檔案信息化建設在檔案管理中的價值及地位

薛丹

摘 要：隨著近年來我國科學技術快速的發(fā)展，如何將信息技術融合到檔案管理體系的建設當中成為目前檔案管理者最關心的問題。進行檔案信息化建設不僅能全面提升檔案的管理效率，促進檔案信息共享和交互，更能依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的信息傳遞優(yōu)勢滿足社會各領域用戶的檔案信息查詢的需要，增加檔案信息的附加值。只有在充分滿足社會信息共享和信息查詢的基礎上調整檔案管理模式，優(yōu)化其內(nèi)部組織架構，才能促進檔案管理模式、服務方式向現(xiàn)代化過渡，進而形成高度的檔案信息共享體系來滿足社會各領域信息交互及查詢的需要。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；問題研究

1 檔案信息化建設的必要性

在科學技術的引領下進行檔案信息化建設不僅是當前社會信息共享機制建設的必要前提，也是促進檔案管理進行現(xiàn)代化轉型的關鍵步驟。以信息技術為導向，互聯(lián)網(wǎng)為載體的信息化檔案管理體系建設不僅能全面提升檔案的管理效率和服務效率，還能滿足社會各領域的檔案存儲和查詢使用的需求，進一步拓展了信息的服務范圍和使用空間。同時檔案信息化建設以計算機技術為導向，憑借互聯(lián)網(wǎng)的信息交互優(yōu)勢進行檔案服務和檔案管理，依據(jù)檔案資源特性對各種檔案數(shù)據(jù)資源進行充分的整理，建立特色化的檔案信息數(shù)據(jù)庫來滿足檔案信息交互共享的需要，結合不同的檔案信息需求逐步形成以互聯(lián)網(wǎng)檔案共享平臺為基礎的綜合服務體系建設，以移動信息服務客戶端為依托，將檔案數(shù)據(jù)庫和檔案信息移動客戶端進行連接，從而實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，以此來滿足社會各領域用戶檔案信息查詢的需要。基于技術優(yōu)勢而形成的檔案館信息服務體系主要是基于用戶檔案查詢及信息共享基礎上而形成的服務模式，其系統(tǒng)特點強調用戶信息數(shù)據(jù)的集成及共享，主要是根據(jù)用戶長期的信息查詢需要根據(jù)大數(shù)據(jù)體系進行分析而形成的控制決策體系，主要根據(jù)用戶的需求向用戶提供相應的信息查詢服務。從信息服務體系的組織架構來看，信息化服務體系的主要宗旨是圍繞用戶的選擇進行直接性的數(shù)據(jù)引導，能夠全面提升檔案館的服務效率和信息管理效率，促進檔案館由傳統(tǒng)服務形態(tài)向現(xiàn)代服務形態(tài)進行轉型。

2 推進檔案管理信息化建設的社會意義

在現(xiàn)代檔案管理中進行檔案信息化建設其主要價值表現(xiàn)在檔案管理模式的優(yōu)化、服務架構的調整。因為信息技術的引入使得檔案管理效率和服務效率有了較大的提升，便捷化的檔案信息共享機制不僅能全面滿足檔案使用者的信息查詢需求，還能促進檔案信息最大程度上突破時空限制在全社會范圍內(nèi)建立起完善的信息共享體系，有效的搜集、處理、分類、存儲檔案信息。當然信息化檔案檔案管理體系的建設還促進了各個區(qū)域檔案館及各種檔案管理、信息服務機構進行了信息聯(lián)通，依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)共享平臺，各個區(qū)域檔案館及各種信息服務機構不僅能互相提供各種資源支撐、進行資源整合和對接，還能形成集中的檔案處理和加工機制推動檔案的深度處理和歸檔加工，促進檔案信息價值的增強。

