檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用

戚穎欣

摘要：檔案信息資源是人類社會(huì)的寶貴財(cái)富。檔案信息在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中具有重要的地位和作用。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)若要在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中得以生存，贏得主動(dòng)并不斷地發(fā)展壯大，創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益，離不開(kāi)科學(xué)的管理、正確的決策、先進(jìn)的科技、有效的市場(chǎng)開(kāi)拓機(jī)制，而這些又都離不開(kāi)對(duì)企業(yè)檔案的依賴。因此，企業(yè)檔案工作者應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的必要性。

關(guān)鍵詞：檔案；信息資源；利用

一、檔案信息資源利用優(yōu)化措施

天然氣公司強(qiáng)化對(duì)企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)收集、編研工作，拓寬企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的渠道，以企業(yè)現(xiàn)代化管理，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，以檔案信息化管理，拓寬開(kāi)發(fā)利用的渠道，通過(guò)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，求得企業(yè)更大的發(fā)展，從而促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源與現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

2013年7月，天然氣公司開(kāi)展歷史檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目，該項(xiàng)目對(duì)公司從1997年成立以來(lái)的各類歷史檔案進(jìn)行翻新維護(hù)、檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子化處理等規(guī)范化改造。該項(xiàng)目歷時(shí)1年零3個(gè)月，檔案工作人員不分晝夜全程進(jìn)行跟蹤和指導(dǎo)，對(duì)錄入系統(tǒng)的條目信息逐條檢查，逐字核對(duì)，確保了項(xiàng)目進(jìn)度和系統(tǒng)準(zhǔn)確率。該項(xiàng)目最終完成歷史檔案信息條目錄入2萬(wàn)余條，掃描文件26萬(wàn)余頁(yè)，實(shí)現(xiàn)了歷史檔案在檔案系統(tǒng)中的利用流轉(zhuǎn)，滿足公司各部門對(duì)檔案的利用要求。同時(shí)該項(xiàng)目也被公司評(píng)為2013-2014年度技術(shù)創(chuàng)新三等獎(jiǎng)。

2015年3月，天然氣公司檔案庫(kù)房改造項(xiàng)目，由于以前的老式檔案柜容量已經(jīng)飽和。經(jīng)過(guò)實(shí)地考查和對(duì)檔案室現(xiàn)狀分析，公司檔案人員與施工技術(shù)人員一同設(shè)計(jì)改造方案，最終確定把檔案室原有的老式檔案柜全部更換成移動(dòng)密集架，改造后的使用容量是原來(lái)使用容量的2.47倍。在查找檔案時(shí)，移動(dòng)式的密集架充分發(fā)揮了省時(shí)省力，空間大等優(yōu)勢(shì)，還大大提升了新庫(kù)房的視覺(jué)效果。庫(kù)房改造后，大大提高了工作效率，有力推動(dòng)了公司檔案硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)上水平。

二、檔案信息資源利用案例分析

獨(dú)流減河跨越是大港油田原油和天然氣集輸?shù)难屎砉こ?，?dān)負(fù)著獨(dú)流減河北岸板橋油田油、氣至油田油庫(kù)、處理站和大港油田油、氣的外輸任務(wù)。

現(xiàn)有獨(dú)流減河跨越存在不滿足規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的防洪高度要求、承載能力不足、混凝土結(jié)構(gòu)腐蝕嚴(yán)重、無(wú)法新增鋪設(shè)管道等問(wèn)題，為了解決這些問(wèn)題同時(shí)滿足新建兩條DN1000熱力管道的鋪設(shè)需求，2015年，中國(guó)石油天然氣股份有限公司勘探與生產(chǎn)分公司立項(xiàng)成立了《大港油田引入大港發(fā)電廠熱源供暖項(xiàng)目》，提出對(duì)獨(dú)流減河跨越易地重建敷設(shè)新建的熱力管道，并遷建已建工藝管道至新建桁架。

