新形勢(shì)下檔案管理工作創(chuàng)新分析研究

文小瓊+汪紫薇

摘 要：本文闡述了檔案管理工作目前存在的問(wèn)題，分析研究了新形勢(shì)下檔案管理工作創(chuàng)新的意義，并就如何創(chuàng)新檔案管理工作提出了一些意見(jiàn)和建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理、檔案工作、創(chuàng)新發(fā)展、分析研究

1. 引 言

檔案記載著社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著問(wèn)題處理、科學(xué)決策、強(qiáng)化管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、研究開(kāi)發(fā)等方面的過(guò)程和成果。檔案管理工作是檔案工作的重要組成部分，是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作。隨著時(shí)代的發(fā)展，如何創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求及適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，已成為檔案管理工作面臨的新課題。

2. 檔案管理工作目前存在的問(wèn)題

（1）檔案管理理念保守，缺乏大局意識(shí)

現(xiàn)今的檔案工作發(fā)展緩慢，受到很多因素的影響，傳統(tǒng)的檔案管理理念在新形勢(shì)下就顯得太過(guò)保守過(guò)時(shí)，在有關(guān)檔案管理的高校教學(xué)方面也受到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識(shí)低，不重視等因素的影響而進(jìn)行的改革發(fā)展緩慢；企業(yè)領(lǐng)域中，由于著重進(jìn)行企業(yè)結(jié)構(gòu)升級(jí)轉(zhuǎn)型與制度改革工作，因此對(duì)檔案管理的工作也是重視不夠或幾乎停滯，這些多方面因素綜合影響檔案管理工作的發(fā)展的腳步，可謂是舉步維艱，使之面向管理規(guī)范化與管理科學(xué)化發(fā)展目標(biāo)始終無(wú)法實(shí)現(xiàn)。這些阻礙因素的出現(xiàn)，歸根結(jié)底源自缺乏檔案管理工作大局意識(shí)。檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層不重視研究檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，偏重目前可見(jiàn)的經(jīng)濟(jì)利益，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的創(chuàng)新與變革進(jìn)程。

（2）檔案硬件環(huán)境設(shè)施尚未齊全，管理體制不完善

我國(guó)檔案管理的實(shí)際工作中，存在的最明顯也是最為嚴(yán)重的狀況是檔案管理設(shè)施的落后甚至缺乏，更為夸張的是有的相關(guān)單位連檔案室都沒(méi)有設(shè)立。還有檔案室的設(shè)立規(guī)格仍達(dá)不到基礎(chǔ)層次條件，預(yù)防設(shè)施也不夠完善，防蟲(chóng)防潮的能力低下，而且檢索工具更加的不方便，人性化程度差，影響檔案服務(wù)的提升，阻礙著檔案信息化發(fā)展的腳步。

（3）檔案管理人員素質(zhì)與檔案工作要求不適應(yīng)

檔案工作的日益復(fù)雜性，繁重性，要求檔案管理工作人員需具備更加高強(qiáng)的檔案管理技能，這也能有利于管理工作的創(chuàng)新，然而我國(guó)在這方面的教育補(bǔ)充不足，導(dǎo)致相關(guān)人才短缺，先進(jìn)的一些科技成果不能很好的轉(zhuǎn)換應(yīng)用于檔案管理。

（4）以人工服務(wù)為主，管理方式單一

目前我國(guó)檔案管理工作狀況呈現(xiàn)出人工服務(wù)為主要服務(wù)形式的面貌，由于社會(huì)信息的快速發(fā)展，如今的檔案管理對(duì)象也越來(lái)越豐富，種類繁多，人工服務(wù)的綜合質(zhì)量跟效益是跟不上用戶對(duì)檔案信息的需求的，同時(shí)這種以手工操作占比較大的服務(wù)形式，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也阻礙檔案服務(wù)效率的提升，不利于檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3. 新形勢(shì)下檔案管理工作創(chuàng)新舉措分析研究

（1）創(chuàng)新管理模式和管理手段

創(chuàng)新管理模式和管理手段是檔案管理創(chuàng)新對(duì)策中最基本的內(nèi)容，也是最能夠直接影響到檔案管理工作發(fā)展的一方面，加強(qiáng)這兩方面的創(chuàng)新進(jìn)程，才能夠滿足新形勢(shì)下現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案資源急劇使用的要求。鑒于這些，企事業(yè)單位應(yīng)該足夠認(rèn)識(shí)到管理模式與管理手段創(chuàng)新的重要性。具體的實(shí)施措施可以制定比較明確的檔案管理目標(biāo)，并將此與人事的聘用業(yè)績(jī)考評(píng)薪資職務(wù)升降等相掛鉤，給檔案管理工作注入大量源源不斷的創(chuàng)新積極性。創(chuàng)新管理手段主要是引進(jìn)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理利用的現(xiàn)代科學(xué)化管理手段，以此為技術(shù)支持建立資源共享平臺(tái)。

