智能會議系統(tǒng)在會議管理中的應用

山東省郵電工程有限公司 陳 健

智能會議系統(tǒng)在會議管理中的應用

山東省郵電工程有限公司 陳 健

隨著時代的不斷發(fā)展，電子信息技術的發(fā)展也越來越快，因此更多數(shù)字化、網(wǎng)絡化以及智能化等特性被逐漸運用到傳統(tǒng)會議室中。在此背景下，本文首先簡要概述了智能會議系統(tǒng)的涵義和智能會議系統(tǒng)的結(jié)構組成，并結(jié)合已有的技術，致力于建立一個基于網(wǎng)絡的智能會議管理系統(tǒng)，其具體過程如下。

智能會議系統(tǒng)；會議管理；信息技術

引言

對于一個智能化的多媒體會議室而言，它必須具備以下的條件才能算是一個合格的智能化辦公系統(tǒng)。首先，必須具備傳統(tǒng)會議室所具有的功能，能夠基本滿足會議所需。其次，在傳統(tǒng)會議室的基礎之上，還必須引入新的功能，主要包括音頻、視頻、多媒體、集中控制、通信、電腦網(wǎng)絡和照明等，在原有的基礎之上添加新的功能可以更好地服務于辦公人員，在一定程度上提高辦公效率。最后，還必須具有信息綜合、資源共享的能力，智能化的多媒體會議室可以將整個系統(tǒng)中的各個部分通過一定的方式，將其在物理上、邏輯上和功能上連接在一起進行集中控制，從而達到信息綜合、資源共享的目的[1]。

1.智能會議系統(tǒng)的內(nèi)涵

智能會議系統(tǒng)是一個多種技術相結(jié)合而成的系統(tǒng)，所運用到的技術主要包括計算機技術、網(wǎng)絡技術、多媒體技術、聲光學技術等四種[2]。同時，智能會議系統(tǒng)是在傳統(tǒng)會議室的基礎之上所得到的，通過在傳統(tǒng)會議室中結(jié)合計算機技術、網(wǎng)絡技術等多種技術來實現(xiàn)的。相較于傳統(tǒng)的會議室而言，智能化會議系統(tǒng)更加經(jīng)濟、實惠和方便，能很大程度上滿足辦公人員的辦公需求。就一般情況而言，智能會議系統(tǒng)主要由以下六部分組成，分別是視頻系統(tǒng)、音頻系統(tǒng)、燈光系統(tǒng)、信號傳輸系統(tǒng)、控制系統(tǒng)和其他外設等，如圖1所示，接下來選擇部分系統(tǒng)的作用進行敘述。

圖1 智能會議系統(tǒng)結(jié)構圖

對于視頻系統(tǒng)而言，它主要由兩部分組成，分別是顯示系統(tǒng)和視頻采集系統(tǒng)。顯示系統(tǒng)是指在智能會議系統(tǒng)中，辦公人員通過顯示終端將會議所需資料顯示出來。對于普通會議室而言，在進行會議時相關人員會提前將會議所需資料打印好，相對比較麻煩，而智能會議系統(tǒng)則可以將這一步省略，可以在一定程度上節(jié)約人力、物力和財力。組成顯示系統(tǒng)的設備很多，對于不同的顯示方式所選擇的設備會有所不同，常用的顯示方式主要包括正投影方式，單塊液晶、等離子屏方式，液晶、等離子拼接方式三種[4]。視頻采集系統(tǒng)是指在整個會議的進行過程中，將會議內(nèi)容進行記錄，這是一個非常重要的過程。就傳統(tǒng) 會議記錄方法而言是通過相關人員使用攝像機進行多個點位的攝像才得以實現(xiàn)的，智能會議系統(tǒng)在進行會議記錄時并不需要相關人員進行手動操作，可以直接進行記錄，非常的方便。

對于音頻系統(tǒng)和燈光系統(tǒng)而言，是整個智能會議系統(tǒng)中重要的組成成分之一，它們的主要作用都是為了營造良好的會議氛圍。音頻系統(tǒng)的主要作用是根據(jù)實際情況，將會議“原聲”和“擴聲”進行很好的結(jié)合，盡可能的降低會議室背景噪音，提高擴音效果。燈光系統(tǒng)的主要作用是通過合理安排燈光的位置、亮度和種類來調(diào)節(jié)整個會議室的燈光。

