淺談高校檔案管理信息化建設

摘要：隨著我國信息化管理水平的不斷提高，高校的教育事業(yè)飛速發(fā)展，各高校生源不斷擴招，在校生規(guī)模不斷擴大，高校的檔案管理出現(xiàn)了收集不及時、整理不規(guī)范、利用不方便等問題。針對這些問題，為了加強高校檔案管理，推行高校檔案管理信息化建設，方便高校檔案利用和資源共享，減少重復勞動，高校檔案管理信息化建設勢在必行，通過高校檔案信息化建設系統(tǒng)，全面實現(xiàn)信息化、智慧化校園管理，提高高校檔案管理水平和管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理、信息化、建設

【中圖分類號】G647.24

高校檔案信息管理是我國社會信息的重要組成部分，進行信息管理也是現(xiàn)在高校改革的需要。高校檔案在教學以及科研等方面都發(fā)揮著重要的作用，如果高校檔案進行信息化管理，那么開展任何工作都會非常便利，能夠更好的服務于高校的各種工作需要，便于學生、單位和社會利用檔案信息方便。比起人力資源進行高校檔案的管理，高校檔案信息化管理更加具有科學性，更加方便快捷。所以，各高校應該就檔案管理信息化建設問題進行深入的探討和研究，加強相關(guān)工作人員的檔案信息管理素質(zhì)培養(yǎng)，進行信息化操作培訓，更好的將高校檔案管理信息化進行應用，更好的促進學校的全面發(fā)展。

一、高校檔案管理面臨的問題

1、檔案管理制度不健全

我國加大了對高校檔案管理的系列措施，也頒布了一系列法律法規(guī)，但是，有些高校的檔案管理制度仍然存在管理制度不健全的問題。對于高校的工作文件以及檔案，相當部分高校是分開整理的，沒有集中統(tǒng)一管理，檔案管理體制機制不健全，檔案管理制度不完善，缺乏對部門檔案工作進行業(yè)務上的監(jiān)督、指導和檢查，最后出現(xiàn)檔案管理混亂，記錄缺失、收集不齊全、整理不規(guī)范、利用不方便等問題。高校檔案分為黨群檔案、行政檔案、教學檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、出版物檔案、外事檔案、財會檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案等諸多類型，因為構(gòu)建的檔案管理制度不夠健全和完善，那么在管理過程中就很容易出現(xiàn)問題。

2、數(shù)據(jù)庫建設比較滯后

經(jīng)過不斷的建設和完善，如今高校檔案館都將一定規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)庫給構(gòu)建了起來，但是不夠整體和統(tǒng)一，沒有足夠的規(guī)模和較高的標準化程度，只有單一的類型，用戶的多元化需求得不到滿足。

3、高校檔案管理人員素質(zhì)不高

目前，因為各高校都以教學為主，所以相當部分高校的檔案管理人員基本上由本校的教師代任，并沒有招聘專門的高校檔案管理人員，這也就造成了高校檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)普遍偏低的情況。

（1）檔案管理員并非科班出身

因為缺乏相應的資金支持以及缺乏相應的選拔人才系統(tǒng)，高校的檔案管理人員素質(zhì)不高，大多數(shù)都不是專門對口專業(yè)出身，從而缺乏相應的檔案管理能力，并且對檔案的歸檔和整理缺乏相應的應對能力，對于檔案材料整理和收集具有極大的隨意性，并不會進行專門的檔案整理分析等，從而造成了檔案的管理缺乏條理性。

（2）教學老師缺乏時間

很多高校為了節(jié)省經(jīng)費以及減少不必要的應聘麻煩等等，一般都采用教學老師兼任高校檔案管理人員的方法。但是，這樣的做法存在弊端。對于兼職的老師來說，他們在忙于平常教學的同時，還要進行大量的檔案管理工作，這樣的工作量不僅浪費老師很大的精力，并且對于腦力的消耗也非常高。這樣做的后果往往會造成，老師對于學生教學的本職工作沒有做好，另外，由于缺乏一定的專業(yè)素養(yǎng)，對于高校檔案的管理工作也無法認真完成，人力進行高校檔案管理是非常勞累，麻煩的。更多的人力整理，無法實現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理。所以，進行信息化建設是非常必要的。

