淺析計算機在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

崔栗寧

摘要：隨著信息化水平的高速發(fā)展，計算機的普及已經(jīng)越來越廣泛和深入，作為原來傳統(tǒng)的檔案管理工作，也開始普遍采用計算機技術(shù)。雖然計算機系統(tǒng)高效、快捷，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來新的方法和血液，改變了傳統(tǒng)的檔案管理方法，然而由于計算機水平和技術(shù)發(fā)展日新月異，導(dǎo)致人才供給不能及時滿足信息化建設(shè)需要，同時互聯(lián)網(wǎng)自身的安全性也對檔案管理帶來隱患。另外伴隨著信息化浪潮，更多的電子數(shù)據(jù)需要進(jìn)行歸檔管理，而且需要采用新技術(shù)進(jìn)行保密防范，因此在新的背景下，加強計算機在現(xiàn)代檔案管理工作中的應(yīng)用以及安全防范顯得至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：計算機；檔案管理；信息化

引言：

隨著經(jīng)濟高速發(fā)展和信息化建設(shè)不斷加強，需要進(jìn)行歸類管理的檔案內(nèi)容越來越龐雜，盡管計算機的應(yīng)用為檔案管理帶來了高效、便捷等功效，然而在實際使用計算機進(jìn)行檔案管理過程中，還是出現(xiàn)多種問題例如人才匱乏以及信息安全存在隱患等等，針對以上各種問題均需要現(xiàn)有的檔案管理工作者進(jìn)行應(yīng)對以便實現(xiàn)檔案管理工作的有序開展，最終實現(xiàn)信息化系統(tǒng)建設(shè)。下文將針對計算機應(yīng)用下檔案管理工作存在問題進(jìn)行分析，并針對存在問題提出針對性的改善對策，希望能夠促進(jìn)新時期現(xiàn)代檔案管理工作的長效發(fā)展。

一、應(yīng)用計算機進(jìn)行現(xiàn)代檔案管理存在的問題

1.體系不完備。

計算機網(wǎng)站建立的便捷性導(dǎo)致眾多部門都建立自己的網(wǎng)站進(jìn)行檔案管理，而由于各方?jīng)]有統(tǒng)一的配合，從更高層次進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)設(shè)計，從而導(dǎo)致檔案管理內(nèi)容重復(fù)、資源浪費。另一方面由于各方按照自己的目的和想法進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致計算機應(yīng)用下的檔案管理沒有規(guī)范化的流程和檢索系統(tǒng)，不能夠適應(yīng)日趨增加的檔案內(nèi)容，不便于檔案使用人員進(jìn)行信息檢索，阻礙了現(xiàn)代檔案管理信息化進(jìn)程。因此在計算機廣泛應(yīng)用的背景下，現(xiàn)代檔案管理者不能僅僅從自身角度出發(fā)，更加應(yīng)該從系統(tǒng)規(guī)范層面出發(fā)協(xié)調(diào)建立系統(tǒng)的現(xiàn)代檔案管理規(guī)范，從而保證整體的檔案管理工作有章可循、合理利用資源，避免資源高度浪費。

2.網(wǎng)絡(luò)安全存在缺陷。

自從計算機誕生以來，其為人們的生活以及信息技術(shù)的發(fā)展帶來了翻天覆地的改變，但是伴生的網(wǎng)絡(luò)安全問題也不容忽視，例如2017年5月份國內(nèi)某些高校以及醫(yī)院的電腦被惡意攻擊，造成重大的經(jīng)濟損失，最終查明是俄羅斯黑客利用比特幣沒有痕跡的交易漏洞進(jìn)行的惡意攻擊，諸如此類的網(wǎng)絡(luò)安全案件層出不窮，不能不讓人擔(dān)憂作為信息化存儲的現(xiàn)代檔案資料也存在被攻擊的可能性，因此計算機應(yīng)用背景下檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患，需要進(jìn)行專業(yè)的防范。

