高校社團(tuán)事務(wù)管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)初探

徐宗玲

摘要：信息系統(tǒng)的建設(shè)大大提高了高校社團(tuán)事務(wù)管理的工作效率，是高校學(xué)生自主管理系統(tǒng)中極為重要的一部分，對(duì)信息有效的統(tǒng)籌和管理，并且漸漸形成了規(guī)范化的固定模塊，各高校社團(tuán)事務(wù)管理信息系統(tǒng)也漸漸趨于統(tǒng)一。

關(guān)鍵詞：高校社團(tuán)事務(wù)管理 信息系統(tǒng) 規(guī)范化

信息是各類事務(wù)管理的骨架，它支撐了管理的有效快速運(yùn)行，管理信息系統(tǒng)除了在各單位、企業(yè)公司的效果越來越明顯外，于高校社團(tuán)事務(wù)的管理也起了極大的作用。隨著計(jì)算機(jī)信息化時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)有效地彌補(bǔ)了人工管理系統(tǒng)的缺點(diǎn)，使高校社團(tuán)事務(wù)管理更加快捷化、有效化、規(guī)范化。

一、信息系統(tǒng)對(duì)于社團(tuán)事務(wù)管理的重要性

從社團(tuán)事務(wù)管理本身的性質(zhì)上來看，信息整合是很有必要的，在當(dāng)今時(shí)代，社團(tuán)事務(wù)與網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)逐漸聯(lián)系在一起，并且趨于專業(yè)化。

高校社團(tuán)種類繁雜多樣，可以根據(jù)不同的分類標(biāo)準(zhǔn)將其統(tǒng)籌在一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的類別之中。從宏觀方面來看，這個(gè)事務(wù)系統(tǒng)本身就是一個(gè)龐大的信息體系，從微觀上來說，各個(gè)社團(tuán)事務(wù)管理系統(tǒng)是趨于一致的，主要包含人事管理、財(cái)務(wù)管理、行政管理、項(xiàng)目管理、消息管理等功能模塊，各模塊又分具體的管理內(nèi)容，在統(tǒng)籌管理的體系下分工明確，這些由小到大的信息構(gòu)成了社團(tuán)事務(wù)管理的細(xì)胞，信息之間相互聯(lián)系形成的信息網(wǎng)則是使職能運(yùn)行的流動(dòng)的血液。

網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來給人們帶來了許多便利，其中最明顯的就是信息獲取速度和獲取量，信息處理的快捷和規(guī)范化。對(duì)于信息的管理恰好是社團(tuán)事務(wù)管理的重要內(nèi)容，因而網(wǎng)絡(luò)化與管理內(nèi)容變得密不可分，高校社團(tuán)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的重要性和必要性不言而喻。有人研究高校社團(tuán)事務(wù)管理信息系統(tǒng)的文章中寫道“隨著各高校社團(tuán)活動(dòng)的不斷豐富，數(shù)量的不斷增加，學(xué)生社團(tuán)的內(nèi)部管理任務(wù)有了更高難度的挑戰(zhàn)。社團(tuán)事務(wù)管理效率低，也對(duì)社團(tuán)發(fā)展造成了一定的困難。通過信息系統(tǒng)進(jìn)行管理無疑是最科學(xué)和最有效的方法，提高工作效率和工作質(zhì)量同時(shí)也大大地加強(qiáng)內(nèi)部信息交流的質(zhì)量。作為高校學(xué)生工作的重要部分，社團(tuán)管理既重要而又容易被人所忽視，為了適應(yīng)越來越多元化的社團(tuán)事務(wù)，建設(shè)高效率的管理系統(tǒng)勢(shì)在必行[1]。”傳統(tǒng)的社團(tuán)建設(shè)功能單一，實(shí)踐來源不充分，而信息建設(shè)恰好彌補(bǔ)了這一不足，為人們提供了越來越多的信息實(shí)踐體驗(yàn)。

二、高校社團(tuán)事務(wù)管理信息系統(tǒng)現(xiàn)狀

當(dāng)下的高校社團(tuán)事務(wù)在模板趨于一致化的同時(shí)也表現(xiàn)出了很多不足，職能模板的分工太明確有利有弊，在提高工作效率的同時(shí)可能導(dǎo)致各功能部門之間的信息交流減少，這對(duì)于社團(tuán)的長足有效發(fā)展使很不利的，信息的發(fā)展滋生出的一系列信息問題也讓社團(tuán)事務(wù)管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)。當(dāng)下高校社團(tuán)事務(wù)管理信息系統(tǒng)的不足具體體現(xiàn)在哪里呢？

