借條管理中容易忽略的幾個問題

陳啟田

【摘 要】隨著社會的不斷進步，會計工作在社會活動中的作用越發(fā)重要。目前，各企、事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展不斷加強，會計基礎(chǔ)工作作用于財務(wù)工作中顯得非常重要，會計基礎(chǔ)工作是會計工作的基本環(huán)節(jié)，也是經(jīng)濟管理工作的重要基礎(chǔ)，既維持著會計工作的秩序，也更大提高了會計工作質(zhì)量，提升了工作效率。本文就實踐工作中借條管理存在的幾點問題及加強管理的意見作出論證。

【關(guān)鍵詞】借條；問題；管理；會計

借條是表明債權(quán)債務(wù)關(guān)系的書面憑證，一般由債務(wù)人書寫并簽章，表明債務(wù)人已經(jīng)欠下債權(quán)人借條注明金額的債務(wù)，是一種憑證性文書。借條具有法律效力。一旦產(chǎn)生爭議，可以作為證據(jù)向人民法院主張債權(quán)，獲得受償。

本文講述的“借條”是指會計基礎(chǔ)工作內(nèi)容中原始憑證“借款單”。對此，筆者就借條管理中的賬務(wù)問題，如：企業(yè)員工借款單用于購買材料、預(yù)支工人工資、自外單位（或個人）取得的收條替代企業(yè)員工借款單的不規(guī)范情況，未入賬借款單交接手續(xù)，書寫方式不規(guī)范、支付方式未列明等問題，談以下幾點淺見，供同仁們共商。

一、借條管理中存在的幾點問題

1、企業(yè)在建筑物裝修期間，員工借款購買材料、預(yù)支工人工資等填寫借款單時未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽批，即已支付借款。因手續(xù)不完備，會計人員暫未將此類借款單及時入賬。又因：原始憑證借款單業(yè)務(wù)發(fā)生時間集中在20*6年年度，于20*7年初出納崗位發(fā)生內(nèi)部換崗或離職交接時因借款單未審核簽批的原因，借款單始終無法入賬，只在工作交接表中寫明情況作為待完成事項處理。

2、借條管理違反相關(guān)規(guī)定，自外單位（或個人）取得的收條替代企業(yè)員工借款單，這種情況出現(xiàn)于員工先墊付貨款再向公司借款報銷業(yè)務(wù)中。實際業(yè)務(wù)操中借款人向財務(wù)人員借款時將購買材料收到的付款憑據(jù)--收條，作為借款單支取現(xiàn)金的行為，因單位管理不規(guī)范及員工急于現(xiàn)金周轉(zhuǎn)而采取的一種方法。

3、借款用于購買材料、收條代替借條，預(yù)支工人工資等情況，長期積壓借條和收條使得核銷借款時，極易出現(xiàn)賬務(wù)套腿（重記或錯記）、混亂、多付款等問題。

4、絕大多數(shù)企業(yè)在借款單的書寫方式上存在不規(guī)范現(xiàn)象，造成借款難以要回，從而引起企業(yè)資金壞賬。借條的支付方式如何進行確認？支付方式在《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）中未規(guī)范為原始憑證必須具備的基本內(nèi)容，但在企業(yè)實操業(yè)務(wù)中需要加強規(guī)范，大數(shù)據(jù)時代借款的支付方式不再只局限于現(xiàn)金支付。

二、加強借條管理的幾點意見

1、借款單作為經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時取得或填制的原始憑證，是企業(yè)內(nèi)部員工向企業(yè)借款時填制的一次原始憑證，用以記錄或證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)。企業(yè)員工借款都要履行借款手續(xù)，填寫借款單，借款單有一式三聯(lián)的也有一聯(lián)的。借款申請單填好交財務(wù)部門審核簽批后，交給出納憑以付款。財務(wù)人員在支付借款時將未經(jīng)審核簽批的借條進行了付款處理，導(dǎo)致單據(jù)不能及時入賬、現(xiàn)金短缺等問題。但這一行為大多數(shù)不是個人行為，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的口頭應(yīng)允及不規(guī)范管理，事后也未得到及時的補救進而產(chǎn)生的不良后果。會計人員應(yīng)當(dāng)按照《規(guī)范》的制度和要求進行會計工作處理，真實、準(zhǔn)確、及時、完整的反映會計信息情況，將借條補足手續(xù)并且進行記賬處理。會計人員在工作中要起到積極的作用，不能怠于工作，聽之任之，違反《規(guī)范》的做法是不可取的。

