新時(shí)期油田檔案信息化管理技術(shù)探討

魏杰

[摘 要]社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，推動(dòng)了我國油田企業(yè)的發(fā)展。油田檔案作為油田企業(yè)重要的信息資源，對(duì)油田企業(yè)的發(fā)展具有重要的作用。近年來，我國油田企業(yè)發(fā)展迅速，傳統(tǒng)的油田檔案管理方式已不再適應(yīng)檔案工作的實(shí)際發(fā)展需求，如工作效率低下。在新時(shí)期，需要注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)油田檔案信息化管理，才能有效提升油田檔案管理水平，從而有助于充分發(fā)揮油田檔案的作用，這對(duì)促進(jìn)油田企業(yè)發(fā)展具有積極作用。本文從檔案管理云技術(shù)創(chuàng)新、軟件管理、數(shù)字化加工以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等方面，闡述新時(shí)期油田檔案信息化管理技術(shù)，主要目的是促進(jìn)油田檔案信息化管理水平的提升，促進(jìn)油田企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]油田檔案；信息化；管理技術(shù)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.109

[中圖分類號(hào)]G270.7；TE3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）20-0-02

0 引 言

檔案作為一種重要的信息資源，在油田企業(yè)發(fā)展過程中，積累了大量的油田檔案。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國油田企業(yè)的發(fā)展十分迅速，在此過程中，油田檔案發(fā)揮了巨大的作用。傳統(tǒng)的油田檔案管理主要采用人工管理的方式，這種方式存在諸多缺點(diǎn)，如管理人員工作強(qiáng)度大、工作效率低下等，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了現(xiàn)階段油田檔案工作的需求，難以充分發(fā)揮油田檔案的作用，對(duì)油田企業(yè)的發(fā)展帶來了不利影響。為此，在油田企業(yè)迅速發(fā)展的同時(shí)，其需要加強(qiáng)油田檔案管理的創(chuàng)新。信息技術(shù)的迅速發(fā)展，在諸多領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，將其應(yīng)用在油田檔案管理中，可實(shí)現(xiàn)油田檔案信息化管理，能夠有效提升檔案管理水平，有助于高效運(yùn)轉(zhuǎn)工作。鑒于此，本文深入分析油田檔案信息化管理技術(shù)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 檔案管理“云”技術(shù)創(chuàng)新

云計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn)，為檔案管理的發(fā)展提供了一大助力，主要原因在于：云計(jì)算技術(shù)具有超強(qiáng)的計(jì)算能力與數(shù)字資源整合優(yōu)勢，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享，有助于提升企業(yè)檔案服務(wù)水平?？傊?，云計(jì)算技術(shù)的重要作用表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）檔案資源充分共享。通過構(gòu)建云服務(wù)平臺(tái)，能夠?qū)⒉煌块T的檔案信息資源存入“云”中，利用其數(shù)據(jù)資源整合優(yōu)勢，可以使油田生產(chǎn)單位快速獲取檔案信息資源，從而享受更為方便、快捷的信息服務(wù)。

（2）“云”智能推動(dòng)服務(wù)。檔案館利用現(xiàn)代智能手機(jī)中的瀏覽功能，可建立檔案信息為主的網(wǎng)站，檔案信息資源使用者可以通過智能手機(jī)隨時(shí)隨地訪問網(wǎng)站，從而獲取自己需要的檔案信息資源。

（3）私人定制“云”平臺(tái)。以云服務(wù)平臺(tái)為基礎(chǔ)，個(gè)人或者單位可以依據(jù)自身的需求，制定私人“云”平臺(tái)，該平臺(tái)主要是根據(jù)使用者的需求，提供相應(yīng)的信息資源服務(wù)，減少了諸多環(huán)節(jié)，有助于工作效率的提升。

2 檔案管理軟件的需求與評(píng)價(jià)

檔案管理軟件處理需求工作，其實(shí)質(zhì)是協(xié)同作業(yè)的一個(gè)過程中，涉及所有利益相關(guān)者，如檔案管理人員、技術(shù)人員等。為此，油田檔案管理工作是否能夠順利開展，關(guān)鍵在于是否能夠制訂一個(gè)具有明確任務(wù)與責(zé)任劃分的項(xiàng)目計(jì)劃，其主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容。

