青島市房地產(chǎn)檔案信息管理優(yōu)化策略

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)已運(yùn)用廣泛，我國已進(jìn)入信息時(shí)代，房地產(chǎn)檔案管理也面臨著新的改革。近年來，房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速，它帶動著我國經(jīng)濟(jì)的快速增長，因此，房地產(chǎn)檔案的管理也顯得更為重要。為跟上社會進(jìn)步的步伐，房地產(chǎn)檔案管理也需運(yùn)用信息技術(shù)，使房地產(chǎn)檔案的管理更高效，更現(xiàn)代。推動房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，使房地產(chǎn)檔案信息管理水平更進(jìn)一步。本文通過了解青島市房地產(chǎn)檔案信息管理的現(xiàn)狀，從而找出其存在的問題，并提出解決對策，望有利于推動房地產(chǎn)檔案信息化管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：青島市；房地產(chǎn)檔案；信息管理

1 引言

房地產(chǎn)行業(yè)的蓬勃發(fā)展推動了房地產(chǎn)檔案信息的管理工作。房地產(chǎn)檔案管理運(yùn)用信息化技術(shù)將有利于管理水平的提高，有利于管理工作的順利開展，有利于檔案工作的簡便和快捷。因此，房地產(chǎn)檔案運(yùn)用信息化的管理將是必然的發(fā)展趨勢。

2 青島市房地產(chǎn)檔案信息管理所存在的問題

（一）房地產(chǎn)檔案信息管理缺乏相關(guān)文件支撐，阻礙了檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

房地產(chǎn)檔案信息管理缺乏有效文件的引導(dǎo)與和管理，導(dǎo)致其檔案信息管理不規(guī)范，不嚴(yán)格。青島市房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速，有萬科房產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的入駐等，使青島市房產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展更進(jìn)一步，而在這樣的發(fā)展背景下，房地產(chǎn)檔案的管理工作必須以信息技術(shù)來作支撐，才能滿足房產(chǎn)行業(yè)快速發(fā)展的需求。房地產(chǎn)檔案管理采用信息技術(shù)運(yùn)用及現(xiàn)代化的管理模式將可以統(tǒng)一房地產(chǎn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化及高效化。

（二）房產(chǎn)檔案信息化管理及信息化建設(shè)工作需加強(qiáng)

1. 房地產(chǎn)檔案收集方式單一且收集面較窄

房地產(chǎn)檔案資料的形成是因房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)交易或房產(chǎn)登記等活動而形成的。隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，房地產(chǎn)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)也隨之增多，且業(yè)務(wù)種類繁多。如房地產(chǎn)檔案的登記業(yè)務(wù)，雖相比其它業(yè)務(wù)它的量較少，但也是房地產(chǎn)檔案收集的資料之一。青島市房地產(chǎn)檔案主要是根據(jù)房地產(chǎn)業(yè)務(wù)在工作過程中所產(chǎn)生的資料而進(jìn)行收集，從而成為房地產(chǎn)檔案信息。但這些信息不夠完整，需根據(jù)業(yè)務(wù)流程前后所產(chǎn)生的信息再次進(jìn)行收集與整理，從而形成有效的房地產(chǎn)檔案信息，而這種收集方式較單一，且它的收集面較窄，沒有更多的業(yè)務(wù)渠道來作為支撐。

2. 重視檔案紙質(zhì)載體，忽視其他形式載體

房地產(chǎn)檔案的載體是指它的形式，檔案的載體形式是多樣化的，如紙質(zhì)，文字信息，圖像，光盤等等。而我國目前的檔案載體更多的是以紙質(zhì)載體為主，而其他形式的載體因出現(xiàn)較少，所以不被重視。但檔案的形式各具有其特點(diǎn)及優(yōu)勢，如能合理有效地利用各種檔案載體的形式，則會大大提高檔案的管理工作。對于檔案信息的收集與整理，主要是以紙質(zhì)載體及電子掃描所形成的圖象這兩種方式進(jìn)行檔案信息管理。而其他載體卻被忽略，沒有合理的利用。

（三）管理人員及專業(yè)人員綜合素質(zhì)及能力水平較低

房地產(chǎn)檔案管理工作對于人才的要求，需要高素質(zhì)，復(fù)合型的人才，因其工作的特點(diǎn)及工作性質(zhì)的原因。房地產(chǎn)檔案具有其保密性，因此，對于檔案工作人員在職業(yè)素養(yǎng)及心理素質(zhì)上需要有較高的要求。房地產(chǎn)檔案關(guān)系著個(gè)人的隱私及房地產(chǎn)行業(yè)的隱私，在面對檔案信息查詢工作時(shí)，如機(jī)構(gòu)，政府部門等需要房地產(chǎn)檔案信息時(shí)，房地產(chǎn)檔案信息管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)及保密協(xié)議，檔案管理信息制度來進(jìn)行工作，確保房地產(chǎn)檔案信息的安全性。因此，對于房產(chǎn)地檔案的工作人員及管理人員來說，除了職業(yè)素養(yǎng)及道德修養(yǎng)外，還需具備專業(yè)的知識，對房地產(chǎn)檔案工作所需要的技能必須熟知，對相關(guān)法律法規(guī)，制度，條例必須嚴(yán)格遵守。管理人員還需要對房產(chǎn)行業(yè)的房產(chǎn)測繪，房產(chǎn)項(xiàng)目等進(jìn)行了解。

