信息化背景下的高校年鑒編纂工作研究

文/安徽大學(xué)檔案館 鮑玲莉 理文 顧偉 李銀銀；安徽大學(xué)人事處 李燕

信息化背景下的高校年鑒編纂工作研究

文/安徽大學(xué)檔案館 鮑玲莉1理文3顧偉4李銀銀5；安徽大學(xué)人事處 李燕2

高校年鑒是高校發(fā)展過程中的寶貴財富，它作為系列的資料、工具書，能反映高校的發(fā)展概況。本文從高校年鑒編纂工作的現(xiàn)狀和問題出發(fā)，結(jié)合信息化的背景，思考年鑒編纂工作的新形勢。

高校年鑒；編纂

隨著1978年黨的十一屆三中全會的召開，國家改革開放政策逐步實施，年鑒以其信息密集的特點，受到社會各界的“追捧”和關(guān)注，中國年鑒事業(yè)得到快速發(fā)展。隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校對高校年鑒的編纂工作越來越重視，越來越多的高校加入編撰年鑒的隊伍。

一、高校年鑒編纂工作的現(xiàn)狀和問題

高科技信息時代下，信息化發(fā)展進程不斷加快，高校年鑒編纂工作在信息化的背景下衍生出新的動態(tài)。

（一）高校年鑒的價值和效益尚未得到充足的認識。高校年鑒是記錄高校是年各方面發(fā)展的最權(quán)威的材料，反映高校是年的發(fā)展概況，是了解高校發(fā)展情況的最全面、最準確的資料。高校年鑒是以年為單位的系列資料。以往大多數(shù)高校的年鑒是內(nèi)部交流資料，供學(xué)校內(nèi)部各部門使用，現(xiàn)如今很多高校的年鑒已經(jīng)作為正式出版物流通，在一定程度上拓寬了高校年鑒被社會認知的途徑。高校年鑒一般都以固定的格式為基礎(chǔ)，以年為單位收集資料，整體框架比較固定，內(nèi)容的局限性導(dǎo)致年鑒往往在成書之后僅作為資料分發(fā)到高校若干部門，藏于書柜，鮮少利用。同時，高校年鑒往往精裝或者硬裝，比普通的資料要厚重。在信息化的背景下，需要查找和使用高校相關(guān)資料信息時，通過網(wǎng)絡(luò)進行查找高校的相關(guān)信息往往比翻閱紙質(zhì)年鑒獲取的信息更快更實用。高校年鑒的價值和效益沒有得到應(yīng)有的體現(xiàn)。

（二）高校年鑒的編纂隊伍不穩(wěn)定。高校年鑒的材料按照其固定的模塊由相對應(yīng)的部門提供，材料的收集依賴于這些部門的辦公室人員。部門辦公室工作人員通常需要一段時間才能熟悉年鑒材料的收集和移交工作。由于高校內(nèi)部管理體制的改革，各部門、各院系的工作人員的調(diào)崗現(xiàn)象普遍存在，人員的流動性大。這使得諸多高校提供年鑒材料的人員存在“青黃不接”的現(xiàn)象，影響年鑒編纂隊伍的穩(wěn)定。

二、對信息化背景下高校年鑒編纂工作的思考

（一）合理調(diào)整年鑒內(nèi)容結(jié)構(gòu)，“編以實用”。高校年鑒作為最權(quán)威的高校信息資料，應(yīng)向著“編以實用”的目標(biāo)出發(fā)。高校年鑒的框架，應(yīng)在符合《高等學(xué)校信息公開辦法》（2010年9月1日起施行）的要求的同時，充分考慮學(xué)校本身的特色，確定符合學(xué)校實情的框架，文字和圖表并存，控制文字所占比例，增加圖表等多種表現(xiàn)形式。同時，高校年鑒也可以根據(jù)不同的需求，編制簡裝版、精裝版、紀念版以及網(wǎng)絡(luò)版等，滿足不同使用人群的需求。在信息化背景下，尤其要重視年鑒網(wǎng)絡(luò)版編纂。網(wǎng)絡(luò)版在一定程度上可以彌補紙質(zhì)版的局限。年鑒網(wǎng)絡(luò)版的傳播，使得利用者對年鑒的利用更為便捷，讓年鑒在“編以實用”的道路上走的更加穩(wěn)健。

（二）穩(wěn)定高校年鑒的編纂隊伍。高校年鑒編纂隊伍是編撰年鑒的關(guān)鍵所在。作者基于中國知網(wǎng)為平臺，在該平臺上年鑒全文庫中以“大學(xué)”為關(guān)鍵詞，檢索出34條記錄，其中28條是高校年鑒，以“學(xué)院”為關(guān)鍵詞，檢索出6條記錄，其中1條是高校年鑒。

表1：中國知網(wǎng)高校年鑒發(fā)布情況

圖1：高校年鑒主編單位統(tǒng)計表

通過“表1：中國知網(wǎng)高校年鑒發(fā)布情況”作者以為高校年鑒的主編單位為對象做了“圖1：高校年鑒主編單位統(tǒng)計表”，由圖表可見，各高校年鑒的編纂隊伍也是不盡一致的。其中，以年鑒編輯部或編輯委員會為主編單位的占大多數(shù)，其次是學(xué)?；?qū)W校辦公室，再者是學(xué)校檔案館和校史館。作者認為，這三類主編單位都有各自的優(yōu)勢。年鑒編輯部或編輯委員會是專門從事年鑒編纂工作的編委會，在年鑒編纂活動中，將年鑒內(nèi)容按照版塊劃分到各個部門，由各部門收集整理相關(guān)資料，最終由編委會統(tǒng)稿。這種總分總的編纂隊伍模式能保證年鑒整個編纂活動按照既定計劃有條不紊地進行。以學(xué)?；蛘邔W(xué)校辦公室為主編單位能從學(xué)校層面出發(fā)，把握年鑒編纂的重點和方向，能更好地體現(xiàn)年鑒為學(xué)校所用的價值。學(xué)校檔案館（校史館）是保管學(xué)校檔案資料的部門，以學(xué)校檔案館（校史館）為年鑒主編單位，可以為年鑒編纂工作提供準確的館藏資源，尤其是對于剛剛起步開始編撰年鑒的高校來說，檔案館豐富的館藏資源是年鑒編纂工作最重要的基石。高校應(yīng)根據(jù)自身現(xiàn)有條件和基礎(chǔ)，結(jié)合當(dāng)下信息化進程的發(fā)展，在充分認識到年鑒對高校的重要性的基礎(chǔ)上，提高年鑒編纂隊伍的素質(zhì)與水平。

三、結(jié)語

作者認為，編纂高校年鑒是一項功在當(dāng)代、利在千秋的工作。信息化背景下高校年鑒的編纂工作要切合時代發(fā)展和高校自身特色，提高編纂水平，“編以實用”。

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（安徽省高校檔案協(xié)會2016年基金研究項目：2016yb06）