信息時(shí)代檔案管理工作要點(diǎn)分析

蓋艷

摘 要：檔案管理作為企業(yè)管理的主要組成部分，在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮著重要作用。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)發(fā)展，檔案管理逐步向信息化方向過(guò)渡，這已成為必然趨勢(shì)。國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中國(guó)有企業(yè)占有主導(dǎo)地位，但檔案管理上也存在一些問(wèn)題，影響國(guó)有企業(yè)檔案管理質(zhì)量。本文中以寶鈦集團(tuán)為切入點(diǎn)，詳細(xì)分析信息時(shí)代檔案管理工作要點(diǎn)，以供同行借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；信息時(shí)代；檔案管理

國(guó)有企業(yè)日常業(yè)務(wù)處理中普遍使用計(jì)算機(jī)辦公，辦公過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量電子文件及資料，如果不能做好系統(tǒng)管理工作，這些資料長(zhǎng)期積累難以利用，無(wú)法發(fā)揮自身作用。國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中，利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建高效率的信息化系統(tǒng)，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。本文中主要分析寶鈦集團(tuán)檔案管理工作，詳細(xì)分析信息時(shí)代工作要點(diǎn)。

1 檔案信息化管理的重要性

寶鈦集團(tuán)全稱為寶鈦集團(tuán)有限公司，是由寶雞有色金屬加工廠改制而成，目前有陜西有色金屬空鼓集團(tuán)有限公司控股，主要生產(chǎn)與研究以鈦及鈦合金為主的產(chǎn)品。集團(tuán)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)覆蓋，達(dá)成計(jì)算機(jī)辦公，每天產(chǎn)生大量資料，需要做好檔案管理工作。

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案以紙質(zhì)材料為主，檔案管理模式相對(duì)落后，且存在較大的工作量。日常紙質(zhì)檔案管理與保存過(guò)程中，需要投入大量人力精力確保檔案資料的安全使用，避免紙質(zhì)檔案受到火災(zāi)、水分、蟲(chóng)害及霉菌等因素影響，提高檔案使用壽命。紙質(zhì)檔案資料查閱難度較大，備份較為復(fù)雜，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展與普及，檔案管理模式逐漸向電子化方向轉(zhuǎn)變。檔案管理中引入信息化技術(shù)，可以有效解決檔案存放與管理問(wèn)題，提升檔案使用安全與可靠性，大幅度提高檢索效率，充分發(fā)揮檔案資料的作用。信息時(shí)代背景下，檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，滿足現(xiàn)代化檔案管理具有重要意義。

2 檔案信息現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

國(guó)有企業(yè)檔案管理雖然初步實(shí)現(xiàn)信息化管理，但依舊存在很多一些問(wèn)題，影響檔案管理工作效率的提升。我結(jié)合寶鈦集團(tuán)檔案管理工作實(shí)際，將這些問(wèn)題歸納如下：

2.1 利用率偏低

企業(yè)檔案管理工作并不是簡(jiǎn)單的堆砌、存放資料及文件，而是一份專業(yè)性與機(jī)密性極強(qiáng)的工作。是否依據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)存放檔案，會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響。國(guó)有企業(yè)中大部分管理者并沒(méi)有意識(shí)到做好企業(yè)檔案管理工作的必要性，檔案資料僅用于收藏，存在嚴(yán)重的資源浪費(fèi)情況，并沒(méi)有全部發(fā)揮其作用。

2.2 信息化較低

部分國(guó)有企業(yè)檔案管理人員缺乏檔案意識(shí)，加上領(lǐng)導(dǎo)層不甚重視，資金投入不足，無(wú)法購(gòu)買現(xiàn)代化設(shè)備，依舊在使用傳統(tǒng)或是陳舊的技術(shù)，信息化依舊停留在幾年前的水平上，信息化程度偏低。再者檔案管理待遇不高，高素質(zhì)人才不愿意加入其中，甚至出現(xiàn)人才流失的情況，影響工作開(kāi)展。

2.3 專業(yè)人才短缺

檔案管理人員作為企業(yè)檔案管理的主力軍，這部分人員既要掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還要掌握與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，在日常工作中利用這些專業(yè)知識(shí)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，做好設(shè)備維護(hù)與更新工作。整體而言，目前國(guó)有企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員素質(zhì)偏低，專業(yè)水平不達(dá)標(biāo)。

2.4 管理方法陳舊

目前國(guó)有企業(yè)檔案管理水平偏低，一些檔案部門檔案資料處理過(guò)程中并沒(méi)有利用計(jì)算機(jī)等設(shè)備，極少數(shù)企業(yè)甚至沒(méi)有最起碼處理，如裝訂、防蟲(chóng)、反潮等。企業(yè)檔案管理工作中依舊依靠手工方式，管理效率較低，而且后期查閱與使用極為不便，這也是目前大部分國(guó)有企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題。

3 信息時(shí)代檔案管理工作要點(diǎn)

國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)具有覆蓋廣、種類多、數(shù)量大及內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)，既要管理層重視與資金保障，又要具備完善的管理標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)，推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，主要從以下幾方面展開(kāi)論述。