二、高校檔案管理信息化建設措施

1、完善檔案管理制度

高校如果要進行規(guī)范的高校檔案管理工作，那么完善檔案管理制度是非常有必要的。只要有一個基本的行為準則，才能夠讓高校檔案管理工作人員明確自己的任務，有一定的檔案管理原則，促進他們更好的完成高校檔案管理工作。只有完善檔案管理制度，同時還有信息化建設的要求制度，使檔案管理工作人員在明確自己的職責范圍的同時，能夠認識到利用計算機等高科技設備進行高校檔案管理工作的簡便性。如果檔案管理制度中有讓檔案管理工作者進行信息化整理的制度要求，那么，不僅能夠強制檔案管理工作人員去進行信息操作整理，即使一開始相關(guān)工作人員并不熟悉信息化操作，但是，在進行一定時間的鍛煉之后，檔案管理工作人員就會發(fā)現(xiàn)將高校檔案管理工作進行信息化建設的好處。制度完善并且強制要求之后，檔案管理人員才會樹立起強烈的責任心，調(diào)動起他們進行信息化建設積極性，讓他們充分認識到信息化建設的好處，促進高校檔案管理工作的順利進行。同時，進行高校檔案管理制度的完善，不僅能夠體現(xiàn)一所高校進行檔案工作的相關(guān)專業(yè)性和科學性，也能夠通過制度的貫徹執(zhí)行，促進高校檔案管理工作規(guī)范進行，使高校檔案管理工作進入制度化和正規(guī)化的信息化建設。

2、提高檔案管理人員的素質(zhì)。

對于高校檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)問題，是每一所高校應該重視的。首先，各高校不但要杜絕利用兼職老師進行檔案管理工作的現(xiàn)狀，而且要加強高學歷專業(yè)人才的招聘和工作素質(zhì)培養(yǎng)工作，以防出現(xiàn)檔案管理工作人員學歷不高，專業(yè)水平低等特點，給高校的檔案管理工作造成一定的障礙，使高校檔案出現(xiàn)雜亂無章，整理不規(guī)范等問題。高校在進行檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)時，應該引導高校檔案管理工作人員進行檔案管理工作信息化建設。通過專門的專家或者是教授進行專業(yè)知識講座和傳授，使高校檔案管理工作人員樹立應有的工作思想素質(zhì)。由以前單純只付出人力的檔案管理工作思想轉(zhuǎn)化為快捷簡單的檔案管理信息化管理。只有在相關(guān)人員的心中樹立了這種信息化建設管理的思想才能夠使他們在進行檔案管理工作中下意識的去進行信息化管理。其次，也要培養(yǎng)高校檔案管理工作人員的責任意識，嚴格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理制度，對于高校的檔案進行嚴格的保管和整理分析等工作。針對專業(yè)素養(yǎng)特別差的高校檔案管理工作人員，高校可以采取通過進修、脫產(chǎn)上研究生班，在校內(nèi)由檔案專業(yè)行家，也可以通過自學不斷提高其專業(yè)素質(zhì)，使之盡快適應高校檔案管理信息化建設和發(fā)展的需要，更好的適應高校檔案管理工作。endprint

