文檔打印省錢學(xué)問大

利文

也許大家會認(rèn)為，文檔打印操作不就是打開文檔編輯界面，執(zhí)行打印命令這么簡單嘛，這能有多大學(xué)問？事實(shí)上，文檔打印操作是一場需要長期消耗成本的持久戰(zhàn)，是單位辦公成本控制的重點(diǎn)。如果想有效節(jié)省文檔打印耗材成本，節(jié)省電力資源，那么文檔打印操作中還是隱藏著許多普通用戶可能不完全熟悉的秘密?，F(xiàn)在，本文通過一系列打印設(shè)置、打印習(xí)慣，向大家推介一下文檔打印操作省錢的學(xué)問！

合適字體更省墨水

倘若待打印的材料主要是草稿，供自己檢查核對時使用，同時文檔內(nèi)容大多以阿拉伯?dāng)?shù)字和英文字母為主時，那么可以選用一些能省墨的特殊字體來編輯文檔，以達(dá)到節(jié)約打印費(fèi)用的目的。例如，從網(wǎng)上下載安裝Ecofont免費(fèi)字體（該字體是由荷蘭一家公司參考開源的Sans Serif字體進(jìn)行獨(dú)立開發(fā)的），之后將待打印的文檔內(nèi)容編輯成該字體，就能有效節(jié)省墨水，因?yàn)镋coFont是一個字體基于生態(tài)的Vera Sans，它使用小圓圈方式顯示字符，能達(dá)到20%左右的墨水或墨粉消耗，而又不會影響文檔的可讀性。

在安裝Ecofont免費(fèi)字體時，只要依次單擊“開始”|“設(shè)置”|“控制面板”命令，雙擊其中的“字體”文件夾，將目標(biāo)字體文件直接拖放到該窗口。當(dāng)然，也可以直接用鼠標(biāo)右鍵單擊目標(biāo)字體文件圖標(biāo)，執(zhí)行右鍵菜單中的“安裝”命令，就能將對應(yīng)字體文件安裝到本地計算機(jī)系統(tǒng)中。

完成字體安裝操作后，日后打印文檔需要省錢時，只要先在文檔編輯界面中，選中所有文檔內(nèi)容，之后進(jìn)入字體設(shè)置對話框，從“西文字體”下拉列表中選擇“Spranq echo sans”字體選項，確認(rèn)之后執(zhí)行打印操作，我們將會看到打印出來的阿拉伯?dāng)?shù)字和英文字母上面都是一些小圓圈，如圖1所示。使用了該字體后，文檔打印操作比使用標(biāo)準(zhǔn)字體省下了20%左右的墨水，長期下去，能節(jié)約一筆客觀的費(fèi)用。

良好習(xí)慣也能省錢

在平時打印材料的時候，如果能注意一些打印細(xì)節(jié)，養(yǎng)成良好的打印操作習(xí)慣，就能幫助大家在日常工作中節(jié)省不小的打印成本，大家千萬不要小看這些細(xì)節(jié)，雖然很多時候只是舉手之勞，但是打印效果卻有很大差別，良好的打印習(xí)慣既能讓文檔打印效率提高，又能有效避免打印機(jī)損耗，節(jié)約電力資源。而一旦不注意打印細(xì)節(jié)，沒有良好打印習(xí)慣時，就容易造成不同程度的打印浪費(fèi)。

首先要養(yǎng)成使用省墨模式進(jìn)行打印的習(xí)慣。正常來說，打印機(jī)驅(qū)動程序都自帶有省墨模式打印功能，不過在缺省狀態(tài)下，該功能并沒有被啟用運(yùn)行，因此要是我們想在打印內(nèi)部交流資料或其他一些非正式文檔時，不妨及時啟用該模式，該功能模式輸出來的文字只有文字邊框線，也就是說文字為空心文字，既能節(jié)省墨水和墨粉，又不會影響文檔可讀效果。例如，惠普激光類打印機(jī)一般都有省墨打印模式。在啟用該模式時，可以先進(jìn)入打開設(shè)置對話框，選中目標(biāo)打印機(jī)設(shè)備，按下“屬性”按鈕，展開激光打印機(jī)屬性對話框。選中“紙張/質(zhì)量”標(biāo)簽，彈出如圖2所示的標(biāo)簽設(shè)置頁面，在“打印質(zhì)量”位置處選中“Economode（節(jié)省打印墨盒）”選項，單擊“確定”按鈕保存設(shè)置操作即可。