（1）需求評(píng)估。檔案管理人員需要對(duì)用戶需求加以評(píng)估分析，從而明確當(dāng)前檔案管理工作流程的缺點(diǎn)，進(jìn)而確定是否需要新的檔案管理軟件。值得注意的是，在分析過程中，需要重點(diǎn)分析現(xiàn)有檔案管理軟件的弱點(diǎn)是什么，只有這樣，才能選擇合適的新管理軟件，同時(shí)需要明確新檔案管理軟件的預(yù)期效果，以幫助組織確定需求。

（2）生成“功能清單”。工作人員需要針對(duì)需求，確定優(yōu)先級(jí)，從而生成“功能清單”。除此之外，其還需要重點(diǎn)考慮用戶支持的質(zhì)量、供應(yīng)商信譽(yù)、成本以及技術(shù)平臺(tái)兼容性等功能。

（3）用戶評(píng)價(jià)。一款軟件效果是否良好，其主要是通過用戶評(píng)價(jià)來確定的，具體而言，就是詢問用戶軟件使用體驗(yàn)。在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員需要對(duì)管理軟件提供商進(jìn)行必要的調(diào)查，如是否提供維修、定期更新等服務(wù)。

（4）適時(shí)調(diào)整與更新。隨著我國信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理軟件同樣在不斷更新發(fā)展。為了適應(yīng)油田檔案管理工作的需求，油田企業(yè)需要對(duì)油田檔案進(jìn)行相應(yīng)的更新與完善，以確保油田檔案管理工作水平的提升。

3 檔案數(shù)字化加工過程的質(zhì)量控制

將傳統(tǒng)的手工油田檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚托枰獙?duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。為了確保油田檔案的真實(shí)可靠性，油田企業(yè)就需要在油田檔案數(shù)字化加工過程中，加強(qiáng)質(zhì)量控制。檔案數(shù)字化加工過程中的質(zhì)量控制，主要通過以下3個(gè)方面的工作入手。

（1）完善檔案數(shù)字化管理制度。為了避免在檔案數(shù)字化加工過程中出現(xiàn)不規(guī)范操作，油田企業(yè)除了需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，還需要完善檔案數(shù)字化管理制度，從而對(duì)檔案數(shù)字化加工過程實(shí)現(xiàn)全程的監(jiān)督與管理。

（2）固定與完善工作流程。油田檔案數(shù)字化加工質(zhì)量，關(guān)鍵在于是否能夠在具體工作過程中，嚴(yán)格落實(shí)“歸檔范圍確認(rèn)制”與“歸檔范圍備案審批制”。檔案管理人員需要對(duì)不同檔案進(jìn)行數(shù)量校對(duì)，以及檔案整理質(zhì)量核查，只有在確保一系列質(zhì)量的基礎(chǔ)上，才能進(jìn)行下一環(huán)節(jié)的工作。一旦在檢查過程中，發(fā)現(xiàn)了不合格問題，檔案管理人員就需要及時(shí)返工，待到工序質(zhì)量合格后，再進(jìn)行下一環(huán)節(jié)的工作。與此同時(shí)，檔案管理人員需要確保檔案當(dāng)天出庫加工處理，當(dāng)天必須完整入庫。此外，管理人員需要將檔案數(shù)字化加工流程加以規(guī)定，確保加工工作的規(guī)范性，只有這樣，才能避免在檔案數(shù)字化加工過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題。

（3）確保檔案原件的安全。一是在檔案整理過程中，檔案管理人員需要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行檔案修復(fù)。二是在檔案還原過程中，其需要按照順序排放至檔案盒中。通常情況下，油田檔案在初始采用的是案卷級(jí)裝訂的方式存儲(chǔ)，在掃描過程中需要拆卷活動(dòng)，還原并不需要再次裝訂成冊(cè)保存。三是在檔案還原過程中，其需要確保檔案數(shù)字化加工場所的安全，避免在加工過程中，原件受到溫度、濕度以及火等方面的不利影響。endprint

