淺談電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息化管理

朱允彤

引言：21世紀是以信息化為特征的新時代，我國已將信息化建設(shè)列為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的首要內(nèi)容。建立全方位、多層次、快速反應(yīng)、高效運轉(zhuǎn)的政府政務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)是實現(xiàn)政務(wù)公開的基礎(chǔ)。在經(jīng)濟和信息全球化趨勢下，優(yōu)良的政府管理已經(jīng)成為在世界競爭中最重要的核心要素。

電子政務(wù)是政府管理活動的一種新形態(tài)，是政府部門使用先進的科技信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)傳達向其他政府機構(gòu)，企事業(yè)單位以及所有公民的公共信息服務(wù)平臺，它借助著現(xiàn)代信息化為主要動態(tài)手段，為機關(guān)人員辦公、解決問題提供著最先進的服務(wù)， 實現(xiàn)機關(guān)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化，提高辦公效率和管理水平。發(fā)展電子政務(wù)最大的優(yōu)勢便是解放了文秘人員的生產(chǎn)力， 提高了辦公效率和輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的能力與水平。這是一場人們傳統(tǒng)觀念的巨大革命，也是一場辦公手段的重要轉(zhuǎn)變，促進著政務(wù)部門工作方式與工作效率的變革。

現(xiàn)代社會計算機發(fā)展的日新月異，對檔案工作的革命性轉(zhuǎn)變也迫在眉睫。隨著電子政府工程的全面發(fā)展，檔案管理信息化也即將成為電子政府環(huán)境下亟待解決的問題。

一.電子政務(wù)與檔案信息化的關(guān)系

檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的重要組成部分，是電子政務(wù)建設(shè)不可缺少的重要公共信息資源。電子政務(wù)的出現(xiàn)使得檔案管理面臨新的載體、新的工作流程、新的工作方法，面對這些新的情況，檔案界從理論和實踐的角度，對電子政務(wù)環(huán)境下的檔案工作進行了許多探討和研究。開展檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該按照電子政務(wù)建設(shè)的總體要求開展工作。協(xié)調(diào)好電子政務(wù)和檔案信息化之間的關(guān)系，發(fā)展電子政務(wù)，推動檔案信息化建設(shè)，對我國政治經(jīng)濟文化各個方面的發(fā)展有著重要作用。如何適應(yīng)電子政務(wù)的發(fā)展，有針對性地做好檔案工作，是當前檔案管理迫切需要解決的重要課題。

二.電子政務(wù)發(fā)展給檔案信息化管理帶來的機遇

隨著電子政務(wù)的發(fā)展，無紙化辦公已成為一大趨勢。辦公過程的文字載體發(fā)生了由靜態(tài)向動態(tài)的轉(zhuǎn)換，給檔案事業(yè)的發(fā)展同時帶來了機遇與挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案媒介相比，電子化檔案的優(yōu)勢表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）簡化了原有的管理手段和方法，提高了工作效率。原有的傳統(tǒng)檔案包括了專業(yè)化的手工鑒定、分類、整理、組盒（卷）、編好號、蓋章、制卡（包括目錄與背脊）而運用計算機技術(shù)網(wǎng)絡(luò)化管理，只需把這些檔案信息內(nèi)容輸入計算機之后，計算機高效的信息處理功能，可以依據(jù)不同授權(quán)實現(xiàn)鑒定、分類、組卷、編目，進行各種統(tǒng)計與分析的功能，另外在檔案的保管中，我們常說的七防工作（即防盜、防火、防蟲、防塵、防潮、防光、防鼠）的現(xiàn)象如不慎發(fā)生，也可以通過計算機備份的信息數(shù)據(jù)庫輕易找回，不會給工作帶來不便和重大損失。

做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，為利用開發(fā)檔案信息資源也奠定了可靠、扎實、穩(wěn)定的檢索基礎(chǔ)，大大促進了檔案信息處理能力，加快了工作進程。

（2）可以充分有效的利用檔案，提升服務(wù)水平，尤其是在借閱、調(diào)卷、手工檢索、打印復(fù)印等單純依靠人力成本的環(huán)節(jié)中。檔案工作是開展各項工作的基礎(chǔ)，也是必要的依據(jù)和手段，應(yīng)用計算機技術(shù)開發(fā)與利用檔案的資源，是信息化、現(xiàn)代化、科技化的核心，可以取得明顯的經(jīng)濟效益和社會效益。

