淺談文書檔案的辦公自動化應(yīng)用和管理

李玉婷

摘要：目前，因為受到我國檔案有關(guān)法律的一定制約，部分工作材料在上報或者是審核過程中，依然需要采用文書檔案的形式呈現(xiàn)，而目前文書檔案的辦公自動化應(yīng)用和管理，則在很大程度上提高了工作效率。本文主要從檔案管理系統(tǒng)在文書檔案中的具體應(yīng)用入手，分析了文書檔案的辦公自動化管理中存在的問題，并對提升文書檔案的辦公自動化應(yīng)用的有效措施做出了進(jìn)一步探討。

關(guān)鍵詞：文書檔案；辦公自動化；應(yīng)用；管理

想要使辦公的工作效率得到有效提升，最為關(guān)鍵的就是將文書檔案管理水平加以提升。隨著社會的進(jìn)一步發(fā)展，文書檔案的管理水平也得到了很大提升，而針對社會各個方面的實際需求來講，也因為文書檔案的辦公自動化應(yīng)用和管理得到了較好滿足。

一、檔案管理系統(tǒng)在文書檔案的應(yīng)用內(nèi)容

在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)的前提條件下，檔案資料電子文檔保存也成為工作工程中的重點內(nèi)容。針對文書檔案來講，檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用內(nèi)容主要可從以下幾個方面體現(xiàn)出來：第一，建立檔案設(shè)置模塊。檔案管理人員可以在這一模塊中，根據(jù)實際需求設(shè)置檔案分類，同時根據(jù)檔案類別，將其著錄界面進(jìn)行定義。第二，建立入庫登記模塊。在接收核對無誤的歸檔資料以后，檔案管理人員可以在這一版塊中，新增設(shè)檔案入庫登記。第三，建立借閱跟蹤模塊?？梢栽谶@一版塊中登記或是查看檔案資料的借閱歸還狀況。第四，建立出庫登記模塊?？梢栽谶@一版塊中查看出庫申請，同時在將檔案移交之后，對新增檔案做出庫登記。第五，建立移交記錄模塊。檔案管理人員可以在這一版塊中，記錄檔案交接情況等。這些板塊的建立與應(yīng)用，對于文書檔案工作具有重大意義，其能夠使檔案的保密性與安全型得到更好保障。

二、文書檔案的辦公自動化管理中存在的問題

（一）電子文件的保密性不強

因為我國目前正處在信息化辦公模式轉(zhuǎn)化階段，很多技術(shù)與具體操作還是沒有達(dá)到成熟，在多數(shù)企事業(yè)單位當(dāng)中，依然會采用紙張檔案方式來記錄與管理平日檔案，從而確保企事業(yè)單位整體工作可以處于正常運行的狀態(tài)。此外，針對銀行等很多單位來講，當(dāng)前在辦理業(yè)務(wù)或者是開展其它工作的過程中，依然需要確認(rèn)文件，在文件當(dāng)中，只有具有單位公章或者領(lǐng)導(dǎo)簽字等才可以使文件的真實性與可靠性得到確認(rèn)。而在電子文件當(dāng)中，則與紙張檔案有著明顯差異，其并不能實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)簽字或者蓋章等。所以，我國當(dāng)前只有紙張文件才能夠具備一定的保密性與安全性。

（二）重視度較低

從目前文書檔案的辦公自動化管理工作來講，仍然有較多問題存在，比如，檔案管理信息化建設(shè)沒有達(dá)到規(guī)范、科學(xué)信息軟件運用較為雜亂等，這些問題的存在，對于文書檔案管理辦公自動化建設(shè)工作的更好發(fā)展將產(chǎn)生直接影響。而致使這些情況的關(guān)鍵因素，就是在于重視度不高，領(lǐng)導(dǎo)對于辦公自動化建設(shè)意識較為薄弱，不管是人力或者物力方面都沒有進(jìn)行較好的投入，不能夠針對目前社會發(fā)展的的實際需求，將原本的工作制度加以改善。從而無法在辦公自動化背景下，讓檔案管理工作的實際需求得到滿足，以至使文書檔案管理工作辦公自動化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展受到一定制約。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

