社保檔案管理中信息化建設(shè)的有效途徑

王娟

摘 要：當(dāng)前隨著我國科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，我國的信息化建設(shè)取得了巨大的成就，信息化的發(fā)展對(duì)推動(dòng)我國各項(xiàng)工作發(fā)揮了非常重要的作用，特別信息化與企業(yè)管理工作的結(jié)合，大大提高了企業(yè)管理工作的效率。本文以信息化建設(shè)在社保檔案管理中的運(yùn)用為例，分析社保檔案管理中實(shí)施信息化建設(shè)的應(yīng)用價(jià)值及意義，并在此基礎(chǔ)上提出優(yōu)化社保檔案管理中信息化建設(shè)的有效途徑的策略。

關(guān)鍵詞：社保；檔案管理；信息化建設(shè)

1 引言

當(dāng)前我國已經(jīng)正式進(jìn)入了信息化社會(huì)，信息化建設(shè)開始運(yùn)用到我國的各行各業(yè)當(dāng)中，特別是與其政府部門和企業(yè)的管理事項(xiàng)相結(jié)合，在一定程度上提升了這些部門管理工作的效率，社會(huì)保險(xiǎn)作為與人們的生老病死密切相關(guān)的一項(xiàng)社會(huì)公共事務(wù)，對(duì)于緩解社會(huì)矛盾，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定具有重要的作用和意義。社保的檔案管理工作是社保障部門的一項(xiàng)重要的工作，也是一項(xiàng)較為復(fù)雜，較為繁瑣的工作，由于涉及到幾億人民的福祉，并隨著我國社保覆蓋范圍的不斷擴(kuò)大，參保人員越來越多，因此為了提高社保檔案管理的工作效率和效果，加強(qiáng)信息化建設(shè)、引入信息化管理是一項(xiàng)非常有意義的事情。推動(dòng)和加強(qiáng)信息化在社保檔案管理中的建設(shè)，可以在很大程度上解決我國社保檔案管理中的技術(shù)難題，推動(dòng)我國社會(huì)保障制度和事業(yè)的不斷發(fā)展和完善，為此本文基于此背景下積極探討社保檔案管理中信息化建設(shè)的有效途徑和策略，以期為我國的社會(huì)保障事業(yè)做出一點(diǎn)點(diǎn)貢獻(xiàn)。

2 信息化建設(shè)在社保檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值及意義

信息化與社保檔案管理工作的結(jié)合，是我國社保管理工作中的一個(gè)非常大的突破，對(duì)推動(dòng)社保檔案的管理具有非常重要的作用和意義。

（一）改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高了管理效率

在實(shí)施信息化管理之前，我國社保檔案一般都是采用人工來管理，由于檔案的數(shù)量過于龐大，往往需要大量的人工才能夠管理好，而且管理效率也不是很高，例如在查找某條信息的過程中，往往需要針對(duì)某個(gè)年限的資料逐條逐步的查找，而采用信息化建設(shè)后，只要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里面輸入需要查找的關(guān)鍵詞后，幾分鐘甚至幾秒鐘整條相關(guān)的信息便會(huì)呈現(xiàn)人們的眼前，大大節(jié)省了時(shí)間。再比如，對(duì)于一些年代久遠(yuǎn)的社保檔案，如果保管不善就會(huì)造成檔案的丟失、壞損以及資料不全等現(xiàn)象的發(fā)生，而信息化的運(yùn)用則在很大成程度上避免了這種現(xiàn)象的發(fā)生，特別是隨著信息化系統(tǒng)安全措施的不斷升級(jí)，社保檔案管理的安全性進(jìn)一步得到了提高。這是因?yàn)樾畔⒒诰W(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)以及多媒體技術(shù)的支撐下，能夠?qū)⑺须U(xiǎn)種、所有參保人員的個(gè)人信息進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范化的數(shù)據(jù)化處理，并實(shí)現(xiàn)全國社會(huì)保險(xiǎn)各險(xiǎn)種之間的信息共享。此外，信息化技術(shù)的運(yùn)用，使得社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的流程逐步呈現(xiàn)出正規(guī)化和有序化，而且各項(xiàng)社保業(yè)務(wù)之間實(shí)現(xiàn)了無縫隙的對(duì)接，大大提高了社保檔案管理的效率。

（二）健全了社會(huì)保障體系，節(jié)省了大量的人力和物力

社會(huì)保險(xiǎn)作為關(guān)系民生的社會(huì)公共福利事業(yè)，對(duì)于緩解社會(huì)矛盾和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定具有重要的作用和意義。隨著我國社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋的范圍越來越廣泛，參保人員的數(shù)量也越來越多，所涉及到的信息量也越來越大，面對(duì)如此龐大的業(yè)務(wù)量、數(shù)據(jù)量和工作量，如果僅僅依靠人工來工作的話，將需要大量的人力和物力，而計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備在社保檔案管理中的運(yùn)用，大大的改變了這一現(xiàn)狀，幫助社保部門節(jié)省了大量的人力和物力，這主要是由于以下幾種原因，第一、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里面具有非常強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能，而且存儲(chǔ)的時(shí)間也比較長，特別是在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，這種存儲(chǔ)功能已經(jīng)變得更為的強(qiáng)大；第二、隨著計(jì)算機(jī)里面的辦公軟件的越發(fā)完善，往往一個(gè)工作人員就可以通過對(duì)這些辦公軟件的操作來完成過去需要三個(gè)人完成的工作量，并且所花費(fèi)的時(shí)間也較短，不僅節(jié)省了大量的勞動(dòng)力成本，而且還節(jié)省了大量的時(shí)間成本；最后信息化建設(shè)促進(jìn)了人員工作之間的分配與交流，使得工作人員能夠各司其職，各履其責(zé)，實(shí)現(xiàn)工作之間的有效對(duì)接與運(yùn)轉(zhuǎn)。

