互聯(lián)網(wǎng)時代的企業(yè)差旅管理研究

[摘要]在我國，仍有很多企業(yè)使用傳統(tǒng)的差旅管理模式，差旅成本高，操作流程麻煩。如今，在信息化全面發(fā)展的時代，互聯(lián)網(wǎng)給予了企業(yè)差旅管理更多的提升機(jī)會。利用互聯(lián)網(wǎng)來節(jié)約企業(yè)差旅費(fèi)，精簡企業(yè)差旅操作流程，能夠大大提高企業(yè)差旅管理的效率，推動企業(yè)更快發(fā)展。文章就互聯(lián)網(wǎng)時代下的企業(yè)差旅管理研究發(fā)表相關(guān)評論，給企業(yè)的差旅管理提供可參考意見。

[關(guān)鍵詞]網(wǎng)絡(luò)時代；企業(yè)發(fā)展；差旅管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201729168

1引言

在企業(yè)所有日常支出里，差旅費(fèi)用仍有很大的管理和壓縮空間，目前差旅費(fèi)占到企業(yè)運(yùn)營成本的30%以上的公司仍然不在少數(shù)，差旅費(fèi)用高、差旅過程復(fù)雜是亟待解決的問題。針對這些問題，許多一線工作者、專家都有提出一些解決的方法，但是大部分針對表面的制度、審計問題，沒有涉及優(yōu)化差旅管理流程、利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢進(jìn)行創(chuàng)新改革等方面?；ヂ?lián)網(wǎng)差旅管理系統(tǒng)相比于傳統(tǒng)的差旅管理有其獨(dú)特的優(yōu)勢。

2傳統(tǒng)差旅管理的現(xiàn)狀與存在的問題

差旅管理是指企業(yè)在專業(yè)的差旅管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)指導(dǎo)協(xié)助下，對企業(yè)的差旅活動進(jìn)行整體規(guī)劃、全面執(zhí)行、后續(xù)監(jiān)控，優(yōu)化差旅管理流程與政策，在不影響企業(yè)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)外出和出行體驗(yàn)的前提下，整體采購資源，降低差旅成本，提高出行和辦事效率。第一，傳統(tǒng)的差旅流程包括企業(yè)人員出差前的審批、出差后的費(fèi)用報銷兩大方面，這兩大方面的完成全部由手動完成。大體的流程是需要出差的員工填寫出差申請，待領(lǐng)導(dǎo)審批，審批完成之后將申請單遞交給財務(wù)部門，在出差完成之后，員工將差旅過程中產(chǎn)生費(fèi)用的收據(jù)單提交專門人員，進(jìn)行核對確認(rèn)之后再進(jìn)行費(fèi)用報銷。可以看得出，整個差旅的流程十分麻煩，且效率低下，涉及多方面人員許多次的步驟。部分企業(yè)在操作時也有運(yùn)用計算機(jī)，例如用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集，但這只是提高了收集數(shù)據(jù)的速度，并沒有在根本上對提高差旅管理做出改變。第二，差旅流程的復(fù)雜和長時間性易導(dǎo)致許多不可控和難以監(jiān)管到的事件發(fā)生，往往在出現(xiàn)問題后才能進(jìn)行審計。第三，除了整個操作流程消耗大量的人力、時間資源等問題之外，在差旅過程中還存在許多問題：交通費(fèi)用難以實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化，例如出差人員乘坐飛機(jī)外出工作，一長串的審核流程往往耽誤了買最便宜機(jī)票的時間；易出現(xiàn)員工虛報報銷數(shù)目從中牟利的情況，企業(yè)往往難以發(fā)現(xiàn)，增加了企業(yè)不必要的財力支出；難以將差旅活動數(shù)據(jù)化，形成可優(yōu)化、可推廣經(jīng)驗(yàn)，手動的差旅管理各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)都沒有進(jìn)入信息系統(tǒng)，無法運(yùn)用各種數(shù)據(jù)分析的方法對歷史差旅活動做出分析，更加無法總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為以后差旅活動的優(yōu)化提供有價值的參考；企業(yè)在進(jìn)行集中的資源采購時，無法利用數(shù)據(jù)進(jìn)行談判，不利于降低差旅成本。

