淺談基層財(cái)政電子檔案的管理與維護(hù)

黃慧

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)信息化與電子化程度相對(duì)提升。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸淡出人們視野，電子檔案成為當(dāng)前檔案管理的主要形式與手段?？梢哉f(shuō)，電子檔案已經(jīng)成為今后基層財(cái)政檔案管理的主要手段與趨勢(shì)，也是人們?cè)谌粘９ぷ髋c學(xué)習(xí)中，不可或缺的一種工具?；鶎迂?cái)政電子檔案的存在，能夠有效地記錄一些工作中的信息，從而減少不必要的糾紛。電子檔案它的出現(xiàn)有效解決了傳統(tǒng)檔案的管理難度較高的問(wèn)題，但是由于電子檔案新興不久，在使用中還存在一些問(wèn)題，本文對(duì)這類(lèi)問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出一定的解決方法和改進(jìn)建議，希望對(duì)電子檔案的管理與維護(hù)提供一定的幫助，推動(dòng)我國(guó)檔案管理視野的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：基層財(cái)政電子檔案；管理；維護(hù)

電子檔案的興起有效地解決了檔案管理的空間、時(shí)間與使用等諸多的問(wèn)題，同時(shí)打破了傳統(tǒng)檔案利用難的僵局?；鶎迂?cái)政電子檔案中包含的內(nèi)容相對(duì)較多，且保存時(shí)限明顯延長(zhǎng)，能夠有效地為基層工作的開(kāi)展提供幫助。但是，受到傳統(tǒng)檔案管理的影響，使得當(dāng)前基層電子檔案管理與維護(hù)存在一定的缺失，為了有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理與運(yùn)用，必須要就電子檔案管理中存在的問(wèn)題加以明確，并提出針對(duì)性的解決措施，推動(dòng)現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步。

1 基層財(cái)政電子檔案的內(nèi)涵

（一）內(nèi)涵

所謂電子檔案是指具備保存歸檔價(jià)值的電子文件，其能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)、磁盤(pán)等多種方式來(lái)進(jìn)行保存。而基層財(cái)政電子檔案則是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政工作中形成的具有保存價(jià)值的按照一定方式整理而成的電子文件以及與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。通常來(lái)說(shuō)，基層財(cái)政電子檔案主要包含四個(gè)內(nèi)容：（1）財(cái)政工作人員在工作中利用計(jì)算機(jī)軟件形成的報(bào)告、總結(jié)等電子文件；（2）村賬所管會(huì)計(jì)、預(yù)算會(huì)計(jì)等利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)導(dǎo)出的與財(cái)政相關(guān)的電子文件；（3）裝有專(zhuān)用軟件程序的光盤(pán)；（4）是外出學(xué)習(xí)考察拍攝的視頻、照片制作成的光盤(pán)。

（二）特征

內(nèi)容與方式的獨(dú)特性也就使得財(cái)政電子檔案具有一定的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)為：第一，存儲(chǔ)查閱的便捷性。此類(lèi)檔案相對(duì)分類(lèi)較為明確，其在財(cái)政所專(zhuān)門(mén)的檔案室與對(duì)應(yīng)層級(jí)財(cái)政檔案室中均有存檔，需求者只需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的網(wǎng)頁(yè)瀏覽便可以查閱對(duì)飲的內(nèi)容；第二，存儲(chǔ)多，范圍廣。電子檔案所采用的設(shè)備容量相對(duì)紙質(zhì)檔案更大，其一個(gè)設(shè)備中可以包含多方面的內(nèi)容，甚至?xí)r間跨度也會(huì)有所延長(zhǎng)，空間占用明顯減小；第三，重要檔案保存時(shí)限減少。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會(huì)隨著時(shí)間的延長(zhǎng)而產(chǎn)生一定的缺損，例如，部分檔案會(huì)隨著時(shí)間的延長(zhǎng)散墨，從而使得字跡模糊等，而電子檔案只需要進(jìn)行一定的存儲(chǔ)，或是以硬盤(pán)的形式或是以云計(jì)算的形式，其保存時(shí)間明顯延長(zhǎng)。

2 基層財(cái)政電子檔案運(yùn)用中存在的問(wèn)題

（一）基層部門(mén)對(duì)電子檔案缺乏重視

隨著科技的不斷發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，基層設(shè)備也在逐漸更新。在管理中也引入了許多先進(jìn)的管理理念，但是由于長(zhǎng)久以來(lái)形成的傳統(tǒng)觀念，許多基層部門(mén)對(duì)于財(cái)政檔案的管理工作并不重視。其主要體現(xiàn)在：第一，硬件設(shè)備嚴(yán)重缺失。財(cái)政電子檔案的實(shí)現(xiàn)必須要具備一定的硬件設(shè)施，如果缺乏硬件將會(huì)使得其工作開(kāi)展受制；第二，人才資源缺失。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的影響使得其在崗工作人員的電子檔案管理能力相對(duì)缺損。而電子檔案管理起步相對(duì)較晚，自然也就沒(méi)有對(duì)應(yīng)的人才進(jìn)行支撐。

