檔案的信息化建設與檔案管理的幾點思考

楊易木

【摘要】：現(xiàn)在檔案管理最顯著的特征是信息化，它代表了未來的發(fā)展趨勢，檔案的信息化有利于長期保存內(nèi)部檔案資料并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的融合共享。因此檔案的信息化建設與檔案管理顯得非常重要，直接影響到檔案管理的水平。本文根據(jù)檔案的信息化進程存在的問題提出了相應的解決策略，希望能夠引起廣大同行的思考。

【關鍵詞】：檔案管理；信息化；建設

1. 前言

檔案管理工作把核心是轉變檔案管理的方式，以前檔案管理的方式是實物保存，隨著信息化時代的來臨，要逐步轉變?yōu)樾畔⒒瘮?shù)字保存，這樣能夠使得檔案管理的有效期得到顯著的延長。檔案管理的信息化有利于檔案的分享，而且方便了檔案的使用，查找對應的檔案也變得很容易，節(jié)約了相應的時間，提高了檔案管理的相應的能力。目前來講，大多數(shù)的單位都已經(jīng)實施了信息化的檔案管理措施，但是由于檔案管理的數(shù)字化的建設仍然屬于探索的階段，因此影響檔案管理的信息化的建設的因素還有很多。本文主要研究的是對于檔案管理的信息化中存在的問題進行思考。提高單位對于檔案管理工作的質(zhì)量，盡最大程度合理的利用檔案。

2.影響檔案管理的因素分析

2.1 從思想上對于檔案管理的建設缺乏足夠的認識

由于數(shù)字化時代的來臨，也改變了檔案管理的方式。數(shù)字化的檔案管理方式是對檔案服務方式的改變，但是很多的檔案管理人員對此缺乏比較足夠的認識 ，對于檔案管理的信息化建設并沒有深刻的領悟到其中的變化。新的技術對于傳統(tǒng)的檔案管理工作的影響主要體現(xiàn)在以下的三個方面：第一個職能部門利用信息化對檔案進行管理，能夠有效地提高檔案管理的效率；第二個是，檔案管理的信息化建設能夠有效的提高檔案的利用率，方便民眾的查閱；第三個是，檔案管理的信息化建設，能夠促進檔案的共享，有效的提高公共資源的利用。如前文所言，很多檔案管理工作者并沒有認識到數(shù)字化，信息化對于檔案管理工作所帶來的深刻變革，這樣就影響了檔案管理工作的效率。所以檔案管理工作者要正確認識信息化對于檔案管理工作的重要性。

2.2 對于如何利用檔案資源存在誤區(qū)

對于檔案資源的如何使用你是影響檔案信息化的因素 之一。以前的檔案管理的做法是將檔案進行整理放入檔案館進行保存，如果有需要的話就去檔案館進行查閱。隨著現(xiàn)在信息技術的發(fā)展，檔案管理工作的核心也發(fā)生了變化，提倡資源共享，以便于更好的利用檔案資源。這樣更好地以服務大眾為目的，發(fā)揮檔案管理的作用與實際的價值。只注重檔案的保存而并不注重檔案的使用，就會造成檔案管理工作的效率的低下。

2.3 地區(qū)檔案管理部門之間新化差異明顯

由于各地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展水平不一樣，檔案管理的信息化程度也并不一致。有些部門的檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了信息化，有的部門還是需要人工操作，對于檔案資源的共享造成了極大的阻礙，就無法正常合理的利用檔案資源。

3如何加強檔案管理的信息化建設

3.1 對電子文檔加強管理

隨著計算機技術的普及，越來越多的文檔等做成電子文檔上傳到電腦上，因此對于電子文檔的加強管理就有特別重要的意義。只要做到以下幾點：一是部門之間的電子檔案要規(guī)范化，建立統(tǒng)一的電子檔案制度，對于電子檔案的有效性要進行確認；二是對于電子檔案要進行合理的保存。相對于文本文件，電子檔案的形成時間比較短，能否進行保存還需要長期的觀察，因此，在實際的工作中要做好電子檔案的保存工作，及時對電子檔案進行復制或者備份，這樣可以有效的避免電子檔案出現(xiàn)的丟失的問題。

3.2 要在網(wǎng)絡中建立文件夾

建立網(wǎng)絡檔案的好處是可以有效的提高檔案管理的效率，這樣起到了良好的效果。建立網(wǎng)絡檔案主要做到以下幾點：首先要建立好保存檔案的網(wǎng)站，對于內(nèi)部和公眾的服務力度都需要加強，要大力宣傳網(wǎng)絡檔案，便于檔案的合理利用；檔案管理的硬件設備也要跟上，要及時采購最新的檔案管理設備，這是實現(xiàn)網(wǎng)絡檔案共享的物質(zhì)條件，可以顯著的提高檔案管理的有效性和安全性。

3.3 提高檔案管理的信息化手段

提高檔案管理的信息化手段主要有以下兩點：一是要建立檔案管理的制度，做到有章可循，提高檔案管理的效率；二是要轉變傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)展的理念，用現(xiàn)代化的思維方式去解決檔案管理問題，信息化手段來組織檔案管理工作；

3.4 提高檔案管理從業(yè)人員的業(yè)務素質(zhì)

檔案管理工作能否有成效，檔案管理從業(yè)人員具有決定性的作用，因此我們要提高檔案管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)，主要需要做到以下幾點：檔案管理人員的選擇上要具有專業(yè)化的素質(zhì)，檔案管理人員不僅僅從事的是檔案的保存工作，還需要在網(wǎng)絡上對檔案進行合理有效的保存加工和進行整理，有的時候還需要對檔案的實際的格式進行修改，檔案管理人員除了要具備一般的檔案管理知識，還要具備基礎的計算機的知識，所以這就要求檔案管理人員具有綜合的業(yè)務素質(zhì)才能適應新時代的檔案管理工作的要求。第二個是對于單位的檔案管理人員要組織定期的關于檔案管理工作的實際的培訓，隨著科學技術的進步，檔案管理的知識也是日新月異，因此我們檔案管理人員也要與時俱進不斷的學習新的檔案管理的知識，這樣就能夠極大的滿足社會上對于檔案管理人才的需求。經(jīng)常性的進行技能上的培訓可以對于檔案管理人員的知識的架構進行合理的梳理，積極的提高檔案管理人員的素質(zhì)，這樣才能更好的開展檔案管理工作。第三個是檔案管理的競爭機制的設置，對于優(yōu)秀的人才，要主動的設置合理的崗位，不要拘泥于具體的形式，充分發(fā)揮人才的帶頭作用。這樣可以有效的發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性。

4 總結

檔案管理的信息化的建設對于未來檔案管理工作的發(fā)展具有十分重要的意義，可以在實際的工作中國積極的轉變檔案管理的發(fā)展模式，使得民眾能夠充分利用檔案，提高檔案的使用效率。本文主要探究了在檔案管理的信息化建設所面臨的問題，并由此提出解決問題的策略，通過與時俱進的不斷學習，加強對檔案管理工作的了解，提高在實際工作當中，信息化管理的檔案的能力。總之，檔案管理的信息化技術對于整個檔案管理工作具有深刻的變革影響。

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