其次要養(yǎng)成形成雙面打印的習(xí)慣。大家知道，雙面打印其實(shí)就是指當(dāng)打印機(jī)將文檔內(nèi)容輸出到紙張的一面后，再將紙張送到雙面打印單元內(nèi)，在其內(nèi)部完成一次翻轉(zhuǎn)重新送回進(jìn)紙通道以完成另一面的打印工作。具體地說，打印雙面文檔的過程，就是將用戶原本要手工進(jìn)行的紙張翻轉(zhuǎn)操作自動完成了。善于進(jìn)行雙面打印操作，既能有效節(jié)約打印紙張，又不會影響打印效果，現(xiàn)在多數(shù)型號的打印機(jī)設(shè)備都支持雙面打印功能。

第三要保持打印之前盡量預(yù)覽的習(xí)慣。倘若直接進(jìn)行打印而不預(yù)覽文檔內(nèi)容的話，打印效果很有可能不讓人滿意，這就容易引起重復(fù)性打印，隨之就會引起打印成本的隱性浪費(fèi)。在正式打印之前，先對待打印文檔內(nèi)容進(jìn)行預(yù)覽，就能很直觀地發(fā)現(xiàn)文稿內(nèi)容所占頁數(shù)多少，是否符合頁面要求等等，能夠有效重復(fù)打印。要是尾頁內(nèi)容很少，只有一行字或者幾個字，那么就能通過調(diào)整行間距、頁邊距、字號、字間距等方式，將它縮排到上一頁中去，從而達(dá)到避免紙張浪費(fèi)的目的。

第四應(yīng)形成只打印所需內(nèi)容的習(xí)慣。倘若待打印的文檔內(nèi)容多而雜，而用戶只需要其中的部分內(nèi)容，這該如何打印才能省錢呢？方法其實(shí)很簡單，只要將選定的內(nèi)容打印出來即可。例如，在Word 2007應(yīng)用程序中進(jìn)行這種打印操作時，可以先打開文檔編輯界面，將需要打印輸出的文檔內(nèi)容選中，之后按下左上角區(qū)域處的“Microsoft Office”按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“打印”命令，切換到如圖3所示的打印設(shè)置對話框，選中這里的“所選內(nèi)容”復(fù)選框，按下“確定”按鈕保存設(shè)置操作即可。如果用戶安裝使用的是Word2003應(yīng)用程序，那么先選中word文檔編輯界面中要打印輸出的內(nèi)容，并依次點(diǎn)擊“文件”|“打印”命令，之后將打印設(shè)置框中的“所選內(nèi)容”選中，Word程序就能只打印文檔中指定的內(nèi)容，而會忽略其余內(nèi)容。

第五要養(yǎng)成集中打印習(xí)慣。對于噴墨打印機(jī)用戶來說，這種打印習(xí)慣尤其重要，因?yàn)檫@類打印機(jī)每啟動運(yùn)行一次，設(shè)備都要自動清洗打印頭和初始化打印機(jī)，同時對墨水輸送系統(tǒng)進(jìn)行充墨，整個過程很容易造成墨水的浪費(fèi)。將所有打印任務(wù)集中在一起打印，可以減少噴墨打印機(jī)的啟動次數(shù)，降低墨水消耗以及噴頭損傷，長期下去，節(jié)省下來的費(fèi)用也是很客觀的。此外，集中打印作業(yè)，可以有效減少打印機(jī)設(shè)備的開關(guān)機(jī)次數(shù)，避免設(shè)備自檢和開關(guān)機(jī)電流對打印機(jī)造成硬件上的損害，同時開關(guān)機(jī)瞬間打印機(jī)會預(yù)熱，使得其功耗比待機(jī)時要大得多，從這個角度來說，集中打印作業(yè)還能延長打印設(shè)備的壽命。

