淺談家庭檔案建立的幾點(diǎn)認(rèn)識和體會

尹國芹

現(xiàn)今的家庭一般都會保存數(shù)量不等的照片、往來書信、日記、發(fā)票、說明書等，這些就是我們常說的檔案。一般情況下，我們每個家庭都是把這些“檔案”隨手放進(jìn)柜子里、抽屜內(nèi)或箱子里，往往造成存放雜亂，一旦使用的時候?qū)ふ移饋砗芾щy，有些很可能會被遺忘，而且也不易長久保存。對這些檔案進(jìn)行必要的分類、編號、編目和科學(xué)的排列，便可以說建立起了正常意義上的家庭檔案。作為社會組織的最小單位、社會細(xì)胞的家庭，應(yīng)不應(yīng)該建立起家庭檔案呢？我認(rèn)為是非常必要的。定期對家里的物品進(jìn)行分類歸檔并非為了歸檔而歸檔，而是讓這些檔案資料實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化、科學(xué)化，便于查找，更好地使用。建立檔案，既可以為家庭成員和親友服務(wù)，還可以為社會建設(shè)和人類進(jìn)步服務(wù)。

一、建立家庭檔案的必要性

隨著人民群眾物質(zhì)生活和精神生活水平的不斷提高，人們對家庭檔案的建立越來越重視。家庭檔案是真實(shí)記錄家庭的歷史、演變，是對家庭成員進(jìn)行愛家教育、激勵下一代成長的生動教材。可以說，家庭檔案已成為每個家庭精神文明建設(shè)的一個重要組成部分。家庭檔案的建立，能夠提高家庭生活的質(zhì)量，促進(jìn)家庭成員的和睦，加深與親人間的感情，維護(hù)與增進(jìn)朋友間的友誼。

（一）建立家庭檔案是社會發(fā)展的需要

家庭成員在同社會方方面面的交往中，會形成許許多多的權(quán)益證據(jù)材料，證明家庭、個人應(yīng)該承擔(dān)的義務(wù)以及可以享受的權(quán)利。作為趨利避害的需要，人們逐漸形成自覺的習(xí)慣，妥善管理和維護(hù)這些在家庭及社會活動中形成的法律關(guān)系的證據(jù)。

（二）建立家庭檔案是家庭成員工作和生活的需要

家庭檔案作為一種伴生物，是家庭成員在工作和生活中形成的有留存價值的檔案。如平常保存的照片、錄音帶、錄像帶，能夠直觀反映家庭成員形象的變化，人們可以利用它們見證浪漫的愛情、體驗(yàn)親情、友情的溫馨，追思逝者的音容及寄托對子女的希望；購物發(fā)票、收藏字畫、家庭成員的學(xué)習(xí)成績、畢業(yè)證書、榮譽(yù)證書，是家庭成員學(xué)習(xí)成長經(jīng)歷的記錄。

（三）建立家庭檔案是家庭生活的需要

在家庭管理中，家庭檔案管理是其重要基礎(chǔ)部分。建立起完整齊全的家庭檔案，可以為家庭中的各項(xiàng)管理提供可靠的信息依據(jù)，讓家庭成員免去不少翻箱倒柜之苦，直接提高工作、生活效率。反之，家庭檔案管理的混亂，必然給家庭管理帶來許多不便，甚至給家庭帶來一些不必要的損失。

（四）建立家庭檔案有助于養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣

家庭檔案的建立，有助于人們收集生活中的每一個細(xì)節(jié)，養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣，切實(shí)提高家庭檔案收集的自覺性，做到置物有定位，生活有條理。使日常生活中不需要為找尋某一重要的憑證依據(jù)而浪費(fèi)更多的時間和精力，減少不必要的家庭糾紛和煩惱。同時，讓每個家庭成員在思想意識中注重歷史文化資料的積累，利用其著書立訓(xùn)、傳承文明、陶冶情操，提高家庭和個人的文化品位。

二、家庭檔案收集整理的具體做法

家庭檔案是以家庭為單位、以家庭成員為元素而形成的。簡單的說，一個家庭就是一個單位，每個家庭成員就是一個內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，便于家庭檔案綜合材料的建立，方便于每個成員檔案的管理和使用。