在實行電子檔案管理的過程中，檔案管理人員必須把各個部門的資料與其它檔案，經(jīng)過電子計算機終端以數(shù)據(jù)的模式將其輸入至電子計算機當(dāng)中，使用電子計算機技術(shù)把檔案做出具體規(guī)劃、分類存檔與管理。在這整個操作過程中，企事業(yè)單位除了具有較為先進(jìn)的計算機設(shè)備與現(xiàn)代化辦公制度之外，最為關(guān)鍵的是需要檔案管理人員具有一定的電子計算機基礎(chǔ)知識與基本的操作技能，可以對辦公軟件進(jìn)行熟練應(yīng)用。并結(jié)合自身檔案管理專業(yè)知識，將電子化辦公工作順利完成。不過，因為我國很多檔案管理人員的年齡均普遍偏大，對于電子計算機知識極為缺乏，在工過程中，不能對紙張檔案與電子檔案管理之間進(jìn)行較好的處理，所以非常容易產(chǎn)生混亂。而針對部分企業(yè)來講，因為缺乏有關(guān)理念，并未將專門的計算機培訓(xùn)課程加以設(shè)立，或者整個培訓(xùn)過程中太過形式化，以至使檔案管理部門不能對計算機技術(shù)進(jìn)行較為全面的了解并掌握，進(jìn)而影響到工作的正常進(jìn)行。

三、提升文書檔案的辦公自動化應(yīng)用的有效措施

（一）將電子檔案管理的安全性加以提高

想要提升電子檔案保密性與安全性，主要可根據(jù)以下四個方面實行：第一，利用縮微技術(shù)，將留有手跡或者蓋有印章等文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂袌D像性質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)電子文件，以此避免文件信息被篡改，進(jìn)而確保文件內(nèi)容的最初面貌與原始性。此外，利用此種方法還能夠降低文檔的儲存空間，這對于文檔的長期保存有很大幫助。第二，通過防火墻與路由器等方式，隔離辦公自動化的內(nèi)外網(wǎng)，從而使文檔的保密性得到進(jìn)一步提高。第三，通過專用軟件，將電子文檔的保密處理加以強化。第四，使用驗證與備份的形式防御文件的失真與丟失，并且一定要將部分需永久性保存的文件，制作成縮微品或是紙質(zhì)文件。

（二）將領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視度加以提高

單位領(lǐng)導(dǎo)一定要將辦公自動化建設(shè)思想意識加強，進(jìn)而對人力、財力與物力方面的支持力度加大，特別是需要確保硬件設(shè)施的完備。同時，需按時召開專題會議，對科學(xué)且合理的具體工作流程做出進(jìn)一步探究，以此促使辦公人員認(rèn)真管理。此外，還需將檔案管理中的各項規(guī)律制度加以創(chuàng)建，不斷完善工作體制，對于日常工作，則需要根據(jù)規(guī)章制度來實行，進(jìn)而把檔案管理工作逐步由紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換成信息化與自動化管理。

（三）將檔案管理人才的培養(yǎng)加以強化

檔案管理人員的技術(shù)水平對于具體工作的質(zhì)量與速度能夠起到?jīng)Q定性作用，因此，必須將檔案管理人才的培養(yǎng)加以強化。首先要做的就是引入高端的技術(shù)產(chǎn)品與硬件設(shè)施，并讓檔案管理人員對此類設(shè)備進(jìn)行較為全面的了解與清楚認(rèn)識。只有對產(chǎn)品的性能足夠熟悉，才可以對此做出進(jìn)一步學(xué)習(xí)，以此熟練運用相關(guān)技術(shù)，從而使管理水平得到一定提升。同時，需調(diào)動員工學(xué)習(xí)與管理的積極性，因為個人的主動性對于最終的學(xué)習(xí)效果將產(chǎn)生直接影響。文書檔案管理部門需將管理力度加大，并增強與外界之間的交流，借鑒一些成功的案例，對于科技的進(jìn)一步發(fā)展一定要時刻關(guān)注。進(jìn)而將最為先進(jìn)的技術(shù)引入，以至使工作效率得到有效提升。

結(jié)束語：

檔案管理工作對于單位的正常運行具有直接影響，在當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)條件下，將文書檔案管理實行信息化建設(shè)，這不僅是社會得以更好發(fā)展的實際需求，并且也是檔案管理部門持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。因此，對于這一方面的工作中存在的問題必須做出進(jìn)一步探究，進(jìn)而找出與之對應(yīng)的解決措施，從而使文書檔案的變工自動化應(yīng)用和管理都能夠得到更大提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]莫莉莉.淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].黑龍江史志，2015（11）.

[2]于凡.淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].企業(yè)文化旬刊，2015（2）.