3.1 強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)意識(shí)

檔案管理工作整理歸納的人才與社會(huì)信息有助于制定單位發(fā)展戰(zhàn)略，確定未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)的發(fā)展目標(biāo)。同時(shí)檔案管理工作見(jiàn)證的發(fā)展歷史，保證其延續(xù)性與真實(shí)性具有現(xiàn)實(shí)意義。深化檔案管理工作改革與創(chuàng)新，提高檔案管理工作重視程度。規(guī)范檔案管理秩序，重視檔案管理工作；設(shè)置專門檔案管理人員，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行；最后強(qiáng)化檔案管理保密性處理。通過(guò)創(chuàng)新理念有助于提高檔案管理質(zhì)量。不斷完善檔案管理制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作變革，提供更加的優(yōu)秀的服務(wù)，打破傳統(tǒng)檔案管理區(qū)域限制；其次建立問(wèn)責(zé)制，有效區(qū)分檔案管理工作，保證每個(gè)環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)；最后落實(shí)保密工作，避免隨意篡改檔案信息，保障信息真實(shí)有效。

3.2 提高相關(guān)人員保密意識(shí)

對(duì)于國(guó)家科研單位、大型事業(yè)單位等數(shù)字化檔案信息資源單位形成的關(guān)于應(yīng)用技術(shù)的開(kāi)發(fā)成果和關(guān)于國(guó)計(jì)民生的重大科研成果等國(guó)家寶貴資源，其核心材料都要求嚴(yán)格保密。確保材料安全和國(guó)家利益，檔案管理人員在思想上應(yīng)有樹(shù)立嚴(yán)格的保密和防范意識(shí)，在行動(dòng)上時(shí)刻注重安全防范，以保密安全為準(zhǔn)則。各級(jí)檔案管理部門在高度重視保密工作的同時(shí)，還要全力打造一個(gè)安全的數(shù)字化當(dāng)那環(huán)境，可以通過(guò)采購(gòu)先進(jìn)保存設(shè)備儲(chǔ)存檔案資源，杜絕資源流失與泄密的可能。

3.3 統(tǒng)一信息化的管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理工作中規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)與管理細(xì)則，有助于提高檔案管理效率與質(zhì)量。隨著科學(xué)技術(shù)快速進(jìn)步，檔案管理手段逐漸更新、管理水平提升，建立健全工作體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理細(xì)則的統(tǒng)一編制，全面落實(shí)到位，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)軟件的可移植性，規(guī)范處理檔案信息化管理。此外還要明確個(gè)人崗位與責(zé)任，統(tǒng)一管理各門類與載體檔案，確保檔案管理與現(xiàn)實(shí)工作同步。完善檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，借助計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理功能，建設(shè)局域網(wǎng)，有效連接企業(yè)各部門，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源統(tǒng)一化管理，促進(jìn)資源使用率提高。創(chuàng)新檔案管理工作方法的主要手段就是更新管理方法，努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作中存在的問(wèn)題，借助各種現(xiàn)代化手段提高管理效率，提高其中技術(shù)含量與水平，創(chuàng)新檔案管理手段。通過(guò)統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，提高企業(yè)檔案管理信息化。

3.4 構(gòu)建信息化的安全體系

（1）配備相關(guān)硬件設(shè)施。檔案信息作為企業(yè)的主要資源，信息化建設(shè)與維護(hù)過(guò)程中需要完善檔案管理信息系統(tǒng)的安全，當(dāng)出現(xiàn)意外情況時(shí)可以保證檔案信息安全。做好硬件設(shè)備運(yùn)行與維護(hù)工作，保證硬件運(yùn)行安全。及時(shí)查看服務(wù)器與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)及日志，發(fā)現(xiàn)安全問(wèn)題，及時(shí)排除隱患；（2）保障網(wǎng)絡(luò)安全。網(wǎng)絡(luò)在代表方便的同時(shí)，因?yàn)楸旧淼拈_(kāi)放性也產(chǎn)生一些安全隱患，如病毒、木馬等，通過(guò)系統(tǒng)漏洞竊取企業(yè)資料，甚至涂改與刪除部分資料，給企業(yè)造成損失。此時(shí)可以引入防火墻技術(shù)，提高網(wǎng)絡(luò)安全性；（3）構(gòu)建數(shù)字檔案館。企業(yè)檔案館建設(shè)本身就是一個(gè)功能集成的過(guò)程，在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)中構(gòu)建一個(gè)大規(guī)模的內(nèi)部檔案資源庫(kù)，員工可以隨時(shí)檢索與訪問(wèn)企業(yè)信息資源，提高工作效率與質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化是企業(yè)與時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案管理部門應(yīng)該正面挑戰(zhàn)與機(jī)遇，克服困難，創(chuàng)新工作方式，大幅度提高檔案管理效率與質(zhì)量。本文中通過(guò)分析寶鈦集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀，給出信息時(shí)代完善檔案管理工作的措施，提高寶鈦集團(tuán)檔案管理工作質(zhì)量，為同行提供參考，促進(jìn)檔案管理事業(yè)進(jìn)步與發(fā)展。

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