（一）收集材料

材料收集齊全是建立家庭檔案的關(guān)鍵。在收集家庭檔案時，包括文字、實(shí)物、照片等都要留心歸檔，把大量的零散的東西收集起來。當(dāng)然，一些重要的、涉及個人隱私的材料很難收集。如家庭存款情況、孩子的信件等。而個人的各類獎狀、證書卻是很好的組成部分，包括小事材料的收集，如平時的煤氣、電費(fèi)、水費(fèi)等單子都保管整理好。通過一件件材料的收集、一件件事情的真實(shí)記錄，通過家庭檔案的形式呈現(xiàn)出來，是相當(dāng)有意義的事情。家庭檔案大致可分為財產(chǎn)檔案、證件檔案、說明書檔案、個人履歷檔案、健康檔案、照片檔案、榮譽(yù)檔案、成果實(shí)物檔案等。

（二）分類歸檔

1.家庭綜合類。凡是涉及到整個家庭的各種載體，具有保存價值的都可歸入綜合類。如族譜家譜、家史、家電、戶口本等。雖在某一成員名下，但屬全家的如房產(chǎn)、汽車、賬目等也歸入綜合類。

2.個人檔案類。每個人的工作、生活、健康、學(xué)習(xí)、社會交際等活動所形成的各種材料，它真實(shí)反映了本人的歷史、現(xiàn)狀，可歸入個人檔案。具體包括每個家庭成員各個階段的個人簡歷，個人證書（學(xué)歷證書、榮譽(yù)證書、畢業(yè)證書、結(jié)婚證、獨(dú)生子女證、房產(chǎn)證、身份證、工作證、駕駛證、教師證等），各類照片（生活照、證件照、結(jié)婚照），發(fā)表的文章、作品，收藏的郵票、票證、古籍、字畫，體檢表，往來書信，日常用品、家電、家具、汽車、購房、購貨（支付）憑證及發(fā)票、說明書，子女從出生到上學(xué)到就業(yè)每個階段的成長歷程記錄等都要收集整理。

（三）整理編目

在分好類別的基礎(chǔ)上，按照材料形成的時間順序進(jìn)行排列，即形成時間較早的排在前面，較晚的排在后面。在檔案的編號上，加蓋檔號章，即文件材料排好以后，有了一定的順序，就在文件的固定位置蓋上一個章，進(jìn)行編號。編號是為了清晰標(biāo)明材料的位置，能方便、快捷地查閱、利用，編號采用流水號的方法，如家電說明書，第一本證件，從“1”開始編起，依次按順序?qū)⒈绢惖乃凶C件檔案編完。然后依據(jù)分類方案，排列順序，編制檔案目錄。目錄內(nèi)容包括類號、件號、題目、日期、頁數(shù)和備注。盒號用鉛筆填，暫不固定，然后按照件號的先后順序分門別類將檔案材料裝入檔案盒。

三、加大宣傳力度，增強(qiáng)全社會家庭建檔意識

許多家庭不知道什么是家庭檔案，更不懂得如何收集整理這些檔案，從這一角度和現(xiàn)實(shí)生活看，雖然家家都有檔案，但絕大多數(shù)家庭又沒建立起家庭檔案。這就需要各級檔案部門加大家庭檔案建檔的宣傳力度，提高全社會的檔案意識，讓廣大群眾在日常生活中養(yǎng)成收集、整理和保存檔案材料的良好習(xí)慣，從而更好的將收集的家庭檔案材料整理保管。建立家庭檔案的目的是利用。只有家庭檔案得到充分利用，家庭檔案的內(nèi)容才更充實(shí)，作用發(fā)揮得就越大。我們到一個家庭看到的全家福；每個月水電氣用了多少錢；家用電器壞了，需要維修時的說明書和電路圖；購買日常用品出現(xiàn)質(zhì)量問題退換時需要的發(fā)票...利用建立好的家庭檔案，按圖驥索，便可快速便捷找到自己需要的物品。因此，家庭檔案的建立，不僅能夠滿足家庭生活的各項(xiàng)需要，還有助于推進(jìn)國家檔案事業(yè)的不斷向前發(fā)展。

（作者單位：山東臨朐縣檔案館）