3 推進檔案信息化建設的主要措施

（一）加快檔案管理標準的制定與推廣

在檔案管理中推動檔案信息化建設，就要加強檔案管理部門的意識轉變，加快檔案標準化流程的制定和推廣。推進檔案信息化建設，標準要先行，盡快開展檔案信息化標準的制定和推廣工作是推動檔案信息化建設的重要前提。這就要求在檔案信息化管理體系的建設中，要充分融入信息技術手段，轉變傳統(tǒng)工作思路，按照相應的檔案管理標準，推進標準化檔案信息系統(tǒng)制度和條例的制定和，滿足檔案信息化建設的需要。同時，立足于檔案信息的共享體系建設，數(shù)字化的檔案管理在安全方面也要得到加強，要加快研究制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、檔案客戶端安全管理制度的建設，形成有效的檔案信息化建設約束機制，提高信息安全意識，防止泄密事件的發(fā)生，確保檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全。同時要建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟新的檔案信息存儲空間，要對各種機密檔案和各種核心信息，進行多元化備份存儲，運用不同的存儲媒介進行信息記錄和保存，確保信息安全。同時在新時期的檔案信息化體系建設過程中檔案管理人員能夠針對檔案信息用戶所承擔的具體業(yè)務，提供全程性、全方位的信息保障，開拓綜合性強，能夠滿足用戶多元化發(fā)展的信息需求服務業(yè)務，要改變傳統(tǒng)片面化的信息服務形式，要在向用戶提供檔案信息查詢服務的同時，將官方服務擴展到面向聯(lián)網(wǎng)用戶的綜合信息服務，要深入挖掘自身潛在的信息資源，充分發(fā)揮自身的信息資源優(yōu)勢，滿足用戶多樣化的信息查詢需求，并立足于技術優(yōu)勢，打造完善化的互聯(lián)網(wǎng)檔案信息查詢體系，向用戶提供全方位的信息咨詢、信息查詢、檔案管理服務，提升自身的核心競爭力。

（二）推進信息化人才隊伍建設

推進信息化檔案管理體系建設要重視檔案信息化人才隊伍的建設，檔案信息化建設是一項信息技術綜合運用的系統(tǒng)工程，要根據(jù)項目建設需要培養(yǎng)和引進一批信息技術人才，構建一支作風硬朗、核心素養(yǎng)較高、技術過硬的檔案工作團隊，確保檔案信息化體系的正常運轉。首先，在提高專兼職檔案人員政治素質的同時要加大培訓力度，加強檔案工作人員在新技術應用，新設備使用、新方法融會貫通方面的培訓，普及信息技術知識理念，提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)。其次要根據(jù)檔案人員具體情況，吸收高素質現(xiàn)代化復合型管理人才進行集中化的檔案管理，對急需的信息化人才可采用引進或推薦、招聘等方式進行吸收，要在滿足人才使用的前提下，建立一支專業(yè)化的信息技術團隊，滿足檔案管理體系集中建設的需求。

（三）實行文檔一體化和歸檔雙規(guī)制建設

在推進檔案信息管理體系建設的同時，要探索實行文檔一體化和歸檔雙軌制度建設。文檔一體化是檔案信息化建設的前提，這就要求把檔案信息化納入到自動化管理體系的建設當中，與辦公自動化融匯一體，同步進行。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應用，但電子文件的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位，這就要求檔案工作人員在滿足電子文件存儲的同時，也要對相應的紙質文件進行有效的備份和儲存，實施電子文件和紙質文件的雙存儲模式，滿足檔案信息化體系的建設需求。同時重視檔案信息建設實用原則，要結合自身檔案管理情況建設一體化檔案管理模式，突出檔案信息的實用性。要根據(jù)檔案信息使用者的要求，將館藏信息資源進行系統(tǒng)的加工、分類存儲，通過建立特色數(shù)據(jù)庫對相應的檔案信息進行集中存儲和管理，要依據(jù)不同的系統(tǒng)和專題將各種檔案分門別類的進行整理，滿足社會檔案信息共享體系的建設需求，提升自身的服務效率。

4 結語

在新的發(fā)展時期要想推動檔案信息化建設就要切實認識到檔案信息化建設的必要性及價值地位，轉變傳統(tǒng)的工作思路，在滿足檔案信息整理、分類、歸檔的基礎上建設信息共享價值，大力推動社會信息共享體系建設。要吸收一批高素質的信息化人才來加強自身的人才隊伍建設，實施多元化信息管理與存儲，滿足檔案信息管理系統(tǒng)建設的需要。

參考文獻

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