3.專業(yè)人才缺乏。

盡管現(xiàn)階段計算機已經(jīng)較為普及，然而由于傳統(tǒng)的檔案管理工作人員有些沒有進(jìn)行及時的專業(yè)學(xué)習(xí)，不能夠熟練應(yīng)用計算機進(jìn)行檔案管理，為日常的檔案管理工作帶來諸多不便。另一方面，現(xiàn)在的大學(xué)生以及高端人才主要擇業(yè)面為金融、法律等高端行業(yè)，對于傳統(tǒng)的檔案管理不關(guān)注，從而造成傳統(tǒng)的檔案管理職業(yè)人才沒有高端人才，造成技術(shù)更新?lián)Q代較差，不利于檔案管理的信息化。

二、改進(jìn)計算機在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用對策

1.在檔案管理中普及計算機技術(shù)。

傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難于適應(yīng)信息化下海量數(shù)據(jù)的儲存以及使用，現(xiàn)在的檔案管理工作者需要完全普及計算機技術(shù)，從信息化層面進(jìn)行系統(tǒng)的檔案管理設(shè)計，從而便于高效、快捷的進(jìn)行檔案管理工作。在進(jìn)行計算機技術(shù)普及的背景下，一定要逐步建立行業(yè)規(guī)范，進(jìn)行系統(tǒng)的梳理以便整體的檔案管理工作能夠相互適應(yīng)和銜接，避免資源浪費。系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理流程需要相關(guān)方面一致努力并且推進(jìn)，因此在未來檔案管理工作領(lǐng)域，需要相關(guān)方共同梳理計算機應(yīng)用下現(xiàn)代檔案管理中的各種流程以及缺陷，從而有針對性行的進(jìn)行改善。

2.將網(wǎng)絡(luò)安全納入現(xiàn)代檔案管理規(guī)范中。

正如上文所述，信息化背景下的網(wǎng)絡(luò)安全隱患遍布各個領(lǐng)域，而針對檔案管理本身安全要求更加嚴(yán)格，需要審慎對待。一方面可以通過科技投入，研發(fā)高質(zhì)量的檔案管理系統(tǒng)，避免黑客入侵從而造成重大的經(jīng)濟損失，另一方面，國家也需要加快信息相關(guān)領(lǐng)域的立法活動，對于信息被惡意入侵、惡意篡改進(jìn)行法律制裁，從而為計算機應(yīng)用下的現(xiàn)代檔案管理工作營造安全氛圍。

3.加快人才培養(yǎng)和輸送。

無論是信息化下檔案管理基礎(chǔ)工作的匯編以及整理還是高端的信息安全防范，都需要高科技人才的輔助方能完成，因此在計算機廣泛應(yīng)用的背景下，需要多方培養(yǎng)專業(yè)化和高素質(zhì)的人才。對于現(xiàn)有檔案管理工作者要加強培訓(xùn)，培訓(xùn)可以從兩個層次展開，具體包括日常培訓(xùn)和定期培訓(xùn)，其中日常培訓(xùn)要體現(xiàn)在平時的工作當(dāng)中，將信息化以及計算機應(yīng)用中的諸多問題逐步消化在日常工作中，定期培訓(xùn)主要解決一些新技術(shù)、新問題，從而保證現(xiàn)有檔案管理工作者能夠適應(yīng)計算機的應(yīng)用。對于新技術(shù)人才也有加強引進(jìn)，信息技術(shù)日新月異，需要不斷補充新的血液，方能促進(jìn)檔案管理工作改進(jìn)技術(shù)，因此檔案管理部門需要針對檔案管理工作做好人才引進(jìn)計劃，從而保證人才儲備，最終實現(xiàn)高效、便捷的檔案管理目標(biāo)。

總結(jié)：

現(xiàn)如今絕大多數(shù)檔案管理工作部門已經(jīng)開始采用計算機技術(shù)，計算機技術(shù)的引進(jìn)推動了檔案管理工作的高效開展，但是不能忽視在計算機使用過程中出現(xiàn)的諸多問題例如人才缺乏以及信息安全等諸多問題，因此為了充分發(fā)揮計算機技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的作用，務(wù)必要從人才、技術(shù)方面進(jìn)行革新，從而保證現(xiàn)代檔案管理工作能夠在計算機技術(shù)應(yīng)用下有序展開。同時由于我國相關(guān)領(lǐng)域的法律法規(guī)還不健全，期待相關(guān)部門能夠加快信息領(lǐng)域的立法活動，為檔案管理工作提供更加完善的法律法規(guī)保證。

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