事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用方式探討

王雅琪

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，能夠清晰的反映出事業(yè)單位當(dāng)前的綜合管理水平，為事業(yè)單位的各項決策提供可靠的依據(jù)，可以說，檔案管理工作的實際效果將對事業(yè)單位的經(jīng)濟效益和社會效益產(chǎn)生直觀的影響，因此做好檔案管理工作是十分必要的。本文將論述事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式利用的重要性，并針對檔案管理中存在的問題提出行之有效的解決對策，以期全面提高檔案管理質(zhì)量，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化、智能化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化方式；利用

隨著科技的快速發(fā)展，現(xiàn)代化的技術(shù)手段被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)之中，給我國企業(yè)的生產(chǎn)和管理注入了新的生機和活力，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了有力的技術(shù)保障。然而在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中，現(xiàn)代化技術(shù)沒有得到有效的利用，導(dǎo)致其優(yōu)勢無法完全發(fā)揮出來，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來了不小的阻礙。針對這一情況，事業(yè)單位應(yīng)加強對現(xiàn)代化方式的研究和應(yīng)用，不斷改進(jìn)和優(yōu)化管理理念和管理方法，以提高檔案管理的實效性，促使其更好的為事業(yè)單位的決策和發(fā)展而服務(wù)。

1 事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式利用的重要性

事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化方式的主要目的在于對檔案資料進(jìn)行現(xiàn)代化、自動化的管理，減輕人力資源的投入，避免人為因素造成的檔案遺失、泄露及損壞，確保檔案管理的各項活動能夠順利、高效的實施。眾所周知，檔案對于事業(yè)單位的經(jīng)營管理有著至關(guān)重要的作用，不但記錄了事業(yè)單位發(fā)展歷程中的所有事件，也是員工信息的主要載體，能夠為事業(yè)單位各個部門的工作提供指導(dǎo)依據(jù)，保證事業(yè)單位決策的先進(jìn)性和科學(xué)性。通過運用現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，加強事業(yè)單位資源的整合和利用，可以進(jìn)一步的提高檔案管理水平，檔案的保管和使用也會更加的科學(xué)、高效，同時，通過對檔案的分析事業(yè)單位還會不斷積累經(jīng)驗，對現(xiàn)有工作模式加以優(yōu)化和創(chuàng)新，創(chuàng)造更多的效益，無形中增強了事業(yè)單位的核心競爭力，這對事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展大有助益。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1 檔案原件的真實性問題

一方面，傳統(tǒng)的檔案管理方式難以保障檔案數(shù)據(jù)的信息安全，使用傳統(tǒng)檔案文件管理方式很容易被有心之人不留痕跡的篡改數(shù)據(jù)或刪除數(shù)據(jù)；甚至做到?jīng)]有追蹤記錄，完全不被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致文件檔案數(shù)據(jù)真實性缺失。另一方面，事業(yè)單位的文件檔案中圖表或是形成資料的真實性，比如使用傳統(tǒng)電子文件檔案保存的形成文件材料，形成的文件資料上的擬稿者無法留下自己的真實筆跡，即使檔案資料被篡改也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

2.2 檔案內(nèi)容的保密性問題

運用現(xiàn)代化方式開展檔案管理工作還需要迫切解決的一個問題就是檔案的安全問題，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的背景之下，互聯(lián)網(wǎng)的安全問題也愈發(fā)突出，伴隨著主動攻擊和網(wǎng)絡(luò)入侵的頻繁發(fā)生，使得事業(yè)單位的檔案資料面臨著較高的風(fēng)險，一旦檔案資料被泄露出去，將會給事業(yè)單位造成無法彌補的損失，如何保證檔案資料在網(wǎng)絡(luò)中的安全性也應(yīng)引起廣大事業(yè)單位的思考。

2.3 檔案保留的長久性問題

事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化離不開計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，檔案管理的現(xiàn)代化水平越高，意味著對現(xiàn)代設(shè)備的依賴性越強，雖然大幅度提高了事業(yè)單位檔案管理的工作效率，但是在設(shè)備出現(xiàn)異常和故障時檔案管理工作將無法持續(xù)進(jìn)行，在計算機網(wǎng)絡(luò)癱瘓的瞬間沒有保存的資料也會消失，數(shù)據(jù)信息需要重新錄入到計算機中，不但費時費力，而且這種情況很難得到妥善的解決，嚴(yán)重?fù)p害了事業(yè)單位的利益。

