基于信息化的中學檔案管理新途徑研究

潘叔霞

摘 要：隨著信息技術飛躍式的發(fā)展，現(xiàn)代電子技術也在中學檔案管理工作中得到了更加充分的運用。從當前的檔案信息化實踐來看，中學檔案管理建設仍舊存在不足之處，所以加強關于信息化檔案管理的新途徑也成為開展中學檔案管理的必由之路。由此，本文便從中學檔案管理信息化過程中存在的問題入手，并結合檔案管理要求提出新的途徑探索，以期為各位讀者提供參考。

關鍵詞：信息化；中學檔案；管理新途徑

國家經(jīng)濟水平的提升帶動了中學辦學規(guī)模的不斷擴大，為了適應學校管理新要求，建立起更加完備的信息化檔案也成為中學管理中的重要內(nèi)涵。據(jù)此，針對中學檔案管理所做出的方法分析，也便具備了較為深刻的現(xiàn)實意義。

1 中學檔案信息化管理中存在的問題

電子信息相關技術雖然近年來得到了較為廣泛的運用，但是從一些中學的檔案信息化情況來看仍然未能將其信息化效能最大限度激發(fā)出來，概括來說這些信息化管理過程中的問題主要囊括了以下幾個方面：

第一，中學檔案管理的設備設施相對比較落后，而這些基礎設施的缺乏也成為阻礙信息化進程的重要物質因素。數(shù)字信息化需要通過一些現(xiàn)代化的電子設備來實現(xiàn)，而一旦欠缺了成本投入，則使得信息化檔案建設缺少經(jīng)濟基礎。舉例來說，在中學管理層或教育主管部門對基礎設施缺少重視時，便會導致資金投入不足，致使購買計算機、掃描儀、刻錄機以及其他軟硬件設備的目標擱淺。

第二，檔案管理的模式與觀念相對較為陳舊。一些中學為了適應檔案管理需求，也建立起專業(yè)的中學檔案管理科室，但是在落實檔案管理任務時往往還是沿用以前的老方法進行機械化辦公，這也導致管理人員的思想意思缺乏創(chuàng)新。

第三，缺乏專業(yè)的管理人員也是中學檔案信息化建設中的重要難題。中學大多將任務集中在教學方法改革上，而關于信息化檔案管理人才的引進則容易被忽視。管理者綜合素質能力的參差不齊使得中學檔案的信息化管理難以跟上開放、新穎的發(fā)展趨勢，從而為信息技術、檔案管理專業(yè)知識的運用帶來阻滯。

2 中學檔案信息化管理的新途徑

要實現(xiàn)中學檔案的信息化管理，需要積極開拓新的途徑，簡要概括下來應當從以下方面予以著手：

第一，建立中學檔案快速檢索的新模式。為了將中學檔案資料庫打造的更具科技化、智能化，并且提高檔案管理使用的效率，首先需要將檢索方式設置的更加簡潔化、便利化。通過研發(fā)全新的“中學數(shù)字檔案系統(tǒng)”，從而通過統(tǒng)一化的規(guī)劃管理與資源貢獻，大幅提高檢索效率。舉例來說，中學檔案中所涵蓋的內(nèi)容主要有學校教學、行政以及人事信息等方面的內(nèi)容，這些資料信息的分類較為清晰，因而檔案管理者可以按照這些資料信息的不同類別予以劃分，建立起不同的數(shù)據(jù)庫，再通過簡潔直觀的檢索欄或統(tǒng)一窗口展開信息搜索，便可以高效完成檢索任務。在整個搜索過程中，檔案管理人員通過計算機設備與網(wǎng)絡技術的利用，也同步實現(xiàn)了檔案電子化管理的目標。

第二，加強中學檔案管理人員關于信息技術的技能素質培養(yǎng)。檔案管理人員的聘用選拔不是“一勞永逸”的，而是需要根據(jù)不斷提高的崗位需求促使其自身實力也能不斷得到提升，所以這種針對檔案管理的教育培訓也是十分必要的。要讓檔案管理人員接受與掌握到更多的信息知識，并且熟練對網(wǎng)絡技術、計算機技術等進行操作，需要對檔案管理人員的檔案管理系統(tǒng)操作能力以及創(chuàng)新管理的思維方式予以培養(yǎng)，才能保障中學檔案管理可以達到與時俱進的效果。在定期開展的檔案管理人員培訓活動中，既需管理人員將實現(xiàn)檔案資源由傳統(tǒng)檔案轉換為數(shù)字檔案的模式轉型作為重難點，同時在利用網(wǎng)絡、數(shù)字化手段的過程中，也需要檔案管理人員對管理過程中的業(yè)務員內(nèi)容與服務方式進行創(chuàng)新，從而為信息化的構建開辟道路。

