新時(shí)期會計(jì)檔案管理工作探究

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，會計(jì)工作趨向現(xiàn)代化發(fā)展。在這樣的前提下，會計(jì)工作逐漸向信息化、標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變。相應(yīng)的會計(jì)檔案管理也需要隨著會計(jì)檔案的演進(jìn)跟進(jìn)。現(xiàn)代化會計(jì)檔案能夠減輕工作人員的勞動強(qiáng)度，還能夠改善傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理工作的許多弊端和缺陷。但是會計(jì)檔案現(xiàn)代化的過程并不是一蹴而就的，需要在摸索中不斷發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。本文對現(xiàn)代化背景下的會計(jì)檔案管理工作做了相關(guān)的研究。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化；會計(jì)；會計(jì)檔案

一、會計(jì)檔案的現(xiàn)代化

會計(jì)檔案工作是企業(yè)檔案管理工作中必不可少的重要組成，它真實(shí)的記錄著企業(yè)的會計(jì)數(shù)據(jù)，為日后的會計(jì)核算工作提供依據(jù)。會計(jì)檔案管理是任何單位的管理工作中不可或缺的重要組成部分，有其特有的科學(xué)價(jià)值和存在屬性。而現(xiàn)代化的會計(jì)檔案則是指各級各類單位對本單位在辦公過程中由各種電子設(shè)備生成的有保存和利用價(jià)值的聲音、圖像等的得到歸檔的電子文件。電子會計(jì)檔案能夠及時(shí)歸檔，接受方便；能夠較為齊全的進(jìn)行歸檔，但是所利用的存儲空間卻比普通會計(jì)檔案小的多，方便管理；由于電子會計(jì)檔案通過電子軟件進(jìn)行管理存儲，方便共享；利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠釋放會計(jì)檔案工作人員的雙手，釋放壓力，提高效率。

會計(jì)檔案現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)了會計(jì)檔案資源的合理配置，把現(xiàn)存會計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，提高重要會計(jì)檔案的保護(hù)程度和利用率。

二、現(xiàn)代化會計(jì)檔案管理工作面臨的問題

（一）會計(jì)檔案管理地位低下。企業(yè)自身如果不能正面處理會計(jì)檔案現(xiàn)代化過程中存在的問題，任由其進(jìn)一步擴(kuò)散，原本的問題隱患將會在工作進(jìn)程中盡情發(fā)酵，給企業(yè)帶來更加嚴(yán)重的損失。在對以往的應(yīng)對情況的研究看來，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層對會計(jì)檔案現(xiàn)代化帶來的影響不夠重視，單薄的意識使企業(yè)不能夠積極尋找新的方式方法解決問題，不能夠準(zhǔn)確把握檔案管理工作發(fā)展規(guī)律，缺乏對檔案管理走向的靈敏度，企業(yè)的工作也大多以盈利為主，會計(jì)部門對于他們的現(xiàn)代化檔案建設(shè)也沒有重視起來。因此，最終出現(xiàn)了會計(jì)檔案現(xiàn)代化進(jìn)程緩慢，不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。

（二）會計(jì)檔案管理落后于其他工作。雖然現(xiàn)在大多企業(yè)已經(jīng)把會計(jì)檔案現(xiàn)代化建設(shè)明確歸為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但是由于檔案現(xiàn)代化建設(shè)的服務(wù)性質(zhì)，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)上至領(lǐng)導(dǎo)、下至工作人員都對現(xiàn)代化會計(jì)檔案信息化建設(shè)對企業(yè)產(chǎn)生的效益和價(jià)值抱有懷疑態(tài)度。因此，在大多企業(yè)中，現(xiàn)代化會計(jì)檔案信息化建設(shè)處在一個(gè)不顯山不露水的尷尬境地，成為給其他管理工作做陪襯的綠葉，為其他管理工作做鋪墊。在實(shí)際扶持工作的落實(shí)中，檔案現(xiàn)代化建設(shè)的實(shí)際職能和作用被削弱，處于一個(gè)較為低下的位置。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)待提升。據(jù)調(diào)查顯示，雖然部分企業(yè)已經(jīng)開始聘請專業(yè)的現(xiàn)代化會計(jì)檔案建設(shè)人員進(jìn)行檔案的收集、分類、歸檔等日常管理工作。但是不可忽視的是，仍然有很多企業(yè)的檔案建設(shè)人員的專業(yè)知識與技能水平過低，對現(xiàn)代化信息技術(shù)的掌握能力也很低。就此影響了現(xiàn)代化會計(jì)檔案建設(shè)的速度與質(zhì)量，最終影響企業(yè)管理水平的提高。

三、會計(jì)檔案管理工作現(xiàn)代化改進(jìn)建議

（一）加深會計(jì)檔案現(xiàn)代化認(rèn)識程度。會計(jì)檔案管理作為會計(jì)建設(shè)一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，此項(xiàng)工作要求檔案管理人員必須要涉獵廣博的專業(yè)知識，只有強(qiáng)化會計(jì)檔案管理，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