3、高校加大信息化建設設備資金投入

眾所周知，隨著高校生源的不斷擴大，高校檔案管理工作的難度越來越大，單純的人力整理檔案已經(jīng)不適用于我國目前的國情需要。對于復雜的高校檔案，多元化的檔案資源構(gòu)成，我國各高校應該進行信息化建設管理，節(jié)省相當大的人力資源利用。如果要使高校檔案管理工作信息化建設順利進行，就要有一定的信息化整理設備，也就需要各高校進行大量的資金投入。當高校具有一定量的檔案管理工作信息化設備之后，就能夠?qū)⑷肆芾淼膫鹘y(tǒng)檔案存放在信息技術(shù)支持的條件下，利用科學設備，將其轉(zhuǎn)化為方便觀看的數(shù)字化檔案存檔，通過進行大量資金投入的信息化建設設備的利用，將高校各種檔案內(nèi)聯(lián)、融合、并存、共生而形成一個有機的統(tǒng)一體，形成一個系統(tǒng)的檔案存檔，不但便于高校在提供利用檔案時方便，而且也能夠解決高校檔案收集難的問題。很多情況下，高校檔案管理工作存在各種檔案資料歸檔不及時等問題，這也與工作人員在之前進行單純?nèi)肆Y源進行檔案管理時，信息溝通能力較差，信息割裂有關(guān)。進行高校檔案管理工作信息化建設設備資金的投入，使信息化設備齊全是強化高校檔案管理工作信息化建設的有效途徑。因此，加大高校檔案管理工作信息化建設設備的投入是進行檔案管理工作信息化建設的必要前提，只有這樣才能夠促進高校檔案管理工作的順利進行，提高高校檔案管理水平和管理質(zhì)量。

4、加強檔案網(wǎng)站建設，對檔案信息管理系統(tǒng)進行完善

要結(jié)合高校的具體情況，將高校檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建起來，通過檔案管理軟件系統(tǒng)，借助于學校智慧校園網(wǎng)絡有效管理高校檔案的收集、整理、保管、檢索和提供利用等工作，促使文檔一體化得到實現(xiàn)。通過，檔案信息化建設系統(tǒng)能夠使高校檔案工作達到統(tǒng)一管理，各部門平時產(chǎn)生的文件材料，可進行隨辦隨歸，文件即自動生成檔案，實現(xiàn)部門進行歸檔、組卷、編寫卷內(nèi)文件目錄和案卷標題等系統(tǒng)化整理，同時有相應的電子文檔，次年將組好卷的紙質(zhì)檔案和電子檔案一起移交到學校檔案館，減少重復勞動，實現(xiàn)資源共享，使檔案收集齊全完整、整理規(guī)范有序、提供利用方便快捷，提高檔案管理水平和工作效率。

進行資源數(shù)據(jù)庫的建設是檔案管理信息化的前提，要促使數(shù)據(jù)規(guī)模盡快實現(xiàn)，以便提升計算機檢索系統(tǒng)的實用性，深入開發(fā)館藏檔案信息，提高服務水平和能力。要充分重視網(wǎng)絡技術(shù)、特色服務以及網(wǎng)上檔案資源開發(fā)等內(nèi)容，特別是強化標準化建設，對網(wǎng)絡通信數(shù)據(jù)庫以及計算機軟硬件系統(tǒng)的標準進行制定，將標準化的數(shù)據(jù)庫建設出來。輸入建設和輸出利用都是信息系統(tǒng)管理的兩個重要方面，如今編目立卷就是非常重要的做法。而在信息化建設中，需要將專題檢索子系統(tǒng)構(gòu)建起來，工作人員可以較為便捷的檢索、傳送和復制，更好的開發(fā)利用信息資源。

綜上所述，我國各項工作已進入信息化管理的時代，高校檔案管理工作也不例外。為了使檔案收集齊全完整、整理規(guī)范有序、利用方便快捷，高校的相關(guān)領(lǐng)導和部門應該在高校檔案管理工作從思想上和行動上去追求、去創(chuàng)新，這是一項任重而道遠的工作。高校檔案管理工作信息化建設就是符合這一潮流能夠解決這一問題的有效途徑。對于高校檔案管理工作信息化建設，各高?？梢栽谙嚓P(guān)管理人員素質(zhì)培養(yǎng)和設備資金投入等方面下手，進行信息化建設，促進高校檔案管理工作的順利進行和良好發(fā)展。

作者簡介：鄒黔榮，女 ，侗族 ，1965年6月22日生，本科學歷，黔東南民族職業(yè)技術(shù)學院綜合檔案室主任，副研究館員，研究方向：檔案的保護技術(shù)、編研、信息化和電子文件管理等。

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