2016年，為全力配合《大港油田引入大港發(fā)電廠熱源供暖項(xiàng)目》，給項(xiàng)目設(shè)計(jì)提供最精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持，天然氣公司信息檔案室協(xié)同項(xiàng)目部相關(guān)人員在板低管線海德潤(rùn)滋段切改設(shè)計(jì)之初及施工階段，針對(duì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)急需查找數(shù)據(jù)全程參與，提供服務(wù)。此項(xiàng)目需要查找天然氣公司在老桁架上需切改的四條管線的原始數(shù)據(jù)以及重點(diǎn)查找其中一條板低529輸氣管道在獨(dú)流減河北岸海德潤(rùn)滋院內(nèi)190米埋地管道的數(shù)據(jù)。

我們檔案人員耐心的在中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目類8000余條檔案信息條目中進(jìn)行初步檢索。經(jīng)過(guò)數(shù)日的不懈努力，檔案人員快速的找到了30余條原板低管線相關(guān)的檔案信息條目電子版資料，協(xié)同利用人員一一篩選，及時(shí)查到了項(xiàng)目部急需的資料。多少次，我們檔案人員正值公休在家做家務(wù)，利用人員的一個(gè)緊急電話，我們趕緊放下手中活計(jì)匆匆趕到辦公室調(diào)檔解決燃眉之急。數(shù)據(jù)查到了，檔案用完了，放回庫(kù)房鎖好門后，我們悄無(wú)聲息地回家繼續(xù)做余下的家務(wù)。點(diǎn)點(diǎn)滴滴都留有我們樸實(shí)的足跡，我們就是如此默默無(wú)聞，因?yàn)槲覀兊闹饕蝿?wù)就是服務(wù)。在項(xiàng)目查閱過(guò)程中，充分體驗(yàn)到了檔案數(shù)字化在查閱檔案時(shí)的便捷，項(xiàng)目部相關(guān)人員在最短時(shí)間內(nèi)通過(guò)填寫借閱登記單的形式完成了檔案資料的借閱，為工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)及后期建設(shè)提供了最大支持，充分體會(huì)到了歷史檔案的重要性和不可替代性。

三、檔案信息資源利用作用及影響

企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用有利于企業(yè)發(fā)展，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀需要。企業(yè)檔案工作從開(kāi)始建立之日起，就是為了將各種企業(yè)信息整合、整理和提供利用。記載企業(yè)各種活動(dòng)的檔案信息是反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r的最基本信息。沒(méi)有企業(yè)檔案提供的有關(guān)企業(yè)發(fā)展的各種信息做后盾，經(jīng)濟(jì)的管理就沒(méi)有原始依據(jù)。因此，在新的形勢(shì)下，充分開(kāi)發(fā)利用企業(yè)信息資源，對(duì)深化企業(yè)改革，搞好企業(yè)經(jīng)濟(jì)至關(guān)重要。

天然氣公司在查找原始管線檔案過(guò)程中，利用檔案自動(dòng)化檢索提高了檔案工作的效率；檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)了檔案異地同時(shí)利用，產(chǎn)生的效益大大高于原件利用。通過(guò)檔案數(shù)字化的前處理工作，使檔案的整理、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定劃控、搶救等一系列基礎(chǔ)工作得到全面加強(qiáng)。數(shù)字化利用可以代替原件利用，大量減少調(diào)閱原件，減輕對(duì)原件的損傷。充分利用檔案信息所具有的可加工性、再生性、開(kāi)創(chuàng)性、增值性等特點(diǎn)，挖掘出這些智力資源，加以研究并利用，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)為企業(yè)在社會(huì)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供準(zhǔn)確、可靠、有效的科學(xué)依據(jù)。

通過(guò)此次檔案的利用，特別是在《大港油田引入大港發(fā)電廠熱源供暖項(xiàng)目》海德潤(rùn)滋院內(nèi)板低管線切改的實(shí)施，由于檔案部門給項(xiàng)目提供準(zhǔn)確的原始資料，避免了一起因原始資料缺失導(dǎo)致材料購(gòu)置缺項(xiàng)而造成工期延誤的事件，為項(xiàng)目建設(shè)工期規(guī)劃和資金控制管理等提供了決策依據(jù)，該事例說(shuō)明，有效保存檔案、利用檔案對(duì)于今后項(xiàng)目實(shí)施、搶險(xiǎn)等工作都有極大的幫助。同時(shí)，該事件也使更多人了解了檔案的實(shí)際價(jià)值，增強(qiáng)了員工的檔案意識(shí)，進(jìn)一步提高了檔案部門的社會(huì)地位。endprint