3降低差旅成本的建議

降低差旅成本、壓縮差旅支出不代表降低差旅標(biāo)準(zhǔn)?；趥鹘y(tǒng)的差旅管理流程來看，依然有很大空間可以作為，例如盡量減少不必要的差旅活動；變?nèi)謩踊瘜徍朔答伭鞒虨樽詣踊?、網(wǎng)絡(luò)化的管理流程；企業(yè)集中采購訂制等方式。降低差旅成本的具體措施有以下建議：第一，減少不必要差旅活動的次數(shù)。例如，大型企業(yè)公司各個部門間需要相互溝通交流探討問題，不是特別緊要、特別重要的會議，完全可以變出差會面為視頻會議，在企業(yè)內(nèi)部通過互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用，組織群體視頻會議同樣能達(dá)到交流的目的，相互合作的企業(yè)間也可以適當(dāng)采用視頻會議的方式，減少不必要的出差活動。第二，將差旅管理網(wǎng)絡(luò)化，提高管理效率。變手動操作流程為在線錄入、輸出過程，不僅可以簡化差旅行為的審批流程，減小人力資源的浪費(fèi)，提高差旅管理的效率，還可以避免員工虛開發(fā)票的行為，更好地整合各環(huán)節(jié)的資源，最重要的是在網(wǎng)絡(luò)上能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行全面完整的分析。第三，企業(yè)直接與差旅各環(huán)節(jié)供應(yīng)商進(jìn)行價格談判，降低收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)根據(jù)自己的實(shí)際情況，派遣相關(guān)部門、相關(guān)人員直接與差旅各環(huán)節(jié)涉及的單位如航空、火車站、客運(yùn)站、酒店進(jìn)行談判，以集中定時、定期、大批量人員的優(yōu)勢集中采購，獲得價格方面的優(yōu)惠，然而這一策略的實(shí)施需要有足夠有力且能說服人的數(shù)據(jù)資料支持。第四，培養(yǎng)員工提前制訂外出計劃的意識，鼓勵員工提前預(yù)訂酒店機(jī)票等，在企業(yè)差旅大數(shù)據(jù)的支持下減少差旅支出。

4現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)支持下企業(yè)差旅管理的優(yōu)化措施

41互聯(lián)網(wǎng)差旅管理的數(shù)據(jù)分析功能

在互聯(lián)網(wǎng)時代，從最初的出差申請到最后的費(fèi)用報銷，全部流程都可以在互聯(lián)網(wǎng)中完成。簡化差旅管理的流程、降低差旅費(fèi)用、實(shí)時監(jiān)控等功能都需要在互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)分析功能支持下操作。[1]企業(yè)員工的每一次外出，全部完整錄入互聯(lián)網(wǎng)，企業(yè)的差旅管理系統(tǒng)要有全部的數(shù)據(jù)記錄并可供查詢分析。大數(shù)據(jù)的運(yùn)用在如今很多行業(yè)都很常見，企業(yè)要善于借鑒學(xué)習(xí)這一工具，對企業(yè)的差旅數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度、多層次的分析，并將分析結(jié)果整合起來，對將來的總體差旅起到參考和提醒作用，整個企業(yè)內(nèi)部形成良好的互相反饋的企業(yè)差旅系統(tǒng)。企業(yè)差旅數(shù)據(jù)的逐年增加、分析的熟練度逐漸增加之后，大數(shù)據(jù)對將來的形勢預(yù)測就會越來越準(zhǔn)確，企業(yè)就可以制訂更加詳細(xì)的差旅計劃，降低差旅成本，提高企業(yè)整體效率。

