如何做好人社局的檔案管理工作

劉英

摘要：人社局是指我國的人力資源和社會(huì)保障局，這個(gè)單位主要的工作內(nèi)容就是進(jìn)行檔案的管理工作，以為人民服務(wù)為宗旨。其中它的工作重心就是人事檔案的管理工作，這是人事資料的匯總，能夠通過這個(gè)單位聯(lián)系各個(gè)企業(yè)和部門，因此，在實(shí)際中，人社局是起到一定連接作用的，也是為民生服務(wù)，而它的檔案管理工作就是進(jìn)行民生服務(wù)的工作重心。但是目前在我國的人社局檔案管理方面還是會(huì)出現(xiàn)不少問題，這些問題都一定程度上制約著我國檔案管理工作的有效開展，這就需要管理人員能夠協(xié)調(diào)好各個(gè)部門和人員，采取措施，以使檔案管理水平得到有效的提高。

關(guān)鍵詞：人社局；檔案；管理工作

檔案管理在如今的社會(huì)發(fā)展中具有很大的價(jià)值，大多企業(yè)都有這一工作內(nèi)容，這對(duì)于企業(yè)的人才培養(yǎng)和資料利用具有重大意義。而我國政府方面也設(shè)立了人社局，就是服務(wù)大眾的，通過檔案管理能夠?yàn)槿藗冞M(jìn)行相應(yīng)的服務(wù)，其中人事檔案是重要的一部分，這對(duì)相關(guān)企業(yè)的人人才補(bǔ)充和經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有很大作用。針對(duì)目前我國人社局的檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，有關(guān)人員應(yīng)該進(jìn)行思考，如何能夠做好檔案管理工作是關(guān)鍵，這是時(shí)代發(fā)展的必然要求，只有將檔案工作的管理水平提高，才能有助于人社局很好的服務(wù)于大眾。

1新時(shí)期人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理工作非常重要，人力資源和社會(huì)保障局在這方面已經(jīng)積累了很多的經(jīng)驗(yàn)。但是，在基層人員的人事檔案管理工作中，還存在一些問題，主要體現(xiàn)在：

1.1市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展導(dǎo)致人檔分離、棄檔不用的情況日益嚴(yán)重，人事檔案管理工作的效率受到了影響。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)制度的改革，私營經(jīng)濟(jì)在市場(chǎng)中的比例逐漸增大，人才資源配置的市場(chǎng)化也日益明顯。而在私營企業(yè)中，私營企業(yè)主及其雇員是基本不需要人事檔案的。這就造成了許多人根本不重視人事檔案，人檔分離甚至棄檔不用的人員數(shù)目越來越多。許多人員的檔案都已經(jīng)成為了死檔，根本無人問津。但這些檔案又不能不管，這些情況都影響了人事檔案管理工作的效率。

1.2人事檔案的內(nèi)容過于簡單，信息量不足

目前，一些人力資源和社會(huì)保障局的人事檔案收集歸檔的范圍依然沿用“老十類”的標(biāo)準(zhǔn)，即履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，政治歷史情況的審查材料；參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；獎(jiǎng)勵(lì)材料；處分材料；錄用、任免、轉(zhuǎn)業(yè)、工資等材料，其他可供組織參考的材料。但是，隨著近年來我國用人制度的不斷改革與完善，人員考核制度的健全與發(fā)展，人事檔案材料中關(guān)于人員的人才類型、管理才能、技術(shù)專長、工作實(shí)績、心理素質(zhì)、個(gè)性特點(diǎn)等方面的材料卻少之又少。

1.3人事檔案管理的模式落后，造成人事檔案管理工作的作用大打折扣

目前，許多地方的人事檔案管理工作沒有利用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)信息進(jìn)行必要的分類、歸納、排列乃至分析，造成了人事檔案不便于查閱，更不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1.4管理機(jī)構(gòu)和管理人員的安全意識(shí)不足

一些人力資源和社會(huì)保障局在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)時(shí)，基于安全意識(shí)不足和對(duì)信息技術(shù)安全的了解不充分，經(jīng)常由于不當(dāng)?shù)牟僮骰蛘呤褂么嬖诎踩┒吹能浖斐呻娔X癱瘓、受到黑客或者病毒的攻擊，嚴(yán)重的甚至造成了檔案信息的丟失或者泄露，給人事檔案管理工作帶來了巨大的損失。

2新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案高效管理的措施

針對(duì)上面提到的幾個(gè)問題，要規(guī)范辦公人員的人事檔案管理工作，提高人事檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮人事檔案的作用。我們需要從以下幾個(gè)方面著手：

2.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

首先要強(qiáng)化檔案意識(shí)，從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都要充分認(rèn)識(shí)人事檔案在人事工作中的基礎(chǔ)作用，清楚人事檔案的社會(huì)價(jià)值。本著對(duì)組織和個(gè)人負(fù)責(zé)的態(tài)度，重視和加強(qiáng)人事檔案工作。其次要找準(zhǔn)工作的重心，從約束管理型向服務(wù)管理型轉(zhuǎn)變。人事檔案管理是基礎(chǔ)，服務(wù)是宗旨。把人事檔案的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到服務(wù)上來是形勢(shì)的需要，要服務(wù)人力資源開發(fā)的大局，做好檔案管理工作。

