“五位一體”深化應用典型案例報告

李丹

【摘要】為進一步優(yōu)化物資計劃管理流程，充分發(fā)揮計劃引領作用，XX供電公司物資供應中心依托以職責、流程、制度、標準、考核為一體的“五位一體”機制，認真剖析工作現(xiàn)狀，針對工作中存在的問題，通過深化協(xié)同共管模式，采取制定一個物資計劃批次表，建立一個典型案例數(shù)據(jù)庫，設計一個計劃審查標準化作業(yè)指導書，把好一個計劃預審關口，強化一個統(tǒng)計分析及考評機制的“五個一”措施，規(guī)范物資計劃管理，提升計劃申報質(zhì)量。自2015年以來，該中心超前主動服務各項目，實現(xiàn)計劃業(yè)務協(xié)同，連續(xù)兩年12個批次物資計劃報送準確率達到100%，提高了計劃審查效率。

【關鍵詞】五位一體；五個一

一、應用“五位一體”前管理現(xiàn)狀及存在問題

應用“五位一體”機制前，物資計劃管理存在以下不足：

一是物資部門與發(fā)策、財務及項目管理部門協(xié)同性不強。二是計劃前期延伸工作不到位。

三是計劃審查流程有待進一步優(yōu)化，職責需進一步明確。

二、主要做法

（一）加強計劃橫向協(xié)同，明確各專業(yè)部門職責

成立物資需求計劃管控小組，明確各部門工作職責。

（二）發(fā)揮計劃引領作用，優(yōu)化計劃審查流程

1.物資計劃管理向項目前端延伸。建立物資計劃、項目儲備、初步設計協(xié)同聯(lián)動機制，介入項目可研、工程設計、標準物料應用等關鍵環(huán)節(jié)，構建物資與專業(yè)共享信息、共同決策的運轉機制。

2.強化與需求單位物資計劃的縱向協(xié)同管控。強化需求計劃與里程碑進度相匹配，引導需求單位及時申報物資需求，持續(xù)提升需求計劃的準確和及時性。

3.做好部門之間橫向協(xié)同。

4.組織好物資需求計劃的內(nèi)部集中審查。各批次計劃申報截止日期前一周召開計劃預審會，要求發(fā)展建設部、財務部、項目管理部門、公司審查專家、設計單位、物資供應中心、需求單位提報人員及物資計劃人員共同參會，各司其責，共同完成計劃預審，把關計劃及技術規(guī)范書提報質(zhì)量。

（三）細化工作要求，嚴格考核管理

進一步細化物資計劃工作管理，通過引導、管控、通報考核等措施，確保物資計劃各項指標在全省同業(yè)對標中的排名。

（四）深化協(xié)同共管，采取“五個一”措施提升計劃申報質(zhì)量

1.制定一個物資批次計劃分解表。關口前移，根據(jù)節(jié)點管控批次，主動加強與項目主管部門溝通，扎實梳理年度需求，協(xié)調(diào)需求單位根據(jù)項目實際，提前制定公司年度物資計劃上報分解表，實現(xiàn)物資需求與項目進度同步，確保各類工程項目按期完成。

2.建立一個物資計劃審查案例數(shù)據(jù)庫。針對計劃申報工作中發(fā)生的典型錯誤，編寫計劃管理典型案例，適時進行培訓，通過典型案例分析舉一反三，提升物資計劃管理預控水平。

3.設計一個計劃審查標準化作業(yè)指導書，明確應該做什么、誰來做、怎么做、做到什么程度等關鍵點，確定審查要點，規(guī)范審查流程，提升操作質(zhì)效。

