淺議實現(xiàn)電子文書檔案收集工作的前移

李海榮

摘要：隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是計算機技術(shù)的應用，實現(xiàn)電子文書檔案收集工作的前移已經(jīng)成為必然。本文就實現(xiàn)電子文書檔案收集工作前移的作用與實現(xiàn)辦法予以議論，旨在提高這方面的工作效率。

關(guān)鍵詞：電子文書檔案 收集工作 前移

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2016）21-0135-01

文書檔案是國家各級機關(guān)、社會團體及其他組織在其職能活動的過程中所形成的文書資料，其中包括命令、指示、決定、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、布告、會議記錄、計劃和總結(jié)等。那么如何來保管這些既能夠展示現(xiàn)實又將要面向未來的珍貴資料？在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理中，已經(jīng)形成了既符合實際需要又具有本身特色的文書檔案管理經(jīng)驗，但隨著科學技術(shù)的不斷進步發(fā)展，電子技術(shù)成果已經(jīng)開始引領(lǐng)文書檔案管理的發(fā)展方向。

一、實現(xiàn)電子文書檔案收集工作前移的作用

由于計算機技術(shù)的普及應用，這種科技的觸角已經(jīng)延伸到社會生活的眾多領(lǐng)域之中，文書檔案管理工作。也有幸在這種科技進步發(fā)展的大潮中成為直接受益者。目前，無論是文字文書，還是圖、像文書，甚至是圖文并茂的文書，都可以通過計算機這種科技手段展現(xiàn)在世人眼前或者是體現(xiàn)在紙面上。為此，電子文檔就將是今后文書資料存檔的主要方式之一。那么，針對這種情況，我們應當在借助這種便捷方式的同時改變思維方式，讓文書檔案資料的收集工作前移到資料提供方。由文書檔案資料提供方按照一定的收集辦法，將最為基礎性的文書檔案資料提供于檔案管理部門。這樣既可以解決由于檔案管理部門對某項專業(yè)性工作不熟悉，而可能在形成文書檔案中因誤解而導致檔案資料缺憾的問題，又可以形成“化整為零”后所帶來的工作快節(jié)奏的實際效果。如此這樣，就形成了電子文書檔案應當給人們創(chuàng)造的準確、及時、便捷的利好效應，更為歷史的形成貢獻出準確的文獻資料。

二、實現(xiàn)電子文書檔案收集工作前移的辦法

（一）要提高認識站位高遠

我們的各級領(lǐng)導同志，要本著對現(xiàn)實負責和對歷史負責的正確態(tài)度來關(guān)愛文書檔案管理工作。

1.要擺脫因界限劃分所帶來的本位主義束縛

歷史不僅是讓我們來回顧的。更應當是通過我們的智慧和雙手來創(chuàng)造的。在回顧歷史的過程中，我們能夠感受到歷史的真實，聆聽歷史的聲音、了解歷史的故事、總結(jié)歷史的經(jīng)驗和教訓。這是因為先哲們給后人留下了一個個鮮明的歷史標志、一本本文獻瑰寶，檔案的以史鑒今作用正在發(fā)揮?，F(xiàn)實的我們，也在承擔這樣的使命。因此，無論是國家機關(guān)還是社會團體乃至于其他組織的領(lǐng)導們。都應當打破條條框框的束縛。拿出實際行動來支持文書檔案管理工作建設。即使我們不是專職部門，但由于我們與這項工作有著不可分割的關(guān)聯(lián)性。也要真心實意來支持文書檔案管理工作的長遠發(fā)展。

2.要在相互支撐中形成工作的合力

相關(guān)部門和職能部門之間，應當建立協(xié)作關(guān)系。相關(guān)方應當把業(yè)務能力強、文字水平高、電子技術(shù)應用能力過硬、有政治覺悟的人員安排到文書檔案資料收集崗位，而檔案管理部門要對相關(guān)部門的崗位人員形成定期的有規(guī)律性的業(yè)務指導和培訓。以此，通過雙方的共同努力，為文書檔案管理工作打造堅強有力的“協(xié)勤”人員隊伍。

（二）采取行之有效的措施，明確歸檔的標準

如果我們將電子文書檔案基本資料的形成前移到提供方，那么，作為檔案管理的職能部門就需要為此制定詳細的標準，以便于具體操作人員能夠據(jù)此開展實際工作。而且檔案管理部門在拿到第一手資料時不至于因為收集人員不明要領(lǐng)，致使檔案資料不符合標準而導致二次返工的窩工費時問題發(fā)生。比如說，將原始的文書資料如何做分類、如何做索引的問題。應當提供什么規(guī)格的移動磁盤或光盤的問題。特別是要使具體工作人員明確知道什么是應當歸檔的資料，什么資料不應當人檔，等等。對諸如此類的問題明確規(guī)定下來。使具體工作人員能夠“按圖索驥”，提高工作效率。

（三）強化專業(yè)人才建設

一方面需要相關(guān)部門在安排崗位人員時。就需要做全面的考慮，要把確實能夠擔當起此項工作的人員安排到崗位之上，同時，在職能部門開展必要性的培訓時，不要人為設置障礙，要給予崗位工作人員以足夠的參訓時間，利于工作水平的提高。另一方面是檔案管理職能部門要建立科學有效的培訓機制。對相關(guān)部門的崗位人員開展專業(yè)化的全要素、全流程的技術(shù)培訓，使相關(guān)部門的崗位工作人員在文書材料撰寫、檔案管理知識、科技應用水平、保密意識形成等方面獲取綜合性的整體提升，使他們的整體能力素質(zhì)足以支撐電子文書檔案資料收集工作的高標準完成。

（四）強化安全防范

在實現(xiàn)收集工作前移的格局后，我們的檔案職能部門卻不能產(chǎn)生依賴思想，而應當與交送人員面對面認真進行復核工作。對于有問題的要及時加以解決，絕對不能把問題留給歷史，使錯誤影響檔案管理工作的嚴肅性。在雙方確認無誤后要進行簽字確認，并備案留查。同時，要對已形成的文書檔案資料進行備份，以防范被篡改或丟失。由于我們的檔案管理工作。還將在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，融入網(wǎng)絡對社會的服務之中，為此，在設置有效的物理隔絕的基礎上。我們還需要在文書檔案形成之初，建立科學的授權(quán)限制，對于查閱者只能給予“只讀性”的權(quán)利，確保我們所保管的文書檔案資料不被篡改或刪除。

責任編輯：楊國棟endprint