過濾打印不會浪費(fèi)

在打印材料特別是打印網(wǎng)頁內(nèi)容的時候，最大的浪費(fèi)可能出現(xiàn)在與自己想要內(nèi)容無關(guān)的宣傳圖片或廣告上。一張打印出來的網(wǎng)頁頁面，或許有效的部分只占一小半，另外一大半不但耗費(fèi)了墨水、墨粉，而且也浪費(fèi)了打印紙張。倘若在打印網(wǎng)頁之前，將這些無效的網(wǎng)頁內(nèi)容過濾掉，讓有效的內(nèi)容輸出到打印紙張上，顯然會節(jié)約不少打印耗材，從而實(shí)現(xiàn)輕松省錢的目的。那么如何才能輕松而又方便地將待打印網(wǎng)頁頁面中無效的內(nèi)容過濾干凈呢？雖然采用手工方式將網(wǎng)頁內(nèi)容復(fù)制到記事本之類的應(yīng)用程序中，可以提取出網(wǎng)頁的正文內(nèi)容，但是這種方式操作起來比較麻煩，同時原先的網(wǎng)頁格式將全部丟失，打印出來的內(nèi)容可讀性會受到影響。endprint

為了能夠快速過濾網(wǎng)頁中的無效打印內(nèi)容，同時又不影響打印效果，我們不妨借助“ViewText”網(wǎng)站中的查看文本功能來幫忙，有效提取網(wǎng)頁中的正文內(nèi)容。這種方式操作起來很簡單，通過瀏覽器的收藏夾欄就能輕松進(jìn)行，當(dāng)然，操作之前，需要先將“ViewText”網(wǎng)站中的對應(yīng)服務(wù)手工添加到瀏覽器中。例如，要打印Ch FOree瀏覽器中的某個網(wǎng)頁頁面時，不妨先在該瀏覽器窗口地址欄中輸入“http：//viewtext.org”地址，單擊回車鍵后，切換到“ViewText”網(wǎng)站主頁面（如圖4所示），用鼠標(biāo)將其中的綠色“ViewText”按鈕直接拖動到瀏覽器收藏夾或書簽中，完成收藏或添加任務(wù)。對于IE瀏覽器來說，我們只能將“ViewText”網(wǎng)站中的URL地址手工添加到收藏夾中。

之后，用瀏覽器打開待打印的網(wǎng)頁內(nèi)容，然后單擊收藏夾或書簽中的“ViewText”按鈕或超級鏈接，這時當(dāng)前頁面中的有關(guān)圖像、廣告和正文的文字內(nèi)容已經(jīng)被自動提取出來了，同時顯示在瀏覽器窗口中，再按照常規(guī)方式將文字內(nèi)容打印出來，就能節(jié)省不少墨水或墨粉以及打印紙張了。打印結(jié)束后，只要按下瀏覽窗口中的“Original”按鈕，就能快速切換到原來的網(wǎng)頁頁面，恢復(fù)到正常的網(wǎng)頁瀏覽狀態(tài)。

合并打印超級省錢

大家知道，平時購物時，批發(fā)往往會比零售便宜得多。而在日常打印操作中，總會遇到打印紙張不能打滿的現(xiàn)象，這很容易造成浪費(fèi)，要是能夠把多張頁面內(nèi)容合并到一張紙中輸出，完全能夠做到既省墨水或墨粉又省打印紙張的目的。