4.把好一個計劃預審關口。強化項目主管部門在物資計劃申報的職責。

（1）對擬采購項目前期、采購條件及資金預算等情況進行審查；

（2）對管理范圍內(nèi)的物資需求計劃及技術規(guī)范書進行審查，確保

（3）要求項目管理部門加強對計劃申報人員特別是崗位調(diào)整人員的系統(tǒng)操作培訓。

5.強化一個統(tǒng)計分析及考評機制。定期召開計劃提報分析會，總結經(jīng)驗，分析不足，制定改進措施。

三、具體案例分析

以2015年2月完成的電網(wǎng)公司輸變電項目2015年第二批招標采購為例，xx供電公司依托“五位一體”管理機制，開展物資計劃提報工作。

2014年底，XX供電公司物資供應中心根據(jù)省公司下發(fā)的2015年集中采購目錄和批次安排表，制定了XX供電公司物資集中采購批次申報表。然后協(xié)同發(fā)策部門、財務部門、項目管理部門根據(jù)項目儲備及預計的項目里程碑計劃，結合物資批次申報時間初步制定了各項目的物資提報預安排時間節(jié)點表（待綜合計劃下達后從新修改正式制定該表）。

2015年1月3日，物資供應中心通過掛網(wǎng)及短信告知各需求單位和項目管理部門電網(wǎng)公司輸變電項目2015年第二批招標采購計劃的申報開始時間、截止時間、開標時間，提醒各項目管理部門提報物資計劃。

2015年2月3日，在省公司批次計劃截止日期前，物資供應中心組織計劃預審會，并要求各計劃提報單位人員及物資計劃人員、相關管理部門、設計單位、公司專家?guī)鞂＜覅?，分別對商務和計劃部分進行確認。商務部分由物資供應中心、需求單位及項目管理部門進行共同審查，重點審查項目電壓等級、項目名稱、批次選擇、物料選擇、數(shù)量、估算價格、交貨日期、交貨地點、采購方式等是否正確；技術部分由審查專家、項目管理部門、設計人員共同確認，包括是否選擇固化ID及選擇的正確性、自編標書是否正確。物資供應中心對審查發(fā)現(xiàn)的問題一一記錄，形成2015年總部第二批輸變電設備物資計劃預審情況統(tǒng)計表，并轉發(fā)至各需求單位進行修改確認后完成了物資計劃的提報。

最后，物資供應中心結合此次申報和預審情況，形成預審報告，轉各基層單位和項目管理部門學習，同時按照“誰提報、誰負責”的原則，對錯誤計劃涉及的需求單位在月度會上予以通報考核。由于電網(wǎng)公司輸變電項目2015年第二批招標采購計劃在省公司及總部的集中審查會上未出現(xiàn)錯誤，故未進行二次考核。

四、工作成效

（一）建立了完善的物資計劃協(xié)同聯(lián)動機制

物資供應中心主動聯(lián)系發(fā)策部門、財務部門、項目管理部門、需求單位，依據(jù)綜合計劃、財務預算、項目里程碑計劃，對照批次安排，制定了物資計劃上報批次分解表。

（二）形成了職責明晰的物資計劃管理體系

明確了需求單位、發(fā)策部門、財務部門、各專業(yè)管理部門、物資供應中心在物資計劃管理中的職責，專業(yè)管理縱向貫通的穿透力明顯增強，橫向協(xié)同更加通暢。

（三）提升了物資計劃的審查效率

組建了由需求單位、專業(yè)管理部門、設計單位、公司專家?guī)斐蓡T共同參加的計劃專業(yè)審查團隊，按照分級負責、聯(lián)合審查的工作方式，把關計劃及技術規(guī)范書申報質(zhì)量，確保了各批次計劃申報的及時、完整性，物資計劃及技術規(guī)范書合格率有了一定程度的提高。

（四）實現(xiàn)了物資計劃的閉環(huán)管理

在物資計劃管理工作中深化“五位一體”管理應用，強化協(xié)同聯(lián)動機制，明確各崗位審查職責、細化計劃相關制度、制作計劃審查標準化作業(yè)卡、將計劃提報正確率納入月度績效考核、同業(yè)對標及企業(yè)負責人KPI考核，做到了一個計劃批次進行一次培訓，開展一次預審，進行一次分析、完成一次通報考核的全面管控，實現(xiàn)了物資計劃的閉環(huán)管理。