現(xiàn)代化會計(jì)檔案管理工作是會計(jì)建設(shè)過程中的重要組成部分，需要檔案管理人員具備極其廣泛的專業(yè)知識。而且只有真正得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能獲得迅速的改變。而是否能夠得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，是現(xiàn)代化會計(jì)檔案管理工作有效進(jìn)行的重要依據(jù)。企業(yè)的會計(jì)主管部門如果能夠定期檢查現(xiàn)代化會計(jì)檔案，并高度重視其科學(xué)化建設(shè)，以企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃為目的，這樣才能引起相關(guān)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視。作為檔案管理人員，應(yīng)該充分發(fā)揮其管理職能，必要性的向領(lǐng)導(dǎo)宣傳會計(jì)檔案現(xiàn)代化對于單位健康發(fā)展的重要性，從而引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注。

（二）加強(qiáng)會計(jì)檔案管理人員培訓(xùn)。如今企業(yè)最缺少的就是復(fù)合型的現(xiàn)代化會計(jì)檔案管理人才，專業(yè)知識與能力的不足和學(xué)習(xí)能力的缺乏嚴(yán)重拉低了檔案現(xiàn)代化建設(shè)水平。而掌握現(xiàn)代化管理技能和信息技術(shù)是高效完成檔案管理工作的基礎(chǔ)。

因此，雙管齊下的培養(yǎng)現(xiàn)代化會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)工作人員的繼續(xù)教育，為現(xiàn)代化會計(jì)檔案管理部門擁有高精尖的檔案管理人員而努力，是企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與部門應(yīng)該高度重視的。不僅如此，由于現(xiàn)代化會計(jì)檔案工作的特殊性，要求檔案管理人員必須擁有高度的責(zé)任心和使命感，以及相當(dāng)高的耐心。因此在培訓(xùn)過程中，應(yīng)該注意陶冶檔案管理人員的情操，培養(yǎng)他們的思想道德素質(zhì)，打造一支德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)管理隊(duì)伍。

（三）建立現(xiàn)代化會計(jì)檔案運(yùn)行機(jī)制。對現(xiàn)代化會計(jì)檔案管理工作的改進(jìn)離不開管理制度的建設(shè)與完善，只有規(guī)范了檔案管理制度，才能保證檔案管理工作運(yùn)行機(jī)制的良性循環(huán)。因此，所屬企業(yè)的現(xiàn)代化會計(jì)檔案管理工作人員都應(yīng)當(dāng)掌握檔案管理制度知識，強(qiáng)化現(xiàn)代化會計(jì)檔案建設(shè)意識，學(xué)習(xí)了解關(guān)于現(xiàn)代化會計(jì)檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合本地具體實(shí)際情況，對現(xiàn)代化會計(jì)檔案工作的管理做到具體問題具體分析，建立完善的歸檔制度，從源頭上做好檔案的收集工作。對各部門應(yīng)歸檔的檔案材料要按照相關(guān)規(guī)定保證能按時(shí)、按量、按質(zhì)歸檔，從而確保專職人員對現(xiàn)代化會計(jì)檔案建設(shè)的順利進(jìn)行。檔案室也應(yīng)負(fù)起責(zé)任，認(rèn)真保存、接收檔案，確保檔案的完整性。

（四）建設(shè)現(xiàn)代化會計(jì)檔案循序漸進(jìn)。在基礎(chǔ)建設(shè)階段，首先應(yīng)該轉(zhuǎn)變檔案部門全員的思想觀念，使全員認(rèn)可現(xiàn)代化會計(jì)檔案的優(yōu)勢，現(xiàn)代化會計(jì)檔案的地位得到穩(wěn)固，為接下來的開發(fā)與建設(shè)奠定思想基礎(chǔ)。其次，要加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)投入?，F(xiàn)代化會計(jì)檔案的建設(shè)離不開技術(shù)的支持，只有不斷引進(jìn)新興高科技技術(shù)，才能為現(xiàn)代化會計(jì)檔案建設(shè)提供完整的服務(wù)。另外還要不斷深入研究現(xiàn)代化會計(jì)檔案建設(shè)原理，明確建設(shè)目標(biāo)，才能為現(xiàn)代化會計(jì)檔案建設(shè)提供參考。最后充分利用數(shù)字檔案，數(shù)字檔案已經(jīng)興起多年，檔案建設(shè)也取得了一定成效，現(xiàn)代化會計(jì)檔案可以說是數(shù)字檔案的一種提升，只有充分利用數(shù)字檔案的優(yōu)勢，才能又快又好的建設(shè)現(xiàn)代化會計(jì)檔案。

四、結(jié)束語

完善會計(jì)檔案工作，推進(jìn)會計(jì)檔案現(xiàn)代化建設(shè)需要一個(gè)漫長而久遠(yuǎn)的時(shí)間，需要在建設(shè)好頂層設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，有條不紊，循序漸進(jìn)的進(jìn)行。

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作者簡介：隋明莉（1969.4—），女，籍貫：山東省乳山市，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于山東省行政管理學(xué)院，現(xiàn)有職稱：助理會計(jì)師。endprint