2.智能會議系統(tǒng)結(jié)構

2.1 系統(tǒng)設計

在進行設計時，需要結(jié)合具體的實際情況進行合理的設計，需要遵循的以下原則：標準化原則；靈活性、可擴展性原則；安全性原則；實用、先進性原則；易用性原則；經(jīng)濟性原則；可管理性原則。智能會議系統(tǒng)的設計主要包括四個方面，分別是中控服務器、PAD客戶端、無線AP、無線投影。

中控服務器是整個智能會議系統(tǒng)后臺管理的核心模塊，它的主要功能包括設備管理、用戶管理、系統(tǒng)維護、會議室管理和會議管理。進行中控服務器的設計是為了保障整個智能會議系統(tǒng)的安全，提供基礎信息并進行維護。

PAD客戶端，它是由只能手寫電腦所構成的，它所具有的功能包括用戶管理、會議管理、共享白板、會議資料修改批注等功能，PAD客戶終端采用WIFI與無線局域網(wǎng)進行網(wǎng)絡連接，從而進行無線投影[6]。

無線AP，對于每一個智能會議系統(tǒng)而言都必須配備一個無線AP，它是將每一個單獨的會議看作一個小型的局域網(wǎng)，而整個智能會議系統(tǒng)則是一個由多個無線局域網(wǎng)所構成的系統(tǒng)，通過這種方式可以保證每一個會議相互獨立且安全。

無線投影，它是與中控服務系統(tǒng)是有關系的，兩者結(jié)合起來使用，可以對參加會議的每一位辦公人員的狀態(tài)進行判斷，系統(tǒng)將智能分配投影權限進行投影，中控服務器首先監(jiān)控客戶端的使用狀況，然后根據(jù)結(jié)果對辦公人員進行相應的判斷確定需要投影人員的設備并分配投影權限進行投影。

2.2 功能實現(xiàn)

智能會議系統(tǒng)所具備的功能包括原筆跡簽到、會議資料分發(fā)、會議資料保密、桌面共享、共享白板、無線投影、會議紀要和私密溝通等功能，本文節(jié)選了幾項功能進行概述。

會議資料分發(fā)，在進行會議之前相關人員會將會議資料分為公開和保密兩種資料，在進行會議時，PAD端會自動下載公開的會議資料，而對于保密會議資料而言則是由會議的主持人在會議期間上傳資料，有參與會議人員進行下載，一旦會議結(jié)束，保密級別的會議資料會自動刪除，在一定程度上保障了會議資料的安全性，同時也避免了資料的打印，造成浪費。

桌面共享，它是指通過智能交換的方式將終端顯示的內(nèi)容共享給其他辦公人員的終端，它的目的是為了方便參與會議的人員瀏覽會議資料和共享，同時參與會議的人員若對資料有任何的疑問還可以馬上做出標注和編輯，并及時發(fā)表自己的意見進行討論。

2.3 具體應用

為了檢測所設計的智能會議系統(tǒng)是否有效果，將其放入四電力設計咨詢有限責任公司進行應用，通過大半年的應用，智能會議系統(tǒng)達到了預期的建設目標和效果。在公司組織的各項會議中均進行全面的使用。智能會議系統(tǒng)在一定程度上節(jié)約了資源，也減少了籌備會議所需要的時間，同時也增強了會議環(huán)境的舒適度，為每一位參與會議的人員帶來了良好的會議體驗。

3.結(jié)論

總的來說，智能會議系統(tǒng)的出現(xiàn)是為了更好的服務于人民，也是社會發(fā)展的必然趨勢，同時也是各事業(yè)單位向智能化、精益化和標準化邁進的必然選擇，因此智能會議系統(tǒng)已經(jīng)逐漸成為各事業(yè)單位開展會議必不可少的方式，它可以推動公司的信息化建設，以此來提高公司的管理水平。

[1]施碧雄,鄭彤．智能會議系統(tǒng)及其在網(wǎng)管中的應用[J]．江蘇通信,2004,20(4):44-48．

[2]李靜．移動互聯(lián)網(wǎng)下的智能會議系統(tǒng)的應用研究[J]．數(shù)碼世界,2016,11(4):41-42．