基于災(zāi)害脆弱性分析試議醫(yī)院檔案安全管理
——以某三級甲等綜合性醫(yī)院為例

文/廈門大學(xué)附屬第一醫(yī)院 王丹

基于災(zāi)害脆弱性分析試議醫(yī)院檔案安全管理
——以某三級甲等綜合性醫(yī)院為例

文/廈門大學(xué)附屬第一醫(yī)院 王丹

本文以某三級甲等綜合性醫(yī)院為例，闡述災(zāi)害脆弱性分析在醫(yī)院檔案安全管理中的具體應(yīng)用，以及該項應(yīng)用在醫(yī)院檔案安全管理中的意義。

災(zāi)害脆弱性分析；檔案安全；醫(yī)院

一、概念闡述

醫(yī)院檔案安全管理主要指為檔案室實體檔案或電子檔案處于安全狀態(tài)，避免遭受自然災(zāi)害和人為侵害，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生而采取的保護(hù)措施，最大限度延長檔案的使用期限和壽命。醫(yī)院檔案安全管理內(nèi)容包括實體檔案、檔案信息、電子檔案、檔案庫房幾個方面的安全管理。檔案安全管理主要以預(yù)防為主，主要有防火、防水、防蛀、防斷電幾個方面。

災(zāi)害脆弱性分析（Hazard Vulnerability Analysis）模型，由美國應(yīng)用到醫(yī)療機構(gòu)，是進(jìn)行設(shè)施管理及安全管理工具。醫(yī)院需要定期抽取一定的人員對醫(yī)院風(fēng)險項目按照發(fā)生頻率（F）、事故嚴(yán)重性（S）、應(yīng)急準(zhǔn)備（P）三個指標(biāo)給予評分，最后將三個指標(biāo)得分相乘，得到風(fēng)險積分，即F×S×P＝R，最后根據(jù)R得分，對風(fēng)險項目根據(jù)得分高低排序。識別探討某一特定風(fēng)險項目可能造成人員健康損害、生產(chǎn)服務(wù)中斷、財物損失等威脅，包括作業(yè)活動、人員健康、環(huán)境狀況等。根據(jù)所有風(fēng)險項目評分進(jìn)行風(fēng)險排序，針對性地采取整改措施，防范隱患，同時舉行相應(yīng)培訓(xùn)和應(yīng)急預(yù)案。

二、災(zāi)害脆弱性分析在醫(yī)院檔案安全管理中的應(yīng)用

以某三甲綜合性醫(yī)院為例，闡述災(zāi)害脆弱性分析在醫(yī)院檔案安全管理的具體應(yīng)用。因某三甲醫(yī)院沒有推行電子檔案，根據(jù)醫(yī)院管理實際情況，醫(yī)院檔案安全存在的主要風(fēng)險項目為火災(zāi)、停電、臺風(fēng)、蟲蛀、鼠患、檔案丟失、非法調(diào)閱等。該醫(yī)院2016年起選取職能部門全體員工，憑借認(rèn)知和經(jīng)驗對上述風(fēng)險項目進(jìn)行評分，根據(jù)評分結(jié)果，算出每個風(fēng)險項目的平均得分，按照得分高低進(jìn)行風(fēng)險排序。2016年，某三甲醫(yī)院檔案災(zāi)害脆弱性分析結(jié)果如下：

災(zāi)害脆弱性分析（HazardVulnerabilityAnalysis，HVA）

2016年該院首次將災(zāi)害脆弱性分析應(yīng)用到檔案安全管理中，首次評分結(jié)果與風(fēng)險項目排序符合客觀實際。該院地處沿海地帶，氣候濕潤，蚊蟲較多，每年夏季經(jīng)歷臺風(fēng)天氣，該院兩年前發(fā)生過停電事故，所以臺風(fēng)和停電風(fēng)險評分最高。該院幾年前檔案庫房未配備完備的控溫、控濕設(shè)備，出現(xiàn)小部分檔案輕微蛀蟲現(xiàn)象。近十年來未發(fā)生鼠咬、非法調(diào)閱、檔案遺失問題，所以這幾項風(fēng)險得分較低。在采用災(zāi)害脆弱性分析之前，該院檔案安全管理工作沒有書面應(yīng)急預(yù)案、缺少演習(xí)與培訓(xùn)。此外，該院未使用電子檔案，目前沒有將信息系統(tǒng)隱患列入風(fēng)險項目。

三、災(zāi)害脆弱性分析對檔案安全管理的意義

（一）為決策提供客觀依據(jù)。醫(yī)院檔案安全并非檔案日常業(yè)務(wù)，而是一項系統(tǒng)性、全流程的重要工作。檔案的安全管理一般以預(yù)防為主，主要包括防盜、防火、防潮、防光線、防塵，確保檔案不散、不丟、不亂、不壞。采用災(zāi)害脆弱性分析工具，可以客觀了解檔案安全管理的薄弱環(huán)節(jié)，克服以往工作憑借主觀經(jīng)驗及判斷帶來的管理弊端，為檔案安全管理工作提供決策依據(jù)。

（二）確保保護(hù)措施有的放矢。在醫(yī)院總體業(yè)務(wù)管理中，檔案管理是容易受到忽視的環(huán)節(jié)。根據(jù)每年災(zāi)害脆弱性分析結(jié)果，醫(yī)院可以有的放矢地采取措施，針對威脅檔案安全的高危因素和檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，做好加強防護(hù)，提高效率。某三甲醫(yī)院針對臺風(fēng)、停電兩個影響檔案安全的高危因素，加固檔案庫房門窗，將長期保存檔案、有價值的檔案、實物檔案安置在相對安全的密集柜中。為了防止停電導(dǎo)致檔案室內(nèi)降溫、除濕設(shè)備停擺，醫(yī)院檔案室配備緊急應(yīng)急電源等緊急防護(hù)措施。

（三）降低危害發(fā)生時帶來的損失。醫(yī)院根據(jù)臺風(fēng)、停電、蟲蛀、火災(zāi)、鼠咬、檔案丟失、非法調(diào)閱等七個風(fēng)險項目排序，對評分較高的臺風(fēng)和停電事件做出周密細(xì)致、便于操作、切實有效的應(yīng)急處置預(yù)案，同時加強醫(yī)院職能部門人員培訓(xùn)，確保危害發(fā)生時，醫(yī)院檔案資源損失最小。