會計人員工作調(diào)動或者因故離職，必須將本人所經(jīng)管的會計工作全部移交給接替人員。接替人員應(yīng)當(dāng)認真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交的未了事項。根據(jù)《規(guī)范》規(guī)定，會計人員辦理移交手續(xù)前，必須及時做好以下工作：已經(jīng)受理的經(jīng)濟業(yè)務(wù)尚未填制會計憑證的，應(yīng)當(dāng)填制完畢；尚未登記的賬目，應(yīng)當(dāng)?shù)怯浲戤叄⒃谧詈笠还P余額后加蓋經(jīng)辦人員印章；整理應(yīng)該移交的各項資料，對未了事項寫出書面材料；編制移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表、印章、現(xiàn)金、有價證券、支票簿、發(fā)票、文件、其他會計資料和物品等內(nèi)容；實行會計電算化的單位，從事該項工作的移交人員還應(yīng)當(dāng)在移交清冊中列明會計軟件及密碼、會計軟件數(shù)據(jù)磁盤（磁帶等）及有關(guān)資料、實物等內(nèi)容。交接完畢后，交接雙方和監(jiān)督人員要在交接清單上簽章。案例中跨年度借條未得到妥善處理，在交接時未按規(guī)定三方簽字或者蓋章更是常見的問題，需要會計人員規(guī)范交接工作。

2、收條也稱作收據(jù)，是因收到單位或個人的錢或物時寫給對方的一種日常生活中常見的憑據(jù)性應(yīng)用文。實際業(yè)務(wù)中，借款人用收條替代借條方便于流程，但混淆了原始憑證的使用用途，通常情況下應(yīng)積極通過報銷審批流程，采購實物需要進行入庫驗收，報銷人員持采購收條、發(fā)票、入庫單經(jīng)審批流程予以報銷。可見，大多數(shù)單位隨意用款、違反規(guī)定等不規(guī)范現(xiàn)象屢見不鮮。

3、用于購買材料借條積壓問題對策：財務(wù)人員應(yīng)主動對公司領(lǐng)導(dǎo)在財務(wù)流程的規(guī)范上進行溝通，避免或減少此類未審批簽字借款單，以便財務(wù)工作的正常開展，及時反映公司的現(xiàn)金流情況，對出納現(xiàn)金的監(jiān)管也有著積極的作用。

收條代替借條積壓問題的對策：大量收條抵沖借條應(yīng)分開逐筆對應(yīng)處理，切勿合并抵沖。這里分兩種情況敘述，一是購買材料等業(yè)務(wù)只交給會計人員對方開具的收條作為借款憑證，那么，待內(nèi)部審核簽批手續(xù)辦理完成后立即進行賬務(wù)處理。二是先用借款單支取貨款，再交給財務(wù)人員核對方開具的收條。企業(yè)嚴格采用日清月結(jié)方法的，借款單已于發(fā)生當(dāng)日完成入賬，那么，財務(wù)人員應(yīng)開具收據(jù)予以核銷員工該筆借款（一式三聯(lián)格式），將記賬聯(lián)入賬，收款聯(lián)交由借款員工，再以手續(xù)齊備的收條等入賬；或者將原借款單副本退還借款人。

預(yù)支工人工資借條積壓問題的對策：一般情況下，各企、事業(yè)單位編制工資表的工作由工資會計或者人事部門負責(zé)，按月匯編，按時發(fā)放。建筑工人人工費存在特殊性、靈活性、隨意性，該人員不屬于合同制內(nèi)員工，不可約束。預(yù)支工人工資的情況時而發(fā)生，未到工資發(fā)放日就要求部分支付或者全額支付工資。這就需要財務(wù)人員將該業(yè)務(wù)作為重點把控，防止重復(fù)支付款。首先應(yīng)按月匯編工資表，再把預(yù)支工資單據(jù)作為支付款證明附后，清晰反映整體情況，該單據(jù)不再作為員工借款處理。切記匯編工資表中需備注該筆工資”已支付或已預(yù)付及相應(yīng)金額”的情況。

4、根據(jù)《規(guī)范》規(guī)定，原始憑證必須具備的基本要素是：憑證的名稱；填制憑證的日期；填制憑證單位名稱或者填制人姓名；經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章；接受憑證單位名稱；經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額。財務(wù)人員在實際業(yè)務(wù)中應(yīng)注意要求借款人員在借款單上寫清楚借款人法定全名和身份證號碼，并核對身份證信息保證一致，如遇法律訴訟事宜可發(fā)揮至關(guān)重要的作用。支付方式通常不會出現(xiàn)在企業(yè)借款單上，這在借款支付路徑的法律證據(jù)提供上會出現(xiàn)證據(jù)不符或不足現(xiàn)象；另外，可以有效作用于財務(wù)人員核對賬環(huán)節(jié)，避免造成不必要的記賬疏漏與錯記。最好的解決對策是在借款單上備注支付方式，包括現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、微信支付、支付寶轉(zhuǎn)賬等方式。endprint