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      新時(shí)期如何做好企業(yè)檔案管理工作

      2017-10-19 04:11:11高炬
      企業(yè)文化 2017年12期
      關(guān)鍵詞:檔案工作規(guī)范化檔案管理

      高炬

      摘要:隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,檔案管理工作的作用越來越重要。本文通過對(duì)檔案管理中存在的一些問題出發(fā),對(duì)新時(shí)期如何做好檔案管理工作進(jìn)行分析,促進(jìn)檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展,不斷為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。

      關(guān)鍵詞:檔案管理;檔案工作;規(guī)范化

      企業(yè)檔案不僅記載了企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果,還為企業(yè)進(jìn)行科學(xué)分析,制定發(fā)展方向提供資料。因此,做好企業(yè)檔案工作對(duì)加強(qiáng)企業(yè)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益,有十分重要的作用。

      特別是在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的今天,檔案管理工作全面、真實(shí)地反映好企業(yè)各個(gè)階段的工作狀況,為促進(jìn)企業(yè)科學(xué)發(fā)展提供了很好的參考資料。

      一、我國企業(yè)檔案管理存在的問題

      (一)對(duì)檔案管理工作不重視

      現(xiàn)階段很多企業(yè)只關(guān)注企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)因素,以經(jīng)濟(jì)利益為主,從而在一定程度上造成了檔案管理工作只存在于形式上,沒有發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有的作用。在現(xiàn)階段隨著經(jīng)濟(jì)體制的日益成熟,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案管理工作加以重視,只有這樣才能促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè),使檔案管理發(fā)揮其應(yīng)有的作用,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)更快更好的發(fā)展。

      (二)缺乏高效的檔案管理信息系統(tǒng)

      企業(yè)信息處理網(wǎng)絡(luò)雖已得到很大程度的發(fā)展,但是在資料傳送過程缺乏一定的靈活性,從而在一定程度上制約了公司檔案管理工作效率。檔案管理信息化不足的根本原因是是企業(yè)未能建立高效的檔案管理信息系統(tǒng),檔案管理工作沒有良好的技術(shù)與系統(tǒng)支持,從而造成工作效率很難提升,這是新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作必須要解決的一個(gè)問題。

      (三)管理制度上的不完善

      有些企業(yè)雖然建立的管理制度,但是在實(shí)際的執(zhí)行方而力度卻不行,還有些檔案管理的相關(guān)人員的責(zé)任心缺乏,對(duì)于資料的整理不夠及時(shí),有些檔案的收集不夠齊全,對(duì)于一些借出的檔案,借閱手續(xù)不夠健全,有借無還的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生,從而造成一些檔案不知去向;還有些人借著借閱檔案的機(jī)會(huì),對(duì)一些資料進(jìn)行涂改,這樣一來就在很大的程度上影響檔案的真實(shí)性,對(duì)應(yīng)新時(shí)期的企業(yè)檔案管理工作造成了一定程度的影響,所以在新時(shí)期的企業(yè)檔案管理工作上必須加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度,只有這樣才能夠在新時(shí)期更好的做好企業(yè)檔案管理工作。

      二、新時(shí)期做好檔案管理工作的方法

      (一)建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度

      檔案的目前種類比較多,要想做到檔案管理規(guī)范化,必須要建立健全符合實(shí)際情況的檔案管理制度。加強(qiáng)檔案管理的相關(guān)設(shè)備,科學(xué)的做好檔案的保管工作,歸檔要及時(shí),進(jìn)行合理的分類,從而達(dá)到一種方便單位檔案保管的目的。同時(shí)要制定嚴(yán)格的檔案借閱手續(xù),防止檔案的流失。只有建立合理的檔案管理制度,才能讓檔案管理工作更好的落實(shí)。