要想高效進(jìn)行合并打印操作，可以考慮請“iPrint”這款特色的打印工具來幫忙，該工具能夠?qū)Πl(fā)送到打印機(jī)的所有任務(wù)進(jìn)行自動攔截，用戶可以按照實(shí)際需求將多張頁面內(nèi)容合并到一張紙中進(jìn)行打印輸出，并且該工具可以將目標(biāo)文檔中沒有有效內(nèi)容的頁面自動刪除掉，保證打印輸出的連續(xù)性和高效性。在理想狀態(tài)下，該工具可以幫助大家節(jié)約60%左右的打印成本。

使用“iPrint”特色工具進(jìn)行合并打印操作時，先要從網(wǎng)站中下載獲取該工具的安裝程序，按照常規(guī)方法將其安裝到本地計算機(jī)系統(tǒng)中，之后不需要進(jìn)行任何設(shè)置，該工具就能自動成為本地系統(tǒng)的默認(rèn)打印機(jī)。日后，在本地計算機(jī)中進(jìn)行文檔打印操作時，先打開“iPrint”程序的登錄界面（如圖5所示），使用默認(rèn)賬號登錄之后，我們會在其后界面中發(fā)現(xiàn)默認(rèn)狀態(tài)下，空白頁面和無用頁面已經(jīng)被程序自動標(biāo)識為deleted，也就是說，對應(yīng)程序日后一旦發(fā)現(xiàn)發(fā)送到打印機(jī)中的內(nèi)容包含空白頁面和無用頁面，將會自動將其刪除掉，以便節(jié)省打印紙張。之后，從“iPrint”程序界面中選擇一個合適的合并模式，該程序?yàn)橛脩籼峁┝藛雾?、雙頁、四頁等幾個模式選項，它們分別表示將單張頁面、兩張頁面、四張頁面內(nèi)容合并到一張紙中輸出；按照實(shí)際需要選好合并模式后，再從該程序界面中的打印機(jī)列表中選擇打印機(jī)的型號，最后按下對應(yīng)界面中的打印機(jī)圖標(biāo)按鈕，就能將目標(biāo)文檔內(nèi)容按照指定合并模式打印出來了。經(jīng)過實(shí)踐測試，我們發(fā)現(xiàn)在打印長文檔內(nèi)容時，這種合并打印方式能夠?yàn)橛脩艄?jié)約相當(dāng)多的打印費(fèi)用。

選好設(shè)備降低消耗

除了要養(yǎng)成良好打印習(xí)慣和人為注意節(jié)約外，我們還要選用低能耗的打印機(jī)，不然的話也無法達(dá)到高效節(jié)能效果。這就要求我們在挑選打印設(shè)備時，必須要統(tǒng)籌考量設(shè)備選購成本和各種耗材價格，同時要注重下面幾個細(xì)節(jié)。

首先要按需選用合適設(shè)備。從價格角度而言，打印設(shè)備基本可以分為兩類：一類是設(shè)備選購成本較貴，不過后期耗材很便宜，例如激光打印機(jī)就屬于這種類型；另外一類是設(shè)備選購成本便宜，但后期耗材很貴，這類代表是噴墨式打印機(jī)。無論選購哪種類型的打印設(shè)備，打印出來的質(zhì)量，沒有明顯的差距，差距主要體現(xiàn)在打印速度上。我們應(yīng)該根據(jù)平時實(shí)際打印量來選用合適設(shè)備，倘若打印作業(yè)量較大，不妨選用打印速度更快一些的激光打印機(jī)，盡管這類設(shè)備前期選購成本昂貴，不過打印時間長了以后，不會給自己帶來明顯經(jīng)濟(jì)壓力。倘若實(shí)際打印作業(yè)量不大，那么可以考慮選用噴墨打印機(jī)，這類設(shè)備不僅前期投入較小，而且后期由于打印量小耗材消耗也會很少，整體來說能節(jié)省不少費(fèi)用。當(dāng)然，值得注意的是，要是不打印彩色照片或彩色文本的話，應(yīng)盡量選用黑白激光打印機(jī)來打印材料，這樣省錢會更徹底一些。倘若打印對象僅是普通的文字材料，選用600dpi分辨率的低端激光打印機(jī)就OK了，選用高端彩色激打就純屬浪費(fèi)資源了。

