔案信息化內(nèi)涵

《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書將檔案信息化定義為“在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)?！?/p>

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等方面。

2. 檔案信息化建設(shè)意義

首先，檔案的信息化建設(shè)是提升檔案管理工作效率的必要保證；其次，檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案資源充分開發(fā)與利用的客觀需要；最后，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程是實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案完整保護(hù)的必要措施。

二、檔案信息化建設(shè)存在問題

1. 對(duì)檔案信息化建設(shè)的思想認(rèn)識(shí)不足

（1） 單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)脫離實(shí)際。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)不顧檔案管理工作發(fā)展實(shí)際，不考慮個(gè)人、單位、社會(huì)的利用需求，一昧追求個(gè)人政績(jī)以及單位外在形象而盲目跟從社會(huì)發(fā)展潮流，為了信息化而信息化。從而導(dǎo)致在后續(xù)的檔案信息化管理方面存在較大問題，諸如重建設(shè)輕管理、重形式輕內(nèi)容等此類現(xiàn)象不絕于耳。

（2）單位領(lǐng)導(dǎo)、工作人員對(duì)信息化的檔案管理工作認(rèn)識(shí)深度不足。檔案信息化建設(shè)既要求相關(guān)人員錄入館藏傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案又要求其緊跟社會(huì)發(fā)展潮流進(jìn)行最新信息與資源的收集整理。此外，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、客戶端APP開發(fā)、網(wǎng)頁(yè)建設(shè)等等都包含在內(nèi)，因此它是一項(xiàng)極為復(fù)雜且繁瑣的工作。但是一些單位工作人員卻對(duì)這些問題認(rèn)識(shí)不足、準(zhǔn)備不充分，最終導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)不足、人手不夠等問題頻頻出現(xiàn)，從而又會(huì)降低檔案管理工作的整體效率。

2. 檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備落后陳舊

檔案信息化建設(shè)離不開具有較高性能的軟硬件作為基礎(chǔ)支撐。但是由于缺乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的深刻認(rèn)識(shí)，一些單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以實(shí)現(xiàn)檔案的全部開發(fā)與利用，因此不注重對(duì)檔案信息化管理環(huán)境、配套設(shè)備等方面進(jìn)行完善。一方面，致使其內(nèi)部檔案室條件極為簡(jiǎn)陋，甚至有些單位根本沒有為檔案管理工作留出一席之地。另一方面使得配套設(shè)備落后陳舊，得不到及時(shí)更新。此外，軟件系統(tǒng)的不完善與不流暢也會(huì)導(dǎo)致用戶查閱體驗(yàn)較差，不利于檔案整體利用效率的提升

3. 檔案信息化建設(shè)規(guī)章制度不完善

一方面由于檔案信息化建設(shè)作為一種新興事物，我們?nèi)狈?duì)此工作的制度建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。另一方面，伴隨著檔案管理環(huán)境的變化，原有的一些檔案管理規(guī)則制度都不再適用于當(dāng)下。所以在實(shí)際的檔案管理過程中難免會(huì)出現(xiàn)規(guī)章制度與實(shí)際情況相矛盾的現(xiàn)象。

三、檔案信息化建設(shè)發(fā)展方向探析

（1）檔案管理規(guī)范化程度將進(jìn)一步提升

規(guī)范化的檔案管理工作一方面有利于提高工作效率，另一方面也能夠極大的提升檔案管理工作的質(zhì)量。伴隨著信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，檔案資料的收集與管理工作都將更為方便、更為系統(tǒng)。此外，隨著我們對(duì)檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的累積，與檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度也必然會(huì)得以完善。因此，我們說規(guī)范化將是未來檔案信息化建設(shè)的方向之一。

（2）檔案管理的高效性與便捷性將進(jìn)一步提升

檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的加快使得相關(guān)部門在進(jìn)行檔案管理時(shí)能夠直接通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)云儲(chǔ)存。這樣一來，無論是在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀態(tài)下，還是在脫機(jī)狀態(tài)下，查閱者都能夠不受時(shí)間空間的限制而自由的進(jìn)行檔案調(diào)閱，極大的提升了檔案管理工作的高效性與便捷性。因此我們說，檔案管理工作的高效性與便捷性將成為檔案信息化建設(shè)為之努力的方向之一。

（3）檔案管理的安全性將進(jìn)一步提升

要想加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，就必須提升檔案的安全性。但是近年來由于竊密技術(shù)的發(fā)展、信息化檔案管理系統(tǒng)的不完善以及檔案管理工作人員保密意識(shí)的缺失等因素給當(dāng)前的檔案信息安全帶來了挑戰(zhàn)。因此，我們說安全性將不得不作為未來檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)問題進(jìn)行探索。

四、小結(jié)

盡管目前我國(guó)很多地區(qū)的檔案管理部門其工作已經(jīng)取得了一定的進(jìn)步，但是我們應(yīng)當(dāng)意識(shí)到要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化進(jìn)程，提升檔案管理效率，仍需要我們進(jìn)一步努力。

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