貧困山區(qū)便民服務中心檔案管理信息化探析

鄭海軍

【摘要】：信息技術是現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的新生技術，它越來越受到廣泛重視并已普遍應用于各個領域。信息科學技術應用到貧困山區(qū)便民服務中心檔案管理中，可以有效促進檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化。本文重點在貧困山區(qū)便民服務中心檔案管理信息化的途徑、策略等方面進行探索。

關鍵詞：檔案管理；便民服務；信息化；途徑；策略

便民服務中心是近年來全國城鎮(zhèn)社區(qū)和農村鄉(xiāng)鎮(zhèn)新興的一種服務居民、居民，服務社區(qū)和農業(yè)一種地方基層組織機構。其主要功能是將有關涉及居民或村民的一切審批、收費、服務項目全部集中納入，實行超市化集中服務，不讓群眾跑路，方便群眾辦事，為群眾提供優(yōu)質服務。為此，便民服務中心就要制定和組織實施各服務窗口的各項管理制度，檢查協(xié)調各窗口部門按規(guī)定辦理服務對象的審批事項，組織與協(xié)調聯(lián)合辦理、統(tǒng)一辦理行政審批、服務事項，對窗口工作人員進行管理培訓和考核，受理各類有關便民服務的投訴、咨詢，發(fā)布有關公開信息。做好這些工作，自然就會產(chǎn)生很多文書檔案。利用現(xiàn)代信息化技術管理和利用好這些檔案，對于提升便民服務中心服務質量具有較大推動作用。為此，本文就以四川省平昌縣為例就貧困山區(qū)便民服務中心檔案管理信息化的途徑、策略等方面進行探索。

1深化檔案信息化意識，切實重視檔案管理

改變傳統(tǒng)的思維觀念，跟上時代的步伐，才能適應社會的發(fā)展趨勢，利用先進的思想觀念和技術，建立與時俱進的管理制度，促進檔案工作可持續(xù)發(fā)展。便民服務中心的檔案室要向數(shù)字化檔案室方向發(fā)展，檔案人員要改變原有的“等”、“要”的思維方式，要敢于主動參與到檔案管理創(chuàng)新中來?，F(xiàn)代文書檔案管理要求主動地為社會各界提供各種綜合性、戰(zhàn)略性的高質量的檔案信息服務，能夠充分對文書檔案信息資源進行深層次加工，創(chuàng)造新知識信息，為檔案利用者和廣大群眾提供高質量的檔案信息服務。在實際的工作中，領導層的決策在很大程度上影響著文書檔案管理的層次。檔案人員要積極主動地做好檔案工作的宣傳，主動提供有關檔案工作資料參與決策需要，爭取更多的支持。同時通過宣傳，加大每一位成員的檔案意識，形成“人人參與”的全員式檔案管理，爭取全體人員對檔案工作的理解、重視，便于檔案工作的深入開展。

2.夯實檔案工作基礎，構建信息化管理體制

要正確處理傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關系，就要進一步夯實檔案整理的基礎性工作。文件是檔案的“前身”，要從這個源頭抓起，做好檔案的全過程管理，從檔案的形成到檔案的歸檔均要制定有效的管理方案，采取科學方法進行整理以及管理工作。文書檔案主要來自外單位收文和本單位發(fā)文。對發(fā)文而言，在進行文件收集的過程中，要保證文件齊全完整、來源準確，不能弄虛作假；對收文而言，要仔細甄別和鑒定，保證收集有切實查考利用價值的文件，節(jié)約國家資源。通過計算機關鍵詞的搜索，方便檢索、快捷服務、簡化部門歸檔工作程序。文書檔案管理與職能部門業(yè)務管理相互發(fā)展，相互促進，加強文書檔案對部門業(yè)務發(fā)展的指導，通過部門業(yè)務發(fā)展帶動文書檔案管理工作的發(fā)展，促進文書檔案管理工作服務職能和指導功能的發(fā)揮。

3.加快信息化建設，構建數(shù)字檔案性模式

加強便民服務中心檔案的信息化建設，自然那就要構建數(shù)字檔案。其內容一般包括軟硬件基礎設施建設（電腦等）、網(wǎng)絡建設、檔案資源數(shù)據(jù)庫建設等內容。其中檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設是尤為重要的一環(huán)。它又包括目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、電子文件的收集與歸檔。中心檔案室要充分利用全省統(tǒng)一的檔案管理軟件，完善文書檔案的錄入，方便檔案利用檢索。同時，利用高速掃描儀等技術將利用率高、關注度較多的紙質檔案進行掃描加工，存儲于電腦，最大限度滿足用戶的需求。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，便民服務中心的文書檔案可利用網(wǎng)絡平臺推出遠程利用服務，通過設置各種服務和查詢規(guī)范，服務更加便民。

4.加強電子檔案安全防護，確保信息化管理安全

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，信息化檔案管理安全性需要得到足夠重視。為保障檔案信息安全，要從源頭進行控制，建立健全安全保障制度，對需要上網(wǎng)文件、檔案建立審查制度，可成立專門的審查小組，嚴格審查把關防止涉密文件、檔案傳輸?shù)焦簿W(wǎng)絡上。要完善軟硬件安全設施，加大檔案信息系統(tǒng)分級保護工作。區(qū)分涉密計算機、涉密網(wǎng)絡的監(jiān)管。對需要開放應開放的檔案應當及時提供公開，便于利用。提供涉密檔案信息服務要嚴格遵守保密規(guī)定。要嚴格安全管控紙質檔案的數(shù)字化加工。要科學完善電子檔案管理軟件，同時配備保密柜、加密軟件等，確保電子信息數(shù)據(jù)安全、可靠。要采取計算機中裝入防火墻、防病毒、安全認證等他安全措施的同時，做好重要的文件的電子備份，防止數(shù)據(jù)丟失、損毀造成不可挽回的損失。

5.加強管理隊伍建設，提升信息化管理水平

要適應檔案信息化管理，就必須建設信息化的檔案管理人才隊伍。一是應更多地選拔專業(yè)對口、知識面寬、層次高的人才進入便民服務務中心，以優(yōu)化檔案隊伍的整體素質。二是建立良好的激勵機制。在保證檔案工作人員在職務晉升、福利待遇等方面的權利外，也要獎懲分明，建立日常考核機制，激發(fā)檔案人員的積極性和創(chuàng)造性。三是加強檔案人員培訓。財務多種方式加強對便民服務中心的檔案工作人員的業(yè)務培訓，同時鼓勵檔案管理人員主動鉆研信息技術，掌握和提高應用計算機、網(wǎng)絡技術的能力和水平，創(chuàng)造新知識信息，合理利用檔案信息，為檔案利用者和廣大群眾提供更高層次的檔案信息服務。

6結束語

信息化是當今社會發(fā)展的大趨勢。加快便民服務中心檔案信息化建設，不斷更新檔案管理理念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，進一步加快便民服務中心檔案信息化建設，推動文書檔案電子信息規(guī)范化管理，才能更好地為便民服務工作提供檔案服務，才能為社會發(fā)展做出貢獻。

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