42各管理系統(tǒng)相互交合產(chǎn)生作用

企業(yè)的差旅管理系統(tǒng)涉及多方面的系統(tǒng)資源，有企業(yè)內(nèi)部的人事管理系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)外部的差旅供應(yīng)商等。[2]人事管理系統(tǒng)中要匯總員工的完整信息，當(dāng)員工在線提交出差請求時，系統(tǒng)可自行判斷是否符合一定要外出的條件并給出大概的可報銷費(fèi)用。差旅管理系統(tǒng)要及時將外出人員的數(shù)據(jù)傳送到考勤系統(tǒng)內(nèi)，精準(zhǔn)考勤，不可馬虎。差旅管理系統(tǒng)要定期將差旅數(shù)據(jù)傳輸?shù)截攧?wù)系統(tǒng)中，財務(wù)需要與外部的差旅供應(yīng)商進(jìn)行費(fèi)用方面的結(jié)算，同時也要分析是否要對員工發(fā)放差旅補(bǔ)貼。企業(yè)外部，差旅系統(tǒng)要將外出人員的具體實(shí)時信息發(fā)送至供應(yīng)商系統(tǒng)中進(jìn)行精準(zhǔn)對接，在差旅完成之后差旅供應(yīng)商也要將信息及時反饋回去，包括人員、費(fèi)用、時間等，兩者實(shí)現(xiàn)相互的全自動化在線對接。

43基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全自動化差旅管理示范

在以上兩點(diǎn)措施落實(shí)之后，需要打通整個過程的操作系統(tǒng)，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析的完整差旅流程大致如下：員工直接在線登錄差旅管理系統(tǒng)進(jìn)行登記和提交出差申請，系統(tǒng)接收之后直接以電子郵件等形式傳達(dá)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)可以在線同意批準(zhǔn)、給出意見，系統(tǒng)在收到同意之后直接錄入信息，給出大致預(yù)算，并在大數(shù)據(jù)的分析下預(yù)訂最合適的酒店和機(jī)票，并將出差人員的信息傳至差旅供應(yīng)方，完成預(yù)訂工作。員工在快速地收到申請反饋后查詢酒店機(jī)票信息之后，在酒店和機(jī)場直接憑借身份證件進(jìn)行消費(fèi)，整個過程中自己不需要實(shí)際支付。在差旅結(jié)束之后，供應(yīng)方將員工的實(shí)際消費(fèi)等信息發(fā)至企業(yè)差旅管理系統(tǒng)，再發(fā)至企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)，財務(wù)系統(tǒng)在進(jìn)行分析之后，一方面給出供應(yīng)商費(fèi)用結(jié)算；另一方面確定要不要給員工發(fā)放差旅補(bǔ)貼。這就是完整的基于互聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)差旅管理系統(tǒng)的操作流程，可以看出，不同于傳統(tǒng)的企業(yè)差旅管理辦法，它完全擺脫紙質(zhì)化和煩瑣的手動操作過程，大大地提高企業(yè)差旅管理的效率，節(jié)省差旅活動的時間、金錢和精力支出。

5結(jié)論

互聯(lián)網(wǎng)為企業(yè)差旅管理提供了新的思路和方法，有助于企業(yè)綜合水平的提高，減少冗余成本，減小出差人員的麻煩和負(fù)擔(dān)，避免了不必要的虛假報銷。在企業(yè)差旅的進(jìn)一步發(fā)展、完善、成熟之后，企業(yè)可以向其他企業(yè)公司等單位提供自己獨(dú)特有優(yōu)勢的差旅管理業(yè)務(wù)，不但可以為企業(yè)減少成本，又可以創(chuàng)造一筆新的財富收入。綜合采用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)有助于企業(yè)綜合長足地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊占坡，劉春宇基于移動互聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)差旅出租車費(fèi)管理——以D出行公司為例[J].中國總會計師，2017，2（23）：120-121

[2]羅潔琳有效降低企業(yè)差旅管理成本[N].深圳商報，2015-06-18（A12）

[作者簡介]譚鴻宇（1974—），男，漢族，湖南人，中國石油化工集團(tuán)公司機(jī)關(guān)服務(wù)中心企業(yè)管理處副處長，研究方向：企業(yè)經(jīng)濟(jì)。endprint