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    新時(shí)期油田檔案信息化管理技術(shù)探討

    2017-10-30 11:30:29魏杰
    中國管理信息化 2017年20期
    關(guān)鍵詞:管理技術(shù)信息化

    魏杰

    [摘 要]社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,推動(dòng)了我國油田企業(yè)的發(fā)展。油田檔案作為油田企業(yè)重要的信息資源,對(duì)油田企業(yè)的發(fā)展具有重要的作用。近年來,我國油田企業(yè)發(fā)展迅速,傳統(tǒng)的油田檔案管理方式已不再適應(yīng)檔案工作的實(shí)際發(fā)展需求,如工作效率低下。在新時(shí)期,需要注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)油田檔案信息化管理,才能有效提升油田檔案管理水平,從而有助于充分發(fā)揮油田檔案的作用,這對(duì)促進(jìn)油田企業(yè)發(fā)展具有積極作用。本文從檔案管理云技術(shù)創(chuàng)新、軟件管理、數(shù)字化加工以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等方面,闡述新時(shí)期油田檔案信息化管理技術(shù),主要目的是促進(jìn)油田檔案信息化管理水平的提升,促進(jìn)油田企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

    [關(guān)鍵詞]油田檔案;信息化;管理技術(shù)

    doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.109

    [中圖分類號(hào)]G270.7;TE3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194(2017)20-0-02

    0 引 言

    檔案作為一種重要的信息資源,在油田企業(yè)發(fā)展過程中,積累了大量的油田檔案。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,我國油田企業(yè)的發(fā)展十分迅速,在此過程中,油田檔案發(fā)揮了巨大的作用。傳統(tǒng)的油田檔案管理主要采用人工管理的方式,這種方式存在諸多缺點(diǎn),如管理人員工作強(qiáng)度大、工作效率低下等,遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了現(xiàn)階段油田檔案工作的需求,難以充分發(fā)揮油田檔案的作用,對(duì)油田企業(yè)的發(fā)展帶來了不利影響。為此,在油田企業(yè)迅速發(fā)展的同時(shí),其需要加強(qiáng)油田檔案管理的創(chuàng)新。信息技術(shù)的迅速發(fā)展,在諸多領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用,將其應(yīng)用在油田檔案管理中,可實(shí)現(xiàn)油田檔案信息化管理,能夠有效提升檔案管理水平,有助于高效運(yùn)轉(zhuǎn)工作。鑒于此,本文深入分析油田檔案信息化管理技術(shù),具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

    1 檔案管理“云”技術(shù)創(chuàng)新

    云計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn),為檔案管理的發(fā)展提供了一大助力,主要原因在于:云計(jì)算技術(shù)具有超強(qiáng)的計(jì)算能力與數(shù)字資源整合優(yōu)勢,能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享,有助于提升企業(yè)檔案服務(wù)水平??傊?,云計(jì)算技術(shù)的重要作用表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

    (1)檔案資源充分共享。通過構(gòu)建云服務(wù)平臺(tái),能夠?qū)⒉煌块T的檔案信息資源存入“云”中,利用其數(shù)據(jù)資源整合優(yōu)勢,可以使油田生產(chǎn)單位快速獲取檔案信息資源,從而享受更為方便、快捷的信息服務(wù)。

    (2)“云”智能推動(dòng)服務(wù)。檔案館利用現(xiàn)代智能手機(jī)中的瀏覽功能,可建立檔案信息為主的網(wǎng)站,檔案信息資源使用者可以通過智能手機(jī)隨時(shí)隨地訪問網(wǎng)站,從而獲取自己需要的檔案信息資源。

    (3)私人定制“云”平臺(tái)。以云服務(wù)平臺(tái)為基礎(chǔ),個(gè)人或者單位可以依據(jù)自身的需求,制定私人“云”平臺(tái),該平臺(tái)主要是根據(jù)使用者的需求,提供相應(yīng)的信息資源服務(wù),減少了諸多環(huán)節(jié),有助于工作效率的提升。

    2 檔案管理軟件的需求與評(píng)價(jià)

