企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析

陳曉燕

摘要：為全面提升企業(yè)檔案管理水平，我們只有引入電子信息化管理模式，明確該技術方式核心重要性，制定科學對策，總結(jié)實踐過程中應注意的問題，劃分多級權(quán)限、實施收集檔案資料，方能達到事半功倍的工作效果，真正激發(fā)企業(yè)檔案資源重要功能價值，促進企業(yè)實現(xiàn)又好又快的全面發(fā)展。鑒于此，本文主要分析企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理；電子信息化；重要性

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化信息建設的問題分析

（一）對企業(yè)檔案管理工作的認識不到位

長期以來，我國企業(yè)都忽視了檔案管理工作的重要性，近年來，我國企業(yè)多采用的是扁平化的組織模式，將檔案管理部門作為首當其沖的精簡部門，以此來達到管理機構(gòu)精簡化、管理層次簡化的目的，進一步降低企業(yè)的發(fā)展成本，從而增加企業(yè)的市場競爭力。對檔案管理認識的不到位直接影響到了企業(yè)檔案管理工作的效率和水平。

（二）資金缺乏，設備設施落后

軟件與硬件建設將是企業(yè)進行檔案信息化建設的重要基礎，他們?yōu)闄n案進行信息化建設提供重要的前提條件，但同時，企業(yè)在建設軟件與硬件時需要大量的資金消耗，而在實際的生活中，我國的大多數(shù)企業(yè)仍處于初級的發(fā)展階段，需要將大量的資金投入到市場的開發(fā)以及產(chǎn)品研發(fā)工作之中，加之企業(yè)資金有限，對檔案信息化建設重視度不足，我國企業(yè)的檔案管理信息化建設工作很難得到順利地開展。

（三）檔案管理工作人員缺乏專業(yè)性

根據(jù)相關數(shù)據(jù)統(tǒng)計，我國大部分企業(yè)檔案管理工作人員的薪資水平都遠遠低于企業(yè)其他職位的工作人員，這樣的現(xiàn)狀在一定程度上挫傷了檔案管理工作人員的工作積極性，因此，檔案管理工作成為很多高學歷人員不愿意選擇的一個工作。同時，隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)在的檔案管理信息化建設工作對相關的工作人員提出了更高、更嚴苛的要求，它不僅僅需要工作人員熟練地運用計算機知識與技術，并需要工作人員具有高素質(zhì)和綜合統(tǒng)籌能力。但就目前來說，我國企業(yè)都面臨著檔案管理人員專業(yè)水平較低，知識結(jié)構(gòu)單一等問題，無法真正滿足檔案管理信息化建設的需求。

二、電子信息化對企業(yè)檔案管理的重要性

一是可以將檔案按企業(yè)專業(yè)技術檔案、科技人員檔案、財務管理檔案、建設水務檔案、農(nóng)業(yè)技術檔案等進行細化分類，實現(xiàn)多載體的集中統(tǒng)一管理。二是可以大大提高企業(yè)檔案管理的工作效率，實現(xiàn)了企業(yè)各類檔案資料的快速查閱，同時也可以大大減輕檔案管理人員的工作量，使檔案管理查閱效率全面提高。三是通過電子化可對檔案原貌進行完全保留，檔案資料查閱的可信度和準確性大幅提高。檔案查閱時不使用原件也增強了對檔案原件的保存管理。四是通過網(wǎng)絡檔案管理的電子信息化消除了因地域帶來的查詢障礙，實現(xiàn)了檔案的異地查詢。

三、強化企業(yè)檔案管理電子信息化的措施

（一）實時收集檔案資料

實時收集檔案資料是保證企業(yè)檔案完整、清晰認定、按時歸檔管理的核心環(huán)節(jié)。首先，企業(yè)應清晰劃定綜合檔案室、具體業(yè)務部門員工的崗位責任，制定文書管理、資料管理歸檔的相關制度，明確員工歸檔管理的指責，日常收集任務應全面落實到人頭，通過全方位搜集確保應歸檔資料及時歸檔，并定期進行搜集與補充，避免資料信息的缺失，提升檔案資源完整性。再者，企業(yè)應設立綜合檔案管理、歸檔工作標準，明確歸檔制度，確保企業(yè)檔案信息歸檔工作質(zhì)量。歸檔各類資料國恒中應按照制度標準嚴格操作，方能確保檔案信息的整體性實效性，依照形成檔案的規(guī)律與特征，確保各類檔案的互相關聯(lián)性。

（二）劃分多級權(quán)限

依據(jù)企業(yè)所屬行業(yè)特征，檔案信息保密等級，應設定必要的查閱權(quán)限。可通過檔案信息管理軟件系統(tǒng)同安憑證調(diào)整修改以及查詢應用權(quán)限。同時應嚴格界定瀏覽器應用權(quán)限，依照檔案信息保密程度確立可否進行查詢、資料下載以及打印。該軟件應用平臺應做好高級別加密處理，進而保證企業(yè)檔案信息安全、完整、高度機密以及方便瀏覽應用。

（三）建立明確的檔案保存管理制度

制定嚴格的檔案整理標準和移交程序，凡不按標準整理或規(guī)定程序進行移交檔案的，檔案辦公人員一律拒絕接受移交，并要求相關業(yè)務科室按標準重新整理，按規(guī)定程序移交檔案。

（四）依據(jù)《保密法》執(zhí)行檔案管理保密

1.檔案管理人員需嚴肅履行工。作職責。庫房管理是檔案保密工作的重點。按照國家相關法律、法規(guī)來設立檔案庫房。執(zhí)行時間標準要嚴格、做好執(zhí)法必嚴，有法必依，每個公民應保守國家機密，檔案管理人員的責任更是如此。2.嚴格執(zhí)行《保密法》。準確劃分檔案保管期限與保密期限，執(zhí)行檔案整理過程中的保密工作，對涉密檔案科學分類。加強檔案的庫房管理與檔案的日常管理，執(zhí)行檔案保管過程中的保密工作，可以掌握檔案情況變化。正確處理檔案保密與利用的關系，執(zhí)行檔案利用過程中的保密工作，可以開展檔案的基礎性工作，對局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)進行物理隔離措施，對涉密文件、資料等，不能在網(wǎng)上發(fā)布、傳遞，局域網(wǎng)只有單位內(nèi)部人員能使用，對儲存涉密信息的計算機和軟盤等介質(zhì)，按照國家保密管理制度，執(zhí)行檔案管理信息化過程中網(wǎng)絡的保密工作。

總之，隨著現(xiàn)代檔案管理電子信息化和共享網(wǎng)絡化時代的到來，檔案電子化管理是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理與發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案管理規(guī)模和范圍的日益擴大，對檔案管理精細度要求大幅提高，企業(yè)人力資源管理與開發(fā)對檔案管理電子信息化整體水平要求日益增高，進一步完善企業(yè)人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的電子信息化將為企業(yè)檔案管理打造更科學、更合理、更高效的管理平臺，使檔案管理工作從根本上產(chǎn)生質(zhì)的提升，推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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