4 互聯(lián)網(wǎng)與檔案系統(tǒng)的智能化共享

智能化檔案管理系統(tǒng)主要是多個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成，如管理終端、數(shù)控標(biāo)簽、智能安全門檢測，以及數(shù)據(jù)交互程序方式設(shè)計(jì)等。檔案管理人員需要先對(duì)其進(jìn)行一一分析，具體內(nèi)容如下。

（1）檔案數(shù)控標(biāo)簽的選擇。在數(shù)控標(biāo)簽選擇過程中，為了簡便算法，快速通過終端，進(jìn)行電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)掃描，檔案管理人員就需要避免在管理系統(tǒng)中融入較多的辨識(shí)標(biāo)簽的驗(yàn)證環(huán)節(jié)，只有這樣，才能減少驗(yàn)證時(shí)間，提升終端掃描效率。

（2）管理終端設(shè)備設(shè)計(jì)。管理人員終端設(shè)備主要由兩部分組成，分別是電控讀寫器以及主辦公室。首先，電控讀寫器。其主要作用是進(jìn)行快速防沖突解析，通常情況下，解析半徑超過4分米，并具有讀寫能力。其次，主辦公室配備電腦終端。其主要功能有進(jìn)出檔案的信息識(shí)別以及數(shù)據(jù)信息處理，電腦終端實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制。其主要是能對(duì)貼有標(biāo)簽的檔案加以識(shí)別，并監(jiān)督進(jìn)出情況，為其他人提供檔案流通工作平臺(tái)。

（3）智能安全門檢測設(shè)計(jì)。智能安全門的實(shí)質(zhì)是一套智能門禁檢測系統(tǒng)。該檢測系統(tǒng)能夠?qū)n案出入后進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，并配備自動(dòng)報(bào)警功能，一旦檢測系統(tǒng)開始工作，將會(huì)對(duì)進(jìn)出人員的次數(shù)進(jìn)行有效統(tǒng)計(jì)，并對(duì)進(jìn)出口人員的流動(dòng)情況實(shí)施有效監(jiān)督，可以提升檔案館的監(jiān)控能力，從而避免檔案被盜竊的問題，提高檔案的安全性。

（4）數(shù)據(jù)交互程序方式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)交互程序方式主要包括檔案出入庫、盤點(diǎn)以及修改等模塊。交互模式的設(shè)計(jì)，主要是依據(jù)企業(yè)檔案館實(shí)際工作需求，同時(shí)結(jié)合處理需求與運(yùn)行環(huán)境等，從而確定數(shù)據(jù)庫類型。這不僅僅有助于提高工作效率，還能提升交互程度的網(wǎng)絡(luò)防火墻層級(jí)與加密數(shù)位的安全性能。

5 結(jié) 語

社會(huì)的迅速發(fā)展，推動(dòng)了油田企業(yè)發(fā)展。在油田企業(yè)發(fā)展過程中，積累了大量的油田檔案，并對(duì)油田發(fā)展發(fā)揮巨大的推動(dòng)作用。傳統(tǒng)的油田檔案管理難以充分發(fā)揮油田檔案的作用，但隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，并在社會(huì)諸多領(lǐng)域中的推廣使用，尤其是在油田檔案管理中的應(yīng)用，其促進(jìn)了油田檔案的管理創(chuàng)新，使油田檔案實(shí)現(xiàn)了信息化管理，提高了檔案管理水平，并且一定程度上提高了油田檔案的安全性，為油田企業(yè)發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]于晨暉.新時(shí)期油田檔案信息化管理技術(shù)探討[J].黑龍江檔案，2016（5）.

[2]馬孝巖.夯實(shí)基礎(chǔ)強(qiáng)化創(chuàng)新提升檔案信息化管理水平[J].赤子，2014（8）.

[3]楊海燕.淺談?dòng)吞锲髽I(yè)電子文件歸檔管理原則[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（24）.

[4]陳春蘭.淺談以信息化技術(shù)融入新時(shí)期的檔案管理工作[J].珠江水運(yùn)，2015（3）.

[5]張莉.農(nóng)業(yè)科技檔案現(xiàn)狀及信息化發(fā)展的主要手段[J].中國管理信息化，2015（16）.

[6]蔣征輝.新時(shí)期油田企業(yè)消防管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展[J].中小企業(yè)管理與科技，2015（30）.endprint