加強高校檔案管理工作的思考

茍煜林

[摘 要] 高校檔案管理在一定程度上影響著其他工作的有序展開，是學(xué)校綜合競爭力評價的一大因素。完善人才培養(yǎng)模式需要高校檔案管理體系做好后期輔助，做好檔案查詢利于服務(wù)人才、服務(wù)校友、服務(wù)地方，需要高校檔案管理體系做好長期輔助，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視學(xué)校檔案管理工作的開展，提高學(xué)校管理效率。

[關(guān) 鍵 詞] 高校；檔案管理；工作思考；發(fā)展?jié)摿?/p>

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）31-0240-01

檔案管理工作在一定程度上促使經(jīng)濟發(fā)展，經(jīng)濟發(fā)展目標要求我們完善檔案管理體系，檔案管理涉及社會經(jīng)濟發(fā)展各行各業(yè)，需要引起我們的重視。教育層面檔案管理影響著社會未來人才水平，檔案管理手段要及時跟進時代步伐，借助現(xiàn)代管理手段提高自身檔案管理水平，加快學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化步伐。校領(lǐng)導(dǎo)要深入檔案管理工作垂直管理層面，及時糾正管理中的一些錯誤，適時加大投入，進行深入思考，提出符合檔案管理發(fā)展的新方向。

一、當前高校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）高校檔案管理職能面臨新的挑戰(zhàn)

1.現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)移傳統(tǒng)檔案管理重心，檔案管理工作人員面臨著機遇與挑戰(zhàn)。依托現(xiàn)代化信息技術(shù)，檔案管理工作人員不再像以前那般苦守在庫房收整上架，不斷進出庫房查閱利用，而是以現(xiàn)在計算機技術(shù)為基礎(chǔ)，進行大規(guī)模計算和分析，不斷向檔案管理數(shù)字化邁進，進而依托現(xiàn)代信息技術(shù)，最終轉(zhuǎn)向檔案管理信息化，實現(xiàn)檔案信息資源的合理整理、分類、高度共享。

2.傳統(tǒng)檔案管理的作用愈加微弱，應(yīng)及時轉(zhuǎn)變自身檔案管理模式，跟上時代發(fā)展潮流。積極采購檔案管理相關(guān)設(shè)備，完善自身基礎(chǔ)設(shè)施，同時要求檔案管理工作人員及時跟上時代發(fā)展步伐，完善自身相關(guān)知識庫，組建高素質(zhì)管理團隊，配備高水平設(shè)備，從而讓檔案管理達到事半功倍的成效。

3.把握傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代檔案管理之間的矛盾是現(xiàn)代管理工作人員面臨的一大新挑戰(zhàn)，兩種管理手段之間互相取長補短，開闊了檔案管理工作人員的視野。在現(xiàn)代計算機技術(shù)大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，融合傳統(tǒng)檔案管理手段當中的精華，讓檔案管理在傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種方式優(yōu)勢交叉之中實現(xiàn)新突破。同時傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代檔案管理之間的順利過渡也是值得好好研究并實踐的。

（二）高校檔案管理人員專業(yè)能力仍有較大提高空間

依托現(xiàn)代計算機技術(shù)檔案管理新模式，要求檔案管理工作人員及時跟上現(xiàn)代信息技術(shù)步伐，要求檔案工作人員掌握一些基礎(chǔ)設(shè)施。我國目前大部分高校檔案管理工作人員依然停留在傳統(tǒng)檔案管理模式與現(xiàn)代化檔案管理模式中間的過渡階段，各個高校的條件環(huán)境不同，沒有一種非常成熟的適用于絕大多數(shù)高校檔案管理的過渡模式，所以都在摸索中不斷學(xué)習前進，檔案管理工作人員難以從目前繁重的收整、查閱、利用等工作中脫身，全力學(xué)習現(xiàn)代化檔案管理模式，在一定程度上也制約了高校檔案管理水平的提高。另一方面是檔案管理數(shù)據(jù)范圍依然狹小，沒有融進高校各個工作方面，例如高校數(shù)據(jù)庫等，一些重要領(lǐng)域沒有切實利用現(xiàn)代信息技術(shù)去規(guī)范整理，在一定程度上制約了高校管理的進步步伐。

學(xué)校檔案管理種類較為全面，檔案管理工作人員涉及的數(shù)據(jù)面多樣，需要高校提高自身辦學(xué)水平，完善自身管理體系，根據(jù)教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，不斷引進相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)人才，并且對現(xiàn)有檔案管理工作人員進行定期或者不定期培訓(xùn)，專項提升管理工作人員能力，提高檔案從事人員現(xiàn)代化信息管理水平。

二、提高高校檔案管理水平的措施

高校檔案管理要根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》進行整體規(guī)劃，學(xué)校要根據(jù)未來發(fā)展方向優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，發(fā)揮檔案管理這一重要組成部分對整個學(xué)校的價值。利用檔案管理整合信息資源，全方位促使學(xué)校走在教育界前端。學(xué)校檔案管理水平在一定程度上反映學(xué)校辦學(xué)綜合水平，也反映學(xué)校人才培養(yǎng)體系的成熟程度，校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視學(xué)校檔案管理體系的完善。檔案管理不僅是一個團隊的智慧結(jié)晶，更是全校師生智慧的薈萃，高校要開放檔案管理環(huán)境，面向全體師生征集完善檔案管理的意見或者建議，聚集廣大人才的智慧，提高自身的管理水平，也向外界彰顯學(xué)校包容的文化底蘊。

三、進一步加強規(guī)范，完善管理體制和工作體制

檔案管理要有明確制度指引，學(xué)校要注重打造一流管理團隊，讓檔案管理工作水平在原則和人才引導(dǎo)之下循序漸進地提高。（1）學(xué)校集中管理檔案工作，垂直體系掌握檔案管理各項動態(tài)，健全檔案管理制度，避免因為權(quán)力分散而造成檔案管理工作疏忽，帶來一些數(shù)據(jù)錯誤或者是不嚴謹?shù)惹闆r。（2）加強兼職檔案員的培養(yǎng)，便于全面及時收集學(xué)校各類檔案，充盈檔案管理人才庫，提高檔案管理工作效率。（3）完善檔案管理體制，學(xué)校要實現(xiàn)從檔案數(shù)據(jù)到檔案數(shù)據(jù)評估一條龍管理體系，確保檔案管理工作循序漸進地展開，數(shù)據(jù)可靠，當數(shù)據(jù)出現(xiàn)明顯錯誤時，責任落實到個人，讓員工在這種壓力之下規(guī)范自身檔案管理工作，端正自身對待檔案數(shù)據(jù)的態(tài)度，及時準確全面收集學(xué)校發(fā)展數(shù)據(jù)，進行科學(xué)分析。（4）完善檔案管理工作評估體系。檔案數(shù)據(jù)要經(jīng)過再三檢驗，確保數(shù)據(jù)科學(xué)嚴謹，才有利于學(xué)校提高辦學(xué)水平?？煽康臋n案評估小組有利于后期保障管理信息化需要，也在一定程度上減輕了檔案管理工作人員的壓力，將他們從庫房中解放出來。

參考文獻：

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