3 解決青島市房地產(chǎn)檔案信息管理對策

（一）規(guī)范房地產(chǎn)檔案信息管理制度

房地產(chǎn)檔案信息管理需要相關(guān)文件來支撐，尤其是可操作性的文件。但我國目前所出臺的這類文件都較少，檔案信息管理的法律法規(guī)也較少有政策出臺。而為規(guī)范房地產(chǎn)檔案信息管理制度，首先，可對房地產(chǎn)檔案信息管理工作總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，從而根據(jù)自身的管理經(jīng)驗(yàn)及當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)檔案信息管理工作的性質(zhì)及特點(diǎn)制定出有效的管理制度，從而將管理制度運(yùn)用到實(shí)際中，使當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化。其次，可借鑒成功的案例或其他行業(yè)對檔案信息管理的制度及經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)這些案例或有效的管理辦法來規(guī)范房地產(chǎn)檔案信息管理制度，提高房地產(chǎn)檔案信息管理水平。

（二）加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息化管理及信息化建設(shè)工作

1.完善房地產(chǎn)檔案信息收集與整理工作

房地產(chǎn)行業(yè)在各個(gè)地市或省市都有不同的政策和相關(guān)法規(guī)，因此，導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案歸檔的時(shí)間和范圍也不盡相同。為能準(zhǔn)確收集房地產(chǎn)檔案信息，使其完整化，全面化，可將房屋相關(guān)的土地登記確權(quán)信息，房地產(chǎn)權(quán)利人證明文件，登記工作中所形成的申請表，收據(jù)，存根及審批表等及房產(chǎn)項(xiàng)目的測繪信息，如分丘圖，分層圖，分戶圖等以上資料納入到房地產(chǎn)檔案的收集中，確保房地產(chǎn)檔案的規(guī)范性及準(zhǔn)確性，從而進(jìn)一步推動房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。為確保房地產(chǎn)檔案的可靠性，接受文件時(shí)應(yīng)進(jìn)行查閱和驗(yàn)證，在登記資料時(shí)也應(yīng)仔細(xì)核對等，來保證房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性。

2.重視各類房地產(chǎn)檔案載體的形式

隨著社會的快速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案載體的形式也是多樣化，而載體形式的多樣化也提高了房地產(chǎn)檔案工作的工作效率，因此，青島市房地產(chǎn)應(yīng)重視各類房產(chǎn)檔案載體的形式，而隨著信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，房地產(chǎn)檔案載體的形式也能更好地發(fā)揮其價(jià)值。因此，在房地產(chǎn)檔案載體上還可拓寬載體形式，使房地產(chǎn)檔案管理工作更便捷，更快速。如在房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)的初期，可收集與項(xiàng)目相關(guān)的檔案，如照片等，而在房地產(chǎn)項(xiàng)目的建設(shè)中期，可對設(shè)計(jì)或電子文件進(jìn)行收集等，來提高房地產(chǎn)檔案信息收集與整理工作的效率。

（三）提高管理人員及專業(yè)人員的素質(zhì)

房地產(chǎn)檔案信息管理工作因涉及內(nèi)容較多，且工作較為復(fù)雜，因此，需要高素質(zhì)的復(fù)合型人才。可從管理人員的及專業(yè)人員的思想素質(zhì)及業(yè)務(wù)素質(zhì)這兩方面來提高。首先，是管理人員及專業(yè)人員的思想素質(zhì)，因房地產(chǎn)檔案具有保密性，對于檔案信息的安全性，需要加強(qiáng)管理，只有將房地產(chǎn)檔案的專業(yè)人員及管理人員的素質(zhì)加強(qiáng)，認(rèn)知加強(qiáng)，眼光加強(qiáng)才能將房地產(chǎn)檔案信息的保密性做好，確保房地產(chǎn)檔案信息的安全性。其次，是管理人員及專業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，因房地產(chǎn)檔案信息管理的工作較為復(fù)雜和繁瑣，涉及的領(lǐng)域較廣，業(yè)務(wù)較多，因此，管理人員及專業(yè)人員首先應(yīng)全面了解房地產(chǎn)各層次的內(nèi)容及業(yè)務(wù)登記流程，其次，需熟知房地產(chǎn)行業(yè)及房地產(chǎn)檔案信息管理的相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)章制度等。最后，管理人員及專業(yè)人員應(yīng)拓寬自身的知識面，加強(qiáng)對房地產(chǎn)檔案管理的工作，運(yùn)用信息技術(shù)來完善房地產(chǎn)檔案信息管理。為提高管理人員及專業(yè)人員的綜合素質(zhì)，可加強(qiáng)對其培訓(xùn)，使其綜合素質(zhì)能全面提高，推動房地產(chǎn)檔案信息管理的工作，提高房地產(chǎn)檔案信息的管理水平

4 結(jié)論

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的興起，房地產(chǎn)檔案工作也隨之加重，而房地產(chǎn)檔案運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案信息化管理。本文通過探究青島市房地產(chǎn)檔案信息管理，找出青島市房地產(chǎn)檔案信息管理所存在的問題，并根據(jù)這些問題提出了解決對策，望有助于提高青島市房地產(chǎn)檔案信息管理水平。

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作者簡介

鄒慕仉（1963-），漢族，山東省青島市，館員，中級職稱，研究方向：房產(chǎn)檔案管理。endprint