事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

董學(xué)佳

將傳統(tǒng)的檔案處理方式轉(zhuǎn)變成信息化的檔案管理方式，有利于提高我國事業(yè)單位相關(guān)方面的工作效率，同時也推動著整個社會的進(jìn)步，適應(yīng)時代發(fā)展需求，因此做好事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)是相關(guān)部門必須準(zhǔn)備的課題了，對此，本文做出了以下淺析。

1 我國事業(yè)單位信息化檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 檔案管理信息化的作用

傳統(tǒng)的檔案管理方式是將紙質(zhì)證明進(jìn)行合理的保存，但是從長遠(yuǎn)來看，這并不能解決資料不能永久保存的現(xiàn)狀，而對于進(jìn)行檔案信息化處理，恰好解決了這一個矛盾，這也就是檔案信息化的第一個作用。除此之外，在我們?nèi)粘堎|(zhì)檔案進(jìn)行查閱的時候我們能夠發(fā)現(xiàn)，其實(shí)是非常有標(biāo)準(zhǔn)的檔案館等相關(guān)部門，也需要相對復(fù)雜的手續(xù)和流程，但是將檔案管理信息化之后我們可以發(fā)現(xiàn)，不僅解決了需要相對復(fù)雜的手續(xù)和流程的問題，還能夠讓人們減少跑路時間，更加便捷，即查閱信息更加簡便是檔案信息化管理的第二個作用。

1.2事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)及優(yōu)勢分析

事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，有利于推動該行業(yè)檔案管理的規(guī)范性，也便于事業(yè)單位管理檔案信息。在傳統(tǒng)管理方法的實(shí)行中，有很多的程序需要走完才能真正查閱需要的檔案，但是在發(fā)展事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)之后，利用關(guān)鍵字就可以查詢出你需要的相關(guān)內(nèi)容，大大減輕了程序繁雜程度，與此同時，檔案工作者們的工作壓力也有了適當(dāng)?shù)臏p輕，將傳統(tǒng)的人工錄入以及實(shí)地保存變成了以網(wǎng)絡(luò)作為媒介利用電子錄入的方式進(jìn)行，是工作人員的工作方式更加靈活，全面的推動著我國事業(yè)單位的建設(shè)。本質(zhì)上改變了檔案管理的方式與途徑，將單一的信息采集管理更加豐富化。

1.3目前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

我國目前的事業(yè)單位檔案管理信息化還主要處于推動階段，主要存在以下幾個問題，第一點(diǎn)是檔案管理信息化建設(shè)平臺更新速度較慢，雖然我國事業(yè)單位已經(jīng)建立了比較完善的檔案信息管理系統(tǒng)，但是在實(shí)際使用中出現(xiàn)的問題，沒有及時得到修復(fù)，也沒有對軟件或系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的升級更新，使得矛盾問題依然存在，影響事業(yè)單位的人才管理；第二點(diǎn)是檔案管理信息化建設(shè)平臺的使用效率不夠，這使得信息化平臺的發(fā)揮效率降低，對于檔案信息資料的查詢與使用時的便捷性和效率性是非常不利的；第三點(diǎn)是檔案管理的工作人員素質(zhì)跟不上，經(jīng)常出現(xiàn)技術(shù)上去了，人員“沒上去”的尷尬局面，許多從業(yè)人員缺乏技術(shù)提升的機(jī)會，對于一些老工作者而言，其能力水平相當(dāng)?shù)臏?，對?jì)算機(jī)技術(shù)缺乏足夠的認(rèn)識。

2 加強(qiáng)和推進(jìn)我國事業(yè)單位信息化檔案管理的對策

2.1 從人員本身出發(fā)

目前我國大部分事業(yè)單位仍以傳統(tǒng)的檔案管理方法來進(jìn)行管理，應(yīng)提高相關(guān)工作人員的認(rèn)識水平，因?yàn)槿藛T工作能力與水平?jīng)Q定著我國事業(yè)單位信息化檔案管理的推進(jìn)速度，要想加快推進(jìn)速度，在人員上就要加強(qiáng)對工作人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，使得相關(guān)工作者的綜合素質(zhì)得到提高，適應(yīng)時代的需求，從而加速此項(xiàng)工作內(nèi)容。其中除了要掌握好信息化檔案管理的基礎(chǔ)工作之外，還要適當(dāng)?shù)貙ぷ魅藛T進(jìn)行計(jì)算機(jī)上以及平臺的使用上有相關(guān)的培訓(xùn)，確保每一位工作人員都能夠擁有獨(dú)立使用該系統(tǒng)，這樣才能減少犯錯，從而保證工作的效率在一個高位上。

2.2從工作層面出發(fā)

加強(qiáng)和推進(jìn)我國事業(yè)單位信息化檔案管理要在工作上加強(qiáng)信息化建設(shè)平臺推廣模式的構(gòu)建，使得使用者們能夠體驗(yàn)到跟優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，加強(qiáng)相關(guān)平臺與系統(tǒng)的宣傳，提高知名度，努力消除人們對于該行業(yè)的發(fā)展的隔閡，讓人們深刻的體會到這這種改變帶來的便利性。與此同時，可以借鑒先進(jìn)企業(yè)多年的經(jīng)驗(yàn)結(jié)果，引進(jìn)一些企業(yè)技術(shù)人才作為領(lǐng)軍人員，進(jìn)一步深化落實(shí)信息化檔案管理。除此之外，還要注意對落后手段以及機(jī)器的淘汰，運(yùn)用先進(jìn)的管理設(shè)備，還要注意檔案在儲存中的安全，做好保密工作，對于不同類型的文檔應(yīng)該利用不同的加密方式，一方面保證了檔案安全，另一方面也能夠簡化操作。

2.3從制度手段上出發(fā)

要想做好加強(qiáng)和推進(jìn)我國事業(yè)單位信息化檔案管理工作，在制度上不能有短板。應(yīng)該從事業(yè)單位的發(fā)展情況和未來規(guī)劃出發(fā)，制定有效的檔案管理工作，完善好物質(zhì)和經(jīng)濟(jì)上的制度，能夠保證工作人員的工作積極性，同時還能夠保證工作的質(zhì)量以及效率。還應(yīng)該設(shè)立檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案信息化建設(shè)過程中的質(zhì)量以及使用質(zhì)量，同時規(guī)范人員管理。

3 結(jié)語

我國事業(yè)單位的檔案管理工作的信息化已成大勢所趨，要想做好檔案信息化管理工作，應(yīng)該著重解決本研究提出的問題，同時還要在人員上進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，增加其綜合素質(zhì)；工作層面上注意體驗(yàn)與更新以及制度上進(jìn)行全面的接軌與完善，在每一個方面都做好相關(guān)工作，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，轉(zhuǎn)變工作方式，提高工作效率。

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