2.2對(duì)人事檔案進(jìn)行分級(jí)別管理，提高人事檔案管理的工作效率及作用

結(jié)合社會(huì)發(fā)展的需要，針對(duì)不同社會(huì)群體的不同需求，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類別管理。對(duì)死檔和棄檔進(jìn)行相應(yīng)的處理。加強(qiáng)人事檔案的可流動(dòng)性和便捷性，提高人事檔案在人才流動(dòng)過程中的功用。通過采用上述措施，可以把有效的人員和工作精力投入到龐雜的人事檔案管理工作中，從而提高人事檔案管理工作的效率，強(qiáng)化人事檔案管理工作在人才流動(dòng)和社會(huì)發(fā)展過程中的作用，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供有效的支持。

2.3加強(qiáng)對(duì)人事檔案利用信息的收集

要加強(qiáng)對(duì)人事檔案利用信息的收集，對(duì)于人才類型、管理才能、技術(shù)專長、工作實(shí)績、心理素質(zhì)、個(gè)性特點(diǎn)等方面的信息收集一定要作為重點(diǎn)，這樣就能夠充分保證人事檔案管理工作可以符合新的形勢(shì)下產(chǎn)生的一些需求。

2.4建立相對(duì)統(tǒng)一的人事檔案管理模式，規(guī)范人事檔案的內(nèi)容

一些人力資源和社會(huì)保障局應(yīng)當(dāng)建立相對(duì)統(tǒng)一的人事檔案管理模式，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，保證人事檔案在形成、修訂、流轉(zhuǎn)等各個(gè)過程中都有可參考的規(guī)范和制度。此外，還要規(guī)范人事檔案的內(nèi)容，盡量保證^事檔案的內(nèi)容即符合法律法規(guī)的要求，也符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。這樣才可以充分提高人事檔案的使用率和可使用率。

2.5提高安全意識(shí)及業(yè)務(wù)水平

提高檔案管理工作水平是迫在眉睫的任務(wù)，這就需要人社局有關(guān)的工作人員能夠提高對(duì)于檔案管理工作的基礎(chǔ)認(rèn)識(shí)和重視。在認(rèn)識(shí)方面加強(qiáng)也就是在責(zé)任方面加強(qiáng)，能夠使得檔案資料的安全和真實(shí)性有一定的保障，這是進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)。其次就是工作人員的業(yè)務(wù)能力上還有很大的進(jìn)步空間。如今隨著社會(huì)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)有了許多新的應(yīng)用，在檔案管理中也需要進(jìn)行信息化的管理，這種高科技的管理手段正是有關(guān)人員所應(yīng)該掌握的，因此在計(jì)算機(jī)能力上有關(guān)部門應(yīng)該加大培養(yǎng)力度，使得工作人元能夠充分利用現(xiàn)代的高科技進(jìn)行實(shí)現(xiàn)檔案工作的有效管理。這里需要注意的是，在利用高科技進(jìn)行檔案管理的過程中，就會(huì)涉及到網(wǎng)絡(luò)安全等問題，這是由管理方式和時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)所決定的，因此，這也要求檔案的管理人員有一定的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)并且具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技能，從而加強(qiáng)檔案的管理，使得資料具有保密性。其次，在業(yè)務(wù)能力方面，工作人員要將基本的工作做好，能夠不斷的進(jìn)行知識(shí)的進(jìn)修，跟上新時(shí)代檔案管理工作發(fā)展的步伐，在資料上保證其不失真、完整且安全，這才是如今的檔案管理人員應(yīng)該做到的方面。

3 總結(jié)

人事檔案管理工作是我國的人社局中重要的工作內(nèi)容，是一個(gè)國家進(jìn)行人才儲(chǔ)備的場(chǎng)所，對(duì)于人們的資料能夠有效的進(jìn)行匯總，有利于企業(yè)進(jìn)行人才的選拔和培養(yǎng)，同時(shí)也有利于社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，因此，它是我國工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但是目前我國的檔案管理工作的效果不是很好，在制度等方面都有所欠缺，這和工作人員有一定的聯(lián)系，也和管理制度的不足有關(guān)系，這就需要管理人員能夠?qū)n案管理工作加以重視，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)民生得以改善，人們的利益和企業(yè)的利益都能有所體現(xiàn)。除此之外，在新時(shí)代到來之際，人們對(duì)于科技的利用也應(yīng)該應(yīng)用到檔案管理中，以完善檔案管理工作的順利落實(shí)，為人們和企業(yè)提供發(fā)展的平臺(tái)，從而有利于國民經(jīng)濟(jì)的創(chuàng)收增長。

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