Word2010郵件合并在高校錄取通知書打印中的應(yīng)用

吳姍

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.25.010

摘 要：高校錄取通知書的打印是一個(gè)工作量非常大的工作，如果采用傳統(tǒng)的方式手動(dòng)一張一張地打印，需要耗費(fèi)非常多的時(shí)間和精力，并且容易出錯(cuò)。本文通過使用Microsoft Office Word2010中的郵件合并功能，讓W(xué)ord和Excel協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)高校錄取通知書的“批量處理”，減少工作人員的工作量，降低出錯(cuò)率，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：Word2010 Excel2010 郵件合并 域

中圖分類號(hào)：TP391.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）09（a）-0010-02

Word和Excel在日常的辦公中得到了十分廣泛的應(yīng)用，Word2010的郵件合并功能能夠在任何需要大量制作模板化文檔的場(chǎng)合中發(fā)揮十分重要的作用。用戶可以借助它批量處理信函、信封、標(biāo)簽、電子郵件，例如制作日常生活或工作中常見的通知書、工資條、準(zhǔn)考證、畢業(yè)證書等，完整使用“郵件合并”功能打印相關(guān)文檔需要以下四個(gè)步驟，見圖1。

1 準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源文件

數(shù)據(jù)源指的是具有規(guī)范格式的文件，它可以是Microsoft Excel電子表格、Microsoft Outlook聯(lián)系人列表、Microsoft Access數(shù)據(jù)庫等，本文中的數(shù)據(jù)源文件為錄入了學(xué)生信息的Microsoft Office Excel2010電子表格。

2 制作主文檔

在WORD2010郵件合并中，根據(jù)用戶不同的用途，提供了不同的主文檔模板，其中包括：信函、電子郵件、傳真、信封、標(biāo)簽、目錄、普通WORD文檔等。本文中的主文檔為用Word2010制作的具有信函格式的文檔。

3 “郵件合并”生成新文檔

3.1 選擇文檔類型

在“郵件合并”窗格中，提供了五種文檔類型，分別為：信函、電子郵件、信封、標(biāo)簽、目錄，本文中打印的錄取通知書屬于“信函”。

打開主文檔，選擇“郵件”選項(xiàng)卡，在“開始郵件合并”下拉菜單中選擇“郵件合并分布向?qū)А边x項(xiàng)，在右側(cè)窗口出現(xiàn)“郵件合并”任務(wù)窗格。在“選擇文檔類型”的選項(xiàng)中選擇“信函”，單擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”鏈接。

3.2 選擇開始文檔

在“選擇開始文檔”選項(xiàng)區(qū)域中提供了三種設(shè)置信函的方式：使用當(dāng)前文檔、從模板開始、從現(xiàn)有文檔開始?！爱?dāng)前文檔”即為正在編輯的制作好錄取通知書格式的Word2010文檔，因此，選擇“使用當(dāng)前文檔”，單擊“下一步：選擇收件人”鏈接。

3.3 選取收件人

在“選擇收件人”選項(xiàng)區(qū)域中提供了三種選擇收件人的方式：使用現(xiàn)有列表、從Outlook聯(lián)系人中選擇、鍵入新列表。事先準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)源文件（包含各系錄取學(xué)生信息的Excel2010表格）屬于“現(xiàn)有列表”，因此，在該步驟中選擇“使用現(xiàn)有列表”，然后在“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)區(qū)域中單擊“瀏覽”鏈接，打開“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框。

3.4 郵件合并收件人

在“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中，可以預(yù)覽到數(shù)據(jù)源文件里面包含的所有表格，在這里，以“機(jī)電系”為例。選擇“機(jī)電系”數(shù)據(jù)源文件，打開“郵件合并收件人”對(duì)話框，在該對(duì)話框中，可以查看到該系所有需要打印錄取通知書的學(xué)生信息，確認(rèn)信息無誤后，單擊“確定”按鈕。

3.5 插入合并域

Word中“域”的中文意思是范圍，類似數(shù)據(jù)庫中的字段，實(shí)際上，它就是Word文檔中的一些字段。使用Word域可以實(shí)現(xiàn)許多復(fù)雜的工作，主要有：自動(dòng)編頁碼、圖表的題注、腳注、尾注的號(hào)碼；按不同格式插入日期和時(shí)間；通過鏈接與引用在活動(dòng)文檔中插入其他文檔的部分或整體；實(shí)現(xiàn)無需重新鍵入即可使文字保持最新狀態(tài)；自動(dòng)創(chuàng)建目錄、關(guān)鍵詞索引、圖表目錄；插入文檔屬性信息；實(shí)現(xiàn)郵件的自動(dòng)合并與打印等功能。在“插入合并域”對(duì)話框中選擇“數(shù)據(jù)庫域”，在主文檔中分別在相應(yīng)位置插入“姓名、、系部、專業(yè)”，如圖2所示。

3.6 完成郵件合并

插入合并域后，進(jìn)入到“預(yù)覽信函”對(duì)話框界面，單擊“預(yù)覽信函”選項(xiàng)區(qū)域中“收件人”左、右兩側(cè)的按鈕可以對(duì)每個(gè)學(xué)生的錄取通知書內(nèi)容進(jìn)行預(yù)覽。

4 打印新文檔

完成郵件合并以后，選擇“打印”選項(xiàng)，彈出“合并到打印機(jī)”對(duì)話框，該對(duì)話框提供以下三種打印方式：全部、當(dāng)前記錄、用戶自己設(shè)置打印范圍。在錄取通知書的打印中，選擇“全部”單選按鈕，這樣設(shè)置好以后，打印機(jī)按數(shù)據(jù)源文件里面記錄的順序逐張打印每份通知書，不用再手動(dòng)一張一張點(diǎn)擊打印。

5 結(jié)語

Word2010的郵件合并功能不僅可以用來批量制作錄取通知書，還可以用來批量打印成績(jī)單、準(zhǔn)考證、工作卡、畢業(yè)證等，將繁瑣的工作變得簡(jiǎn)單，減少了工作量，提高了工作效率。

參考文獻(xiàn)

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[3] 百度百科word域[EB/OL].http//baike.baidu.com/item/word域.endprint