3 社保檔案管理中信息化建設(shè)的有效途徑

從上述研究分析可知信息化建設(shè)在社保檔案管理中具有非常強(qiáng)大的應(yīng)用價(jià)值及發(fā)展意義，因此必須針對(duì)社保檔案管理工作的實(shí)際狀況，促進(jìn)社保檔案管理中的信息化建設(shè)。

（一）加大對(duì)信息化建設(shè)的投入力度，突破傳統(tǒng)局限

加大對(duì)信息化建設(shè)的投入不僅僅表現(xiàn)在資金方面，更重要的是表現(xiàn)在技術(shù)引進(jìn)方面，尤其是當(dāng)前信息化技術(shù)的發(fā)展變化速度比較快，社保部門必須緊跟信息化技術(shù)變化發(fā)展的步伐，積極促進(jìn)信息化技術(shù)的不斷升級(jí)。此外，在社保檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)信息化的安全性維護(hù)，確保社保檔案存儲(chǔ)的安全性。在社保檔案管理的模式方面，要積極進(jìn)行創(chuàng)新，參考國外社保檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)和借鑒別人先進(jìn)的管理技術(shù)和方法，并根據(jù)國內(nèi)的實(shí)際情況來加以運(yùn)用。

（二）創(chuàng)新和完善社保檔案管理的法規(guī)和制度

要針對(duì)信息化建設(shè)在社保檔案管理中的運(yùn)用特征，創(chuàng)新和完善社保檔案管理中與信息化有關(guān)的法規(guī)和制度，在信息化運(yùn)用的每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該制定相應(yīng)地法規(guī)和制度，例如在社保檔案信息化中所涉及到了記錄、分類、整理、裝訂以及存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，都應(yīng)該有相應(yīng)的法規(guī)和制度來加以規(guī)范和引導(dǎo)，這樣可以使得社保檔案管理工作逐步走向法制化、規(guī)范化的發(fā)展道路。同時(shí)設(shè)置相應(yīng)的稽查制度，定期或不定期的對(duì)錄入信息化系統(tǒng)里面的信息進(jìn)行定期的核對(duì)和更新，發(fā)現(xiàn)與現(xiàn)實(shí)狀況不吻合的情況應(yīng)當(dāng)及時(shí)的進(jìn)行更改。

（三）加大培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

傳統(tǒng)的社保檔案管理工作往往只要求管理人員掌握豐富的檔案管理知識(shí)就可以了，但是隨著信息化技術(shù)在社保檔案管理中運(yùn)用范圍的不斷擴(kuò)大，這就要求社保檔案管理人員不僅需要熟練掌握檔案管理的相關(guān)知識(shí)，而且還需要他們掌握信息化技術(shù)的相關(guān)知識(shí)和操作程序，因此對(duì)他們進(jìn)行適當(dāng)培訓(xùn)是非常有必要的。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中最主要的針對(duì)他們的信息化技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，包括信息化技術(shù)的操作程序，以及在面對(duì)常見的信息化故障所面臨的解決措施，這樣才能夠更有利的開展信息化在社保檔案管理中的作用，也有利于提高社保當(dāng)管理的工作效率。

4 總結(jié)

從上述分析研究可以看出，推進(jìn)社保檔案管理中的信息化建設(shè)對(duì)于提高檔案管理的效率和效果具有重要的意義，推進(jìn)社保檔案管理工作中的信息化建設(shè)，也需要根據(jù)業(yè)務(wù)的具體的情形和特征，有針對(duì)性和目的性的開展信息化建設(shè)。當(dāng)然我國的信息化技術(shù)水平也在不斷地完善和發(fā)展，為此社保檔案管理也需要立足于實(shí)際情況，緊跟信息化技術(shù)水平的發(fā)展步伐不斷進(jìn)行改進(jìn)和完善，與時(shí)俱進(jìn)，從而充分的發(fā)揮信息化建設(shè)在社保檔案管理中的作用，村級(jí)我國社會(huì)保障事業(yè)的更快更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]岳志帥.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)促進(jìn)檔案工作科學(xué)發(fā)展[J].才智.2016（15）

[2]李曉琳，王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理.2016（05）

[3]韓春榮.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考研究[J].青春歲月.2016（01）

[4]陳曉悅.加強(qiáng)合同檔案信息化管理的作用及措施[J].黑龍江科技信息.2017（15）

[5]常瑞淇.人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策[J].信息與電腦（理論版）.2017（05）

[6]孔祥宇.醫(yī)院檔案信息化管理存在的不足及改進(jìn)措施[J].中外企業(yè)家.2017（02）

[7]趙師校.淺談基層河務(wù)部門檔案信息化管理[J].治黃科技信息.2017（02）endprint