首先是信息交流的阻塞，網(wǎng)絡(luò)化的到來原本應(yīng)該使信息的交流增多，然而就社團(tuán)總體而言，由于社團(tuán)建設(shè)職能分工明確、各司其職，很多部門之間的聯(lián)系減弱，這就對(duì)信息的交流形成了阻力。就各職能部門來說，則出現(xiàn)了另一種情況，那就是信息的濫用，這體現(xiàn)在兩方面，一是信息的來源不準(zhǔn)確，二是由于工作人員個(gè)人原因信息的錄入出現(xiàn)謬誤，這兩種失誤都對(duì)與其相關(guān)的其他部門的工作產(chǎn)生了不好的影響，也會(huì)導(dǎo)致本部門后期的工作產(chǎn)生錯(cuò)誤的成分。

其次是隨著信息化發(fā)展出現(xiàn)的信息安全問題，“高校學(xué)生事務(wù)管理平臺(tái)信息化在提供便利的同時(shí)，也帶來了一系列的信息安全問題，比如在信息傳輸安全，信息存儲(chǔ)安全。學(xué)生的一些個(gè)人信息泄露可能會(huì)為學(xué)生和學(xué)校帶來很大的麻煩，所以信息安全也是信息化建設(shè)中需要重視的問題[2]?！备咝Ｉ鐖F(tuán)作為學(xué)生參與各項(xiàng)活動(dòng)最直接的實(shí)踐平臺(tái)，如若管理不當(dāng)造成信息泄露，對(duì)于學(xué)生自身的信息安全會(huì)產(chǎn)生很大的隱患，除此之外，信息安全隱患對(duì)于社團(tuán)運(yùn)行的重要文件和數(shù)據(jù)也會(huì)造成影響，尤其是當(dāng)今各種電腦病毒、黑客等的存在，使信息安全面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

三、高校社團(tuán)事務(wù)管理信息系統(tǒng)的可提升空間

由當(dāng)前高校社團(tuán)事務(wù)管理信息系統(tǒng)存在的問題，我們可以分析其可提升的空間。信息化服務(wù)于社團(tuán)事務(wù)，要求信息的快速準(zhǔn)確傳播和數(shù)據(jù)的大量整合，也要求社團(tuán)事務(wù)管理者自身的能力素養(yǎng)符合信息統(tǒng)籌的需求。

社團(tuán)事務(wù)管理信息建設(shè)就管理效果上來說有兩個(gè)目的，一是快捷，二是規(guī)范，為了達(dá)到快捷的目的，信息共享是很有必要的，這也就要求社團(tuán)管理者樹立資源共享意識(shí)，各社團(tuán)體系之間、社團(tuán)各職能部門之間的信息加強(qiáng)溝通，實(shí)現(xiàn)可共享資源的無縫連接。“高校職能部門信息系統(tǒng)管理人員的服務(wù)意識(shí)水平和技術(shù)操作能力直接影響著學(xué)生事務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)程，因此，高校必須重視管理人員的技能培訓(xùn)，拓寬對(duì)專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)渠道，加大對(duì)專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)力度，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括思想觀念和基本技能兩方面?！备咝５纳鐖F(tuán)建設(shè)是學(xué)生自主實(shí)踐的重要平臺(tái)，這不僅為學(xué)生對(duì)于自身能力素養(yǎng)的鍛煉提供了平臺(tái)，同時(shí)也需要同學(xué)實(shí)踐的創(chuàng)新和規(guī)范，學(xué)生在信息建設(shè)和事務(wù)管理上的能力和創(chuàng)新性想法對(duì)于加快社團(tuán)建設(shè)有著促進(jìn)意義，社團(tuán)建設(shè)的有效運(yùn)行也要求社團(tuán)人員的管理更加規(guī)范化。

除了對(duì)社團(tuán)管理者的要求外，高校硬件設(shè)備的保障和信息軟件的開發(fā)也是很有必要的。學(xué)校的硬件設(shè)施對(duì)社團(tuán)管理的信息建設(shè)起到了基礎(chǔ)性作用，高校應(yīng)該有適應(yīng)信息化的發(fā)展，充分認(rèn)識(shí)到推進(jìn)學(xué)生事務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)的重要性，在政策、資金、人力、技術(shù)等方面給予重點(diǎn)支持。信息軟件的開發(fā)是建設(shè)社團(tuán)管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施的又一項(xiàng)重要內(nèi)容，系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)該符合部門職能的需求，通過在各部門進(jìn)行實(shí)踐、反饋信息，不斷改進(jìn)。

四、結(jié)語

當(dāng)前高校社團(tuán)管理信息系統(tǒng)趨于規(guī)范化和模塊化，但是還存在著信息安全問題、信息管理不當(dāng)?shù)炔蛔悖涌煨畔⑾到y(tǒng)安全建設(shè)和信息管理人員素質(zhì)的提升，成為了高校學(xué)生社團(tuán)信息建設(shè)的重要內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)：

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