（2）創(chuàng)新思想觀念和檔案使用價(jià)值

淘汰落后的檔案價(jià)值觀念，確定出正確的檔案工作管理的目標(biāo)，側(cè)重知識(shí)與創(chuàng)新的管理價(jià)值。增強(qiáng)檔案管理工作中對(duì)檔案使用效率的意識(shí)。檔案的使用價(jià)值作為檔案存在的最大意義，應(yīng)該創(chuàng)新提高檔案的利用管理效率，這也是檔案管理工作創(chuàng)新的核心，擯棄掉那些檔案工作中消極的思想，積極培養(yǎng)創(chuàng)新檔案管理意識(shí)，使檔案價(jià)值得到充分利用。

（3）創(chuàng)新檔案人員的管理水平

檔案管理工作創(chuàng)新中，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)也是很有必要的一項(xiàng)。提高檔案管理人員的綜合管理素質(zhì)及對(duì)管理工作的態(tài)度，這都利于創(chuàng)新的順利進(jìn)行。那么檔案所在單位需要成立檔案管理專組實(shí)施監(jiān)督檢查指導(dǎo)檔案管理工作；再有是建立單位檔案考核機(jī)制，動(dòng)態(tài)管理考核檔案工作，促使檔案工作朝向更加規(guī)范化科學(xué)化的層次發(fā)展。

（4）創(chuàng)新檔案管理工作的信息化建設(shè)

各行各業(yè)目前對(duì)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的植入應(yīng)用依賴也越來(lái)越深刻，檔案的信息管理當(dāng)然也由傳統(tǒng)形式發(fā)展面向信息化管理邁進(jìn)，這當(dāng)然也符合現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案資源的客觀需求的。檔案管理工作創(chuàng)新的實(shí)際目的與意義就在于能夠?qū)F(xiàn)有的檔案資源充分的開(kāi)發(fā)和利用，延長(zhǎng)檔案存儲(chǔ)時(shí)間跟使用壽命，促進(jìn)工作效率，鑒于我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展目前狀況，應(yīng)加快科技在檔案工作中的轉(zhuǎn)換的力度速度。具體實(shí)施措施是保證檔案信息的暢通流通性，增強(qiáng)時(shí)效性；再者是將傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)載體轉(zhuǎn)移發(fā)展成為電子數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)多重檔案形式滿足不同需求。

（5）檔案管理創(chuàng)新應(yīng)堅(jiān)持上下配合

在檔案管理工作創(chuàng)新中，檔案事業(yè)中處于上層的檔案行政管理部門與處于基層的檔案單位機(jī)構(gòu)之間存在管理下達(dá)與接受執(zhí)行的偏差性或脫節(jié)性，導(dǎo)致管理工作創(chuàng)新的節(jié)奏失調(diào)，出現(xiàn)虛假發(fā)展，損失了一部分創(chuàng)新積極性與實(shí)際工作應(yīng)取得效益。簡(jiǎn)單說(shuō)就是，行政管理的領(lǐng)導(dǎo)層在制定檔案管理措施條例與創(chuàng)新決策時(shí)，應(yīng)該密切結(jié)合基層檔案機(jī)構(gòu)存在的實(shí)際狀況形勢(shì)來(lái)進(jìn)行定奪。研究檔案工作自身存在的事物發(fā)展規(guī)律，加以合理利用，再?gòu)V納群賢，聆聽(tīng)檔案使用者的每一個(gè)回饋建議與意見(jiàn)。由于基層檔案機(jī)構(gòu)是與檔案工作以及之中出現(xiàn)的各方面問(wèn)題接觸最直接的一方，對(duì)檔案的基本狀況最為了解，也能夠?qū)n案工作做出全面的實(shí)際評(píng)價(jià)。

4. 總結(jié)

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，創(chuàng)新檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實(shí)地反映機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。只有高度重視文書(shū)檔案管理工作，不斷創(chuàng)新工作方法，才能使之順應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展需要，更有效地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

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