檔案信息化管理運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)理論和方式把檔案工作最優(yōu)化，應(yīng)用計算機進行檢索、借閱管理，極大的提高了檔案信息的利用率，并且查詢速度快，準確性高，檢索途徑與條件多樣，也能滿足各類條件的檢閱需要。

（3）可以大大的提高儲存空間，增加和豐富的檔案信息的數(shù)量，也使檔案信息資源的穩(wěn)定性得到大幅度改善?？s微技術(shù)、光盤技術(shù)等電子設(shè)備的采用為日益增多的檔案存儲和管理提供了有效的解決辦法。隨著電子科技的不斷進步和發(fā)展，讀取、存儲電子文件的設(shè)備日漸成熟完善，如CD、VCD、DVD、U盤、移動硬盤等電子載體都是易于攜帶、易于傳遞、易于保存的高科技技術(shù)新品，對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，我們可以根據(jù)不同的利用需要任意選擇，具有很強的穩(wěn)定性能，使用年限也比紙質(zhì)載體長得多。全方位、多層次的實現(xiàn)檔案信息一體化網(wǎng)絡(luò)管理，也可以為檔案信息資源打好質(zhì)量基礎(chǔ)，為龐大的檔案信息庫奠定檢索基礎(chǔ)。

（4）檔案信息現(xiàn)代化技術(shù)可以滿足不斷發(fā)展與更新的文檔處理手段升級新要求。

（5）檔案管理現(xiàn)代化手段可以提高檔案人員的修養(yǎng)和素質(zhì)，促進管理者共同進步，從而改善檔案工作者的工作環(huán)境和地位。信息時代的檔案工作者與計算機操作和應(yīng)用有著密不可分的關(guān)系，而從事檔案管理的工作人員大部分被認為是“邊緣化”人物，“干與不干一個樣”，“干多干少一個樣”一直都是對檔案工作人員的所謂評價。檔案人員若想真正提高工作環(huán)境和地位，必須調(diào)整傳統(tǒng)的服務(wù)意識和自身的知識結(jié)構(gòu)水平，要建立多元化的現(xiàn)代信息檔案專業(yè)知識，抓住計算機技術(shù)革命帶來的新契機。運用新技術(shù)手段進行檔案的信息化管理，要求檔案專業(yè)人員既要重視檔案業(yè)務(wù)知識，又要重視計算機軟、硬件知識，通過對檔案管理業(yè)務(wù)的逐漸深入了解，從主觀上提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，從客觀上有效地促進檔案工作人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平。

（6）檔案信息化管理實現(xiàn)了真正的資源共享，為實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)檢索的功能提供了有利條件。目前，很多檔案信息和文獻資料已經(jīng)通過不同的方式存儲于不同的電子載體中，有的檔案化信息系統(tǒng)已通過網(wǎng)絡(luò)連接達到了系統(tǒng)領(lǐng)域內(nèi)共享資料的效果，信息化檔案需要擔負信息資源的建設(shè)和開發(fā)，也要為網(wǎng)絡(luò)共同服務(wù)。檔案的自動化和數(shù)字化形式已通過網(wǎng)絡(luò)使管理模式進入到高層次的表現(xiàn)，充分利用高新技術(shù)手段，把大量有價值的檔案信息開發(fā)出來，使檔案管理信息廣泛擴散、傳遞、交流，這也是這個時代賦予檔案工作者的主要使命。

總之，傳統(tǒng)的檔案管理工作積淀了豐富的史料，提供了許多值得借鑒的經(jīng)驗，建立了比較系統(tǒng)和完善的檔案管理體系，為實現(xiàn)檔案信息化管理提供了重要的基礎(chǔ)條件。檔案管理部門以及檔案工作者要與時俱進，在電子政務(wù)管理的大環(huán)境之下，大膽地進行觀念創(chuàng)新、理論創(chuàng)新、體制創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新，積極探索電子政務(wù)時代全面履行檔案工作職能的新思路、新方法，提高檔案服務(wù)的及時性、針對性和實效性，全面推進檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

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3趙國俊.電子政務(wù)教程，北京：中國人民大學(xué)出版社.endprint