    檔案管理軟件處理需求工作,其實(shí)質(zhì)是協(xié)同作業(yè)的一個(gè)過程中,涉及所有利益相關(guān)者,如檔案管理人員、技術(shù)人員等。為此,油田檔案管理工作是否能夠順利開展,關(guān)鍵在于是否能夠制訂一個(gè)具有明確任務(wù)與責(zé)任劃分的項(xiàng)目計(jì)劃,其主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容。

    (1)需求評(píng)估。檔案管理人員需要對(duì)用戶需求加以評(píng)估分析,從而明確當(dāng)前檔案管理工作流程的缺點(diǎn),進(jìn)而確定是否需要新的檔案管理軟件。值得注意的是,在分析過程中,需要重點(diǎn)分析現(xiàn)有檔案管理軟件的弱點(diǎn)是什么,只有這樣,才能選擇合適的新管理軟件,同時(shí)需要明確新檔案管理軟件的預(yù)期效果,以幫助組織確定需求。

    (2)生成“功能清單”。工作人員需要針對(duì)需求,確定優(yōu)先級(jí),從而生成“功能清單”。除此之外,其還需要重點(diǎn)考慮用戶支持的質(zhì)量、供應(yīng)商信譽(yù)、成本以及技術(shù)平臺(tái)兼容性等功能。

    (3)用戶評(píng)價(jià)。一款軟件效果是否良好,其主要是通過用戶評(píng)價(jià)來確定的,具體而言,就是詢問用戶軟件使用體驗(yàn)。在此基礎(chǔ)上,檔案管理工作人員需要對(duì)管理軟件提供商進(jìn)行必要的調(diào)查,如是否提供維修、定期更新等服務(wù)。

    (4)適時(shí)調(diào)整與更新。隨著我國信息技術(shù)的迅速發(fā)展,檔案管理軟件同樣在不斷更新發(fā)展。為了適應(yīng)油田檔案管理工作的需求,油田企業(yè)需要對(duì)油田檔案進(jìn)行相應(yīng)的更新與完善,以確保油田檔案管理工作水平的提升。

    3 檔案數(shù)字化加工過程的質(zhì)量控制

    將傳統(tǒng)的手工油田檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚托枰獙?duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。為了確保油田檔案的真實(shí)可靠性,油田企業(yè)就需要在油田檔案數(shù)字化加工過程中,加強(qiáng)質(zhì)量控制。檔案數(shù)字化加工過程中的質(zhì)量控制,主要通過以下3個(gè)方面的工作入手。

    (1)完善檔案數(shù)字化管理制度。為了避免在檔案數(shù)字化加工過程中出現(xiàn)不規(guī)范操作,油田企業(yè)除了需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,還需要完善檔案數(shù)字化管理制度,從而對(duì)檔案數(shù)字化加工過程實(shí)現(xiàn)全程的監(jiān)督與管理。

    (2)固定與完善工作流程。油田檔案數(shù)字化加工質(zhì)量,關(guān)鍵在于是否能夠在具體工作過程中,嚴(yán)格落實(shí)“歸檔范圍確認(rèn)制”與“歸檔范圍備案審批制”。檔案管理人員需要對(duì)不同檔案進(jìn)行數(shù)量校對(duì),以及檔案整理質(zhì)量核查,只有在確保一系列質(zhì)量的基礎(chǔ)上,才能進(jìn)行下一環(huán)節(jié)的工作。一旦在檢查過程中,發(fā)現(xiàn)了不合格問題,檔案管理人員就需要及時(shí)返工,待到工序質(zhì)量合格后,再進(jìn)行下一環(huán)節(jié)的工作。與此同時(shí),檔案管理人員需要確保檔案當(dāng)天出庫加工處理,當(dāng)天必須完整入庫。此外,管理人員需要將檔案數(shù)字化加工流程加以規(guī)定,確保加工工作的規(guī)范性,只有這樣,才能避免在檔案數(shù)字化加工過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題。

    (3)確保檔案原件的安全。一是在檔案整理過程中,檔案管理人員需要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行檔案修復(fù)。二是在檔案還原過程中,其需要按照順序排放至檔案盒中。通常情況下,油田檔案在初始采用的是案卷級(jí)裝訂的方式存儲(chǔ),在掃描過程中需要拆卷活動(dòng),還原并不需要再次裝訂成冊(cè)保存。三是在檔案還原過程中,其需要確保檔案數(shù)字化加工場所的安全,避免在加工過程中,原件受到溫度、濕度以及火等方面的不利影響。endprint