（二）財(cái)政電子檔案的真實(shí)性與可靠性難以保障

就實(shí)際狀況而言，財(cái)政電子檔案的生成與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在較大的差異，需要以實(shí)際為主，并且將其虛擬化。在這個(gè)過(guò)程中，其原始狀態(tài)會(huì)發(fā)生改變，很容易因?yàn)樯蛇^(guò)程過(guò)于繁瑣而存在一定的缺失，進(jìn)而導(dǎo)致其復(fù)制失真。例如：在諸多縣級(jí)財(cái)政電子檔案的生成中，其需要包含其他區(qū)域的信息，但是在信息的采集中以電子的形式進(jìn)行傳遞，很容易在傳遞的過(guò)程中出現(xiàn)人為的信息變更，從而使得生成的財(cái)政電子檔案的真實(shí)性與可靠性缺損。

（三）電子檔案的科技要求較高

財(cái)政電子檔案的管理與維護(hù)需要以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)與知識(shí)作為保證，然而，在當(dāng)前來(lái)說(shuō)，多數(shù)部門(mén)的財(cái)政電子檔案工作人員都沒(méi)有進(jìn)行必要的知識(shí)更新與技術(shù)提升，在計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握上相對(duì)缺損，從而使得其遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于電子檔案發(fā)展的要求。

（四）電子檔案的保密安全性缺失

電子信息存在一定的共享性，且其長(zhǎng)期以計(jì)算機(jī)設(shè)備等進(jìn)行保存，又需要依靠網(wǎng)絡(luò)作為連接渠道，很容易受到黑客的供給，從而使得檔案中的相關(guān)內(nèi)容丟失或者被串改，自然其電子檔案的安全性與可靠性就無(wú)法加以保證。再者，在部分基層進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，會(huì)以硬盤(pán)來(lái)維護(hù)其檔案的長(zhǎng)久性，但是設(shè)備本身具有的使用壽命很容易導(dǎo)致信息的丟失，從而使得電子檔案存在不安全問(wèn)題。

3 基層財(cái)政電子檔案的管理與維護(hù)策略

基層財(cái)政電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式與管理要求均存在較大的差異，給檔案管理部門(mén)造成了嚴(yán)重的沖擊。如何正確的運(yùn)用基層財(cái)政電子檔案，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的管理與維護(hù)，成為當(dāng)前基層財(cái)政電子檔案管理的焦點(diǎn)。筆者認(rèn)為，可以從如下幾個(gè)方面著手：

（一）體制完善

基層財(cái)政單位必須要嚴(yán)格按照國(guó)家的法律法規(guī)來(lái)進(jìn)行內(nèi)部制度的制定，從而使得電子檔案的運(yùn)用有法可依，同時(shí)，明確電子檔案管理中材料不同所帶來(lái)的職責(zé)分明。例如，在基層財(cái)政電子檔案中有學(xué)習(xí)性檔案與記錄性檔案。這兩者明顯存在差異，管理者如果沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到學(xué)習(xí)性檔案與記錄性檔案在使用時(shí)，存在的區(qū)別，就很容易使得其檔案保存不合理。故而，必須要以相關(guān)制度進(jìn)行明確。再者，部分檔案在收錄時(shí)，必須要對(duì)其真實(shí)性進(jìn)行考察。

（二）工作素養(yǎng)提升

為了保證工作人員的工作效益，必須要就基層財(cái)政電子檔案對(duì)工作人員提出的具體能力要求加以明確，并且適當(dāng)?shù)膶?duì)其進(jìn)行技能與知識(shí)的培訓(xùn)和更新，從而達(dá)到工作人員素養(yǎng)提升的目的。例如：很多基層財(cái)政檔案管理者具有一定的會(huì)計(jì)知識(shí)，但是缺乏對(duì)應(yīng)的檔案管理能力，尤其是電子檔案引入后，其在很多基礎(chǔ)性操作上都存在缺失，對(duì)此必須要針對(duì)性的加以培訓(xùn)，以保證能力的提升。

（三）完善電子檔案的安全管理措施

通?；鶎迂?cái)政電子檔案的安全威脅主要分為人為與設(shè)備兩個(gè)方面。人為主要體現(xiàn)在黑客的入侵與工作人員的篡改，在黑客入侵這一方面可以適當(dāng)?shù)恼{(diào)整其身份驗(yàn)證與加密方式；在工作人員篡改上，則需要以制度的明確和監(jiān)督措施的完善來(lái)加以保障。設(shè)備主要是指設(shè)備的老舊化與病毒的入侵，這就需要定期更新相關(guān)設(shè)備，并且加強(qiáng)入侵檢測(cè)與病毒的查殺。

4 結(jié)束語(yǔ)

基層財(cái)政電子檔案的運(yùn)用是檔案管理發(fā)展到一定程度的必然要求，也是財(cái)政管理逐漸進(jìn)步的具體表現(xiàn)，尤其是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案本身存在諸多的不足，使用價(jià)值相對(duì)缺失。這就使得基層財(cái)政電子檔案的發(fā)展受到了社會(huì)各界的支持與關(guān)注，為了保證其管理與維護(hù)的質(zhì)量，相關(guān)工作人員必須要結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)與基層部門(mén)的實(shí)際狀況來(lái)采取有效措施提升其安全性與可靠性，使得電子檔案能夠在財(cái)政管理中作用發(fā)揮最大化，從而提升我國(guó)財(cái)政管理的質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理的發(fā)展，為社會(huì)各界資源利用提供更多的渠道。

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