      (二)加快檔案信息化建設(shè)是做好檔案工作的必然要求

      企業(yè)檔案工作作為企業(yè)信息系統(tǒng)的一部分,在現(xiàn)階段怎樣發(fā)揮好檔案的利用效益,是先階段在我們需要解決的一個(gè)難題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體占用庫存量比較大,隨著信息化的高速發(fā)展,檔案載體形式也發(fā)生了很大的變化。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理,使檔案利用者在計(jì)算機(jī)的屏幕上讀到自己所需要的檔案信息,縮短了查檔時(shí)間,提高了調(diào)檔速度,擴(kuò)展了檔案的利用率,這當(dāng)前急需要解決的一個(gè)問題。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化要著重從2個(gè)方面進(jìn)行思考,一是建立電子檔案。所有檔案在紙制檔案的基礎(chǔ)上要建立相應(yīng)的電子檔案。對(duì)歷史資料要重新整理,使所有檔案資料都能夠以文字、圖片、視頻等多媒體形式得以呈現(xiàn),為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是要重視開發(fā)使用電子檔案管理系統(tǒng)。要發(fā)揮企業(yè)的實(shí)踐優(yōu)勢(shì)和科研機(jī)構(gòu)的技術(shù)優(yōu)勢(shì),開發(fā)具有實(shí)用性的電子檔案管理系統(tǒng),從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,這是現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的需要,也是在新時(shí)期做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。

      (三)檔案管理工作觀念的不斷創(chuàng)新

      在現(xiàn)階段觀念創(chuàng)新實(shí)際上是直接貫徹在整個(gè)檔案管理創(chuàng)新流程之中,它的存在,是確保管理創(chuàng)新最終能否得以成功的關(guān)鍵所在。所以要效的達(dá)到管理創(chuàng)新目的,就要針對(duì)現(xiàn)代化的管理理念進(jìn)行堅(jiān)持。在檔案管理工作中都要進(jìn)行創(chuàng)新,從而通過這一方式,來逐漸擺脫以往陳舊的思想觀念,促使檔案管理工作從內(nèi)部得以更加完善。企業(yè)檔案管理工作要適應(yīng)社會(huì)需求的變化,充分發(fā)揮企業(yè)檔案的服務(wù)功能,以提高企業(yè)檔案利用水平,把“死”檔案變成“活”檔案,更好地發(fā)揮企業(yè)檔案的作用,在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí),促進(jìn)企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。只有把檔案管理工作觀念的不斷的創(chuàng)新,才能夠讓企業(yè)的檔案管理工作更好科學(xué)化。

      (四)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

      為了在檔案管理工作過程中充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì),檔案管理人員就要通過不斷的學(xué)習(xí)來掌握信息化技術(shù)的知識(shí)和操作方法,要不斷進(jìn)行信息化管理的基本知識(shí)教育和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的培訓(xùn),不斷加強(qiáng)其思想和業(yè)務(wù)建設(shè),通過開展企業(yè)檔案人員崗位培訓(xùn)、提供相關(guān)書籍,鼓勵(lì)其鉆研業(yè)務(wù),學(xué)習(xí)新知識(shí),掌握新本領(lǐng),掌握多種技能,不斷提高企業(yè)檔案人員自身素質(zhì),從而提升檔案管理能力,使企業(yè)檔案管理工作走向規(guī)范化,提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),在新時(shí)期必須加強(qiáng)相關(guān)方面的培訓(xùn)。

      三、總結(jié)

      檔案管理工作是企業(yè)一項(xiàng)不可缺少的專業(yè)性很強(qiáng)的工作,涉及面廣而技術(shù)性又強(qiáng),在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中起著重要作用,只有按照科學(xué)發(fā)展觀的要求和有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,采取得力措施,與時(shí)俱進(jìn)地發(fā)展檔案事業(yè)不斷創(chuàng)新地做好檔案管理,才能達(dá)到檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)目的。

      參考文獻(xiàn):

      [1]劉艷.淺談檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)設(shè)[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì),2012(19).

      [2]白淑琴.論信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的作用[J].科技信息,2011(20).

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      [4]秦燕.檔案保密管理探微[J].安徽電氣工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2013(02).

      [5門偉麗.關(guān)于加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的思考[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊,2010(08).

      [6]施朝霞.關(guān)于提高政府機(jī)關(guān)檔案管理人員素質(zhì)問題的思考[J].黑龍江科技信息,2008(30).

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