其次設(shè)備應(yīng)支持雙面打印功能。對于用戶來說，雙面打印理論上能夠減少50%左右的打印消耗。打印設(shè)備支持了自動雙面打印功能后，用戶日后在打印材料時，就不需要手動翻頁，有利于大幅改善打印效率。盡管雙面打印機(jī)前期選購成本較高，不過隨著使用時間的延長，以及繼續(xù)降低雙面打印機(jī)成本，相信這類打印機(jī)日后一定會是市場主導(dǎo)。

第三要關(guān)注設(shè)備待機(jī)功耗。倘若打印機(jī)設(shè)備在待機(jī)狀態(tài)下，消耗功率不是很大，那么這類設(shè)備就值得選用，畢竟高消耗的打印設(shè)備工作時間長了以后，會造成隱形的浪費(fèi)。

防止他人無謂浪費(fèi)

在局域網(wǎng)工作環(huán)境中，打印機(jī)設(shè)備很容易被一些私心較重的用戶過度使用，時間一長，不但打印機(jī)壽命會縮短，而且也會造成打印成本的節(jié)節(jié)攀高。為了有效節(jié)省打印費(fèi)用，我們應(yīng)該想辦法控制打印機(jī)的訪問權(quán)限，以避免打印設(shè)備被自由訪問！不過，直接限制打印機(jī)使用權(quán)限，其他用戶很容易看出其中貓膩，那樣反而容易影響朋友或同事的感情。為了既能禮貌地禁止其他用戶任意訪問打印機(jī)，又能讓朋友或同事看不出打印機(jī)已被人做了手腳，我們不妨利用下面的方法來防止他人造成無謂打印浪費(fèi)：

對于有些品牌的打印機(jī)而言，我們往往要先進(jìn)入打印機(jī)應(yīng)用程序窗口，通過其中的相關(guān)命令按鈕，才能讓打印機(jī)正常工作?？刂七@類打印機(jī)使用權(quán)限時，我們只要按照下面的操作讓普通用戶不能正常運(yùn)行打印機(jī)應(yīng)用程序，就可以達(dá)到防止他人隨意打印造成無謂浪費(fèi)的目的了：首先在安裝了打印機(jī)設(shè)備的計算機(jī)系統(tǒng)中依次點(diǎn)擊“開始”|“程序”|“附件”|“windows資源管理器”命令，彈出系統(tǒng)資源管理器界面，從中將打印機(jī)應(yīng)用程序安裝文件夾找到。

接著用鼠標(biāo)雙擊該文件夾圖標(biāo)，切換到打印機(jī)應(yīng)用程序所在文件夾窗口，右擊其中的空白位置，執(zhí)行右鍵菜單中的“新建”、“文本文檔”命令（如圖6所示），將新創(chuàng)建的文本文件名稱命名為“ws2_32”，之后將該文本文件的擴(kuò)展名調(diào)整為“dll”。

結(jié)束上面的文件創(chuàng)建操作后，我們重新啟動運(yùn)行打印機(jī)應(yīng)用程序時，就會看到Windows系統(tǒng)出現(xiàn)了文件錯誤的提示，不知道個中隱情的用戶看到如此錯誤提示，多半會認(rèn)為這是打印機(jī)應(yīng)用程序發(fā)生了故障，而不會想到這是人為限制引起的，這樣我們就能禮貌地禁止普通用戶自由訪問打印機(jī)了！日后，我們自己需要啟動打印機(jī)程序進(jìn)行工作時，只要進(jìn)入系統(tǒng)資源管理器窗口，展開打印機(jī)應(yīng)用程序安裝文件夾窗口，將“ws2_32.dll”文件從系統(tǒng)中刪除掉即可。endprint