    4 互聯(lián)網(wǎng)與檔案系統(tǒng)的智能化共享

    智能化檔案管理系統(tǒng)主要是多個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成,如管理終端、數(shù)控標(biāo)簽、智能安全門檢測,以及數(shù)據(jù)交互程序方式設(shè)計(jì)等。檔案管理人員需要先對(duì)其進(jìn)行一一分析,具體內(nèi)容如下。

    (1)檔案數(shù)控標(biāo)簽的選擇。在數(shù)控標(biāo)簽選擇過程中,為了簡便算法,快速通過終端,進(jìn)行電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)掃描,檔案管理人員就需要避免在管理系統(tǒng)中融入較多的辨識(shí)標(biāo)簽的驗(yàn)證環(huán)節(jié),只有這樣,才能減少驗(yàn)證時(shí)間,提升終端掃描效率。

    (2)管理終端設(shè)備設(shè)計(jì)。管理人員終端設(shè)備主要由兩部分組成,分別是電控讀寫器以及主辦公室。首先,電控讀寫器。其主要作用是進(jìn)行快速防沖突解析,通常情況下,解析半徑超過4分米,并具有讀寫能力。其次,主辦公室配備電腦終端。其主要功能有進(jìn)出檔案的信息識(shí)別以及數(shù)據(jù)信息處理,電腦終端實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制。其主要是能對(duì)貼有標(biāo)簽的檔案加以識(shí)別,并監(jiān)督進(jìn)出情況,為其他人提供檔案流通工作平臺(tái)。

    (3)智能安全門檢測設(shè)計(jì)。智能安全門的實(shí)質(zhì)是一套智能門禁檢測系統(tǒng)。該檢測系統(tǒng)能夠?qū)n案出入后進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別,并配備自動(dòng)報(bào)警功能,一旦檢測系統(tǒng)開始工作,將會(huì)對(duì)進(jìn)出人員的次數(shù)進(jìn)行有效統(tǒng)計(jì),并對(duì)進(jìn)出口人員的流動(dòng)情況實(shí)施有效監(jiān)督,可以提升檔案館的監(jiān)控能力,從而避免檔案被盜竊的問題,提高檔案的安全性。

    (4)數(shù)據(jù)交互程序方式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)交互程序方式主要包括檔案出入庫、盤點(diǎn)以及修改等模塊。交互模式的設(shè)計(jì),主要是依據(jù)企業(yè)檔案館實(shí)際工作需求,同時(shí)結(jié)合處理需求與運(yùn)行環(huán)境等,從而確定數(shù)據(jù)庫類型。這不僅僅有助于提高工作效率,還能提升交互程度的網(wǎng)絡(luò)防火墻層級(jí)與加密數(shù)位的安全性能。

    5 結(jié) 語

    社會(huì)的迅速發(fā)展,推動(dòng)了油田企業(yè)發(fā)展。在油田企業(yè)發(fā)展過程中,積累了大量的油田檔案,并對(duì)油田發(fā)展發(fā)揮巨大的推動(dòng)作用。傳統(tǒng)的油田檔案管理難以充分發(fā)揮油田檔案的作用,但隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展,并在社會(huì)諸多領(lǐng)域中的推廣使用,尤其是在油田檔案管理中的應(yīng)用,其促進(jìn)了油田檔案的管理創(chuàng)新,使油田檔案實(shí)現(xiàn)了信息化管理,提高了檔案管理水平,并且一定程度上提高了油田檔案的安全性,為油田企業(yè)發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

    主要參考文獻(xiàn)

    [1]于晨暉.新時(shí)期油田檔案信息化管理技術(shù)探討[J].黑龍江檔案,2016(5).

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    [5]張莉.農(nóng)業(yè)科技檔案現(xiàn)狀及信息化發(fā)展的主要手段[J].中國管理信息化,2015(16).

    [6]蔣征輝.新時(shí)期油田企業(yè)消防管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展[J].中小企業(yè)管理與科技,2015(30).endprint

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