新形勢下計劃生育檔案管理工作中存在的問題及對策

黃德智

摘要：在新形勢下的中國，科技的進步，信息化的高速發(fā)展逐漸影響著我國經(jīng)濟、政治、文化等各個領(lǐng)域的發(fā)展，而作為國家檔案事業(yè)中重要組成部分的計劃生育檔案管理工作也在信息化大潮中不斷進步和發(fā)展。利用先進的信息技術(shù)手段為檔案管理工作提供技術(shù)支持，增強管理工作的科學(xué)性。其中計劃生育檔案管理在時代和社會進步的推動中在實際工作中更要發(fā)揮創(chuàng)新精神，對計劃生育檔案管理進行數(shù)字化建設(shè)，只有這樣才能緊跟我國的計劃生育工作發(fā)展需要。本文主要是對新形勢下計劃生育檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出可行的解決辦法。

關(guān)鍵詞：計劃生育；檔案管理；問題及對策

一、計劃生育檔案管理的重要性

計劃生育檔案管理是一項對文件資料的管理，這些資料又給我國開展計劃生育工作，做好控制人口工作提供了參考價值，有利于我國有依據(jù)的保持好現(xiàn)今的低生育率水平。因此，計劃生育檔案管理人員要充分認(rèn)識到檔案管理工作有為我國順利開展計劃生育基本國策提供了重要信息數(shù)據(jù)的重要性，積極開展檔案管理服務(wù)，進一步提升計劃生育檔案管理工作的創(chuàng)新性，不斷提升計生檔案管理水平。數(shù)字化建設(shè)對計生檔案的管理水平產(chǎn)生重要的影響，數(shù)字化水平越高計生檔案的利用率也就越高，將達到計生檔案信息資源的有效共享，為我國計劃生育工作提供信息支持。

二、計劃生育檔案管理中存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和完善的檔案管理制度

目前我國在計劃生育檔案管理方面的法律缺失，導(dǎo)致計劃生育檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一的參考條款，因此我國很多計劃生育檔案管理機構(gòu)工作都是在沒有規(guī)范化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則下自行發(fā)展的，這對檔案管理工作是不利的。還有計生檔案管理機構(gòu)的管理制度同樣存在問題，權(quán)責(zé)模糊不清，沒有制度保障。檔案管理人員工作警惕性不高，沒有認(rèn)識到檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容等保密性特點，如果造成檔案泄密等管理失誤事件，查找具體責(zé)任人就會有很大的困難。

（二）認(rèn)識不足，管理規(guī)范化水平低

單位沒有把計劃生育檔案管理工作放在重點工作之內(nèi)，思想上存在輕視態(tài)度，所以對待檔案管理工作難免懈怠，導(dǎo)致檔案管理工作水平整體較低。檔案管理人員的培訓(xùn)工作不到位，對自己的崗位技能欠缺，收集材料時比較片面，整理歸檔中存在編號不全等問題，服務(wù)的專業(yè)水平不高。再加上管理得規(guī)章制度不完善嚴(yán)重影響執(zhí)行力，檔案管理規(guī)范化水平有待提高。

（三）檔案數(shù)字化進程緩慢

要進行計劃生育檔案管理的數(shù)字化建設(shè)必然離不開資金的投入，這種投入是巨大的。資金和人才分布的不均衡直接影響著檔案數(shù)字化的均衡發(fā)展，這種影響是成正比的。從縱向來看，上下級檔案館的數(shù)字化程度也不一致，上級的數(shù)字化程度明顯較高?？傊?，我國的檔案數(shù)字化水平還是較低，發(fā)展較緩，比如一些基層的檔案館形同虛設(shè)，歸檔時重要的資料不全面存在遺漏，離達到資源全覆蓋的目標(biāo)還很遠，這都需要加大投入不斷促進檔案數(shù)字化發(fā)展。

三、計劃生育檔案管理中解決問題的措施

（一）進一步健全完善檔案管理的管理機制

第一，在檔案管理工作中，重視法律法規(guī)的作用，建立健全相關(guān)法律法規(guī)，利用其指導(dǎo)監(jiān)督檔案管理工作，使檔案管理機制真正有法可依，全面保證檔案管理工作的順利開展。第二，為了能夠提高檔案管理的科學(xué)化水平，健全完善檔案管理的管理機制勢在必行，它要求責(zé)任機制必須發(fā)揮自己的職能，起到的約束及監(jiān)督作用。既要滿足管理需求又要體現(xiàn)出檔案管理的代表性，使檔案管理責(zé)任機制合理有效。在進行實際的檔案管理工作時，尤其是檔案館內(nèi)部工作人員要了解自己的本職工作，掌握工作技術(shù)。同時職責(zé)部門要把監(jiān)督落實到位，建立多方位的檔案管理體系。

（二）革新思想觀念，推動檔案管理規(guī)范化進程

計劃生育檔案管理人員在實際工作中應(yīng)該根據(jù)新常態(tài)和新需要不斷提升對檔案管理的認(rèn)識，根據(jù)工作要求嘗試新的管理模式，新的認(rèn)識新的方法將有助于提升檔案管理的規(guī)范化。同時對待收集檔案信息資料工作一定要嚴(yán)謹(jǐn)，按照我國現(xiàn)有的規(guī)章制度做事，收集資料要全面，歸檔和整理要及時，編號工作更不能馬虎，使檔案管理工作規(guī)范發(fā)展，健康發(fā)展，為落實計劃生育基本國策有效開展創(chuàng)造條件。

（三）加快推進檔案數(shù)字化進程

計劃生育檔案管理的數(shù)字化進程要不斷推進才能適應(yīng)當(dāng)前對檔案管理高標(biāo)準(zhǔn)的要求，要用長遠的眼光去對待，做好檔案管理數(shù)字化的計劃，完善數(shù)字化目錄內(nèi)容，做好檔案鑒定工作，使二者能夠同步推進。各級政府同樣有責(zé)任協(xié)助檔案管理工作完成，在經(jīng)費方面可以突出支持計劃生育檔案管理工作，購置先進的檔案管理數(shù)字軟硬設(shè)備，檔案管理數(shù)字化建設(shè)有了物質(zhì)保障才能進一步發(fā)展。在實際工作中除會議記錄等手書形式檔案外全部文件資料要進行電子化歸檔，紙質(zhì)資料和電子化資料都要存檔保管，分類整理，網(wǎng)上傳輸資料也需要光盤刻錄備份，有些重要的信息檔案文本和圖形資料都要保存，要使檔案可以全文檢索，提高檔案查準(zhǔn)率和查全率。

四、結(jié)語

綜上所述，對計劃生育檔案管理問題進行分析做出對策是為我國計生工作提供了全面的信息支持，在新形勢下我國的計劃生育檔案管理工作要不斷的創(chuàng)新，推動數(shù)字化建設(shè)不斷發(fā)展。這離不開各級政府的大力支持與配合，正面面對我國計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中遇到的問題，利用針對性措施去解決，相關(guān)檔案管理的工作人也要加大學(xué)習(xí)的力度，不斷提升自身檔案管理業(yè)務(wù)知識，利用好現(xiàn)代的信息技術(shù)，我國的計劃生育管理工作必將邁上一個新的臺階。

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