第三，規(guī)范檔案管理標準。要對平臺中的信息資源進行高度化、一體化的整合，首先在管理人員對中學信息相關資源進行收集整理與錄入的過程中，為了使得檔案可以更加符合標準，對于紙質檔案或電子檔案等不同種類其管理辦法也各有不同。為了幫助管理者更快更準確實現(xiàn)對檔案的調取與查找，做好紙質檔案的電子資源版，擴大數(shù)字資源數(shù)量，也為保障檔案安全、防范保密信息泄露遺失創(chuàng)造有利條件。例如，當部門或個人對紙質檔案進行借閱時，容易因人為疏忽而造成資料缺失、遺漏，而做到了電子檔案管理，則可以通過提供電子版資源來實現(xiàn)資源利用。只有滿足了中學檔案的信息化管理，才能為信息儲存、分類檢索以及利用保護帶來更大的便利。其次，在整合資源時還需建立起“中學檔案目錄庫-重要檔案數(shù)據(jù)庫-多媒體檔案數(shù)據(jù)庫”的資源庫結構。其中，在對檔案目標進行匯編的過程中，需要清晰設置案卷目錄，并且完成檔案管理電子系統(tǒng)中的目錄信息錄入面向公眾進行開放。接著在對重要檔案進行掃描轉化電子資源建庫時，需要視情況而定檔案的公開權限。此外，在對文字、圖形、聲像等檔案進行歸檔時，也要使得資源儲存與數(shù)據(jù)庫記錄相互一致，繼而保障中學檔案的齊全完備。

第四，加強關于中學檔案管理的軟硬件設施與管理系統(tǒng)的開發(fā)。從軟件與硬件設施來看，要完成設備的更新?lián)Q代，需要對網(wǎng)絡設備、檔案信息處理設備、服務器以及其他系統(tǒng)軟件等配置予以升級，其中磁盤陣列、適配器卡、SCSI硬盤、高速掃描儀器、操作系統(tǒng)、激光打印機、數(shù)據(jù)庫軟件、計算機、PC機、攝像機等也對檔案系統(tǒng)的實際運用效果帶來直接性的影響。從檔案管理系統(tǒng)來看，當前關于數(shù)字檔案的管理系統(tǒng)主要囊括了信息采集、信息服務、日常管理、權限設置、系統(tǒng)設置、保障數(shù)據(jù)、檔案數(shù)字化管理以及軟件配套等方面。通過中學內(nèi)部的局域網(wǎng)便可實現(xiàn)檔案管理業(yè)務的共享，并且在數(shù)字加工、檔案收集歸檔、利用與發(fā)布的過程，實現(xiàn)無縫對接的跨庫服務。

3 結束語

中學檔案的信息化管理不僅是學校提升辦學管理水平的必然要求，同時該項系統(tǒng)工程的完成對于中學實現(xiàn)智能化、信息化的管理模式也具有基礎性作用。因而，只有在不斷完善中學檔案信息化管理的道路中不斷強化方法創(chuàng)新，才能為我國的檔案建設與教育事業(yè)的繁榮發(fā)展奠定更為堅實的基礎。

參考文獻

[1]謝湘平.對中學檔案管理信息化建設的分析與研究[J].經(jīng)濟研究導刊，2011，（13）：212+227.[2017-08-08].

[2]孫翠云.中學檔案管理信息化建設探討[J].電子世界，2016，（21）：40+42.[2017-08-08]

[3]管霞.談中學檔案管理的信息化建設[J].檔案天地，2013，（11）：53-54.[2017-08-08].

[4]黃莉莉.關于對中學檔案管理信息化建設的分析[J].黑龍江科技信息，2017，（02）：166.[2017-08-08].endprint