3 事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

3.1 對檔案檢索和目錄的管理

在檔案管理過程中，檔案相對應(yīng)的目錄是其重要組成部分，每份檔案都有相對應(yīng)的目錄，為調(diào)用檔案提供便利。隨著我國信息化程度的進(jìn)一步深入，事業(yè)單位在檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用越來越明顯，計算機在我國的推廣和使用為檔案管理現(xiàn)代化提供了重要的工具，將檔案目錄由原來的手寫向微機打印轉(zhuǎn)變。在檔案管理過程中利用專門的軟件，將所有的檔案目錄和相關(guān)資料錄入計算機當(dāng)中，再根據(jù)特定的分類標(biāo)準(zhǔn)自動對檔案資料進(jìn)行分類，并自動對生成的資料目錄進(jìn)行匯總和統(tǒng)計，為日后的檔案調(diào)用提供巨大的便利。在查詢檔案資料時只需要輸入相關(guān)的信息，資料管理軟件將會把相對應(yīng)檔案的大概存放位置顯示出來，包括資料中的主要摘要和主要內(nèi)容，通過現(xiàn)代化方式的利用將大大縮短查找資料的時間，提高工作效率和準(zhǔn)確率。但是為了進(jìn)一步提高計算機在事業(yè)單位檔案管理中的利用，還需要相關(guān)單位的人員發(fā)揮創(chuàng)新精神和自己的智慧，進(jìn)一步結(jié)合現(xiàn)代化方式在檔案管理的利用。

3.2 計算機設(shè)備的管理

隨著信息技術(shù)和計算機在事業(yè)單位中的應(yīng)用進(jìn)一步加深，相關(guān)工作人員可以根據(jù)相對應(yīng)的技術(shù)建立一套符合現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房管理系統(tǒng)，充分利用計算機的高工作效率和處理事件的時效性等特點對庫房管理進(jìn)行實時監(jiān)控，對庫房室內(nèi)的溫度、濕度和空調(diào)設(shè)備進(jìn)行控制，讓庫房管理更加的智能化和現(xiàn)代化。

3.3 建立檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)

當(dāng)今時代是一個信息需求量劇增、信息數(shù)量劇增、信息機構(gòu)劇增的時代，檔案部門的工作效率已經(jīng)發(fā)展成為各檔案部門競爭的主要標(biāo)志。所以在這個時代里，只有必須擁有與時俱進(jìn)的檔案管理方式，才會使得管理檔案工作得到最大的效益。建立檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)是檔案管理突破傳統(tǒng)的重要體現(xiàn)，不僅能夠與時俱進(jìn)的滿足人們?nèi)找嬖鲩L的工作需求，還可以進(jìn)一步促進(jìn)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的推廣和使用。事業(yè)單位最主要的是根據(jù)自己的發(fā)展實際情況和工作需求建立屬于自己區(qū)域的局域網(wǎng)，為事業(yè)單位內(nèi)部的資源共享和信息傳遞提供更加便捷的通道，實現(xiàn)計算機軟件、硬件的共享，在檔案管理部門和其他部門之間架起一座信息橋梁，讓檔案管理真正實現(xiàn)信息化。

4 加強事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式利用的對策

4.1 培養(yǎng)復(fù)合型人才

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作需要的是懂技術(shù)、會管理的復(fù)合型人才，應(yīng)著重對檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的計算機操作水平，使之能夠正確的使用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案資料，并能夠在計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備發(fā)生故障時第一時間采取應(yīng)急措施，將事業(yè)單位的損失降到最低。事業(yè)單位可以聘請專家和學(xué)者為員工講座，傳授先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗和技術(shù)，還要定期對檔案管理人員進(jìn)行考核，將考核結(jié)果與檔案管理人員的工資掛鉤，以激發(fā)他們的工作熱情，避免違規(guī)操作的發(fā)生，為檔案管理工作提供人才方面的保障。

4.2 健全相關(guān)規(guī)章制度

為了保證檔案管理工作的規(guī)范性和有效性，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合法律法規(guī)制定完善的規(guī)章制度，對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的約束，為檔案管理工作提供標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。檔案管理制度應(yīng)包括設(shè)備維護制度、管理工作制度、員工激勵制度、績效考核制度等等。事業(yè)單位要擺脫傳統(tǒng)思想的桎梏，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，著重加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和維護，為檔案管理提供方方面面的支持和保障，從而保證檔案資料的安全保管及有效利用。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案管理在一定程度上能夠體現(xiàn)出事業(yè)單位的管理效率和管理質(zhì)量，與事業(yè)單位的效益息息相關(guān)，事業(yè)單位要想始終保持良好的發(fā)展態(tài)勢，在激烈的市場競爭中占有一席之地，就應(yīng)在檔案管理中積極采用現(xiàn)代化方式，加強對現(xiàn)代技術(shù)的研究和創(chuàng)新，確?，F(xiàn)代化的管理理念和方法能夠在檔案管理中真正發(fā)揮實效，從而促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

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