醫(yī)院檔案管理中信息網絡化的運用研究

張明章+劉浩然+張凡

[摘 要]伴隨著科技的不斷進步，計算機與網絡在日常生活與工作中的應用日益廣泛，信息化技術將許多困難、復雜的工作大大簡化。對于醫(yī)院來說，管理和調取檔案是一項非常繁重的工作。隨著醫(yī)院經營時間的增加，這些資料會越來越多，管理工作也更加困難，傳統(tǒng)的檔案管理方式已遠遠不能滿足工作需求。因此，醫(yī)院的檔案管理工作也要隨著社會的進步不斷創(chuàng)新和發(fā)展，而信息網絡化管理就是很好的方式。

[關鍵詞]醫(yī)院；檔案管理；信息網絡化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.093

[中圖分類號]G271；R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）14-0-02

隨著科技的發(fā)展，計算機技術已成為工作中必不可少的工具，醫(yī)院的檔案管理也日益趨向于信息網絡化。計算機網絡技術的使用，將繁瑣的檔案管理工作簡化，使檔案管理更加輕松，檔案查詢更加快捷，存貯時間更加長久。

1 醫(yī)院檔案信息的特點

醫(yī)院的檔案信息記錄了醫(yī)療、科研、教學、管理等各項工作歷史，對醫(yī)院發(fā)展具有非常重要的借鑒、指導作用。醫(yī)院的檔案信息主要具備以下幾個特點。

第一，綜合性。醫(yī)院檔案的類別來源于多方面，由醫(yī)院辦公室下設的檔案室負責統(tǒng)一管理各個業(yè)務部門的檔案資料，內容涵蓋醫(yī)療、科研、人事、財務、管理等多個方面，包括各種行政文件、政策性文件、黨務文件、上級下發(fā)的指導性文件，以及各部門相互往來的文件等。第二，專業(yè)性。醫(yī)院以醫(yī)療工作為主，具有很強的專業(yè)技術性，相應的檔案資料也具有很強的專業(yè)性，所記錄的內容涉及診療操作、醫(yī)學研究、教學帶教、醫(yī)院規(guī)劃、管理制度等。第三，階段性。檔案收集和整理是分階段完成的，醫(yī)院的檔案資料常常分散在各個部門、科室中，由檔案室對各部門、科室提供的檔案進行收集、整理、歸檔，通常為1年1個周期。第四，保密性。這是由醫(yī)院檔案資料的專業(yè)性和證據性決定的，也是對患者隱私的保護，所以醫(yī)院檔案需要設置保密級別，不同類別的檔案具有不同級別的訪問權限，絕大部分檔案資料僅局限于本院工作人員使用，開放程度有限。

正是因為醫(yī)院檔案信息具有這樣的特點，導致傳統(tǒng)的管理方法越來越不能滿足新時期的檔案管理要求。這就要求醫(yī)院必須借助先進的計算機技術，使這些檔案實現網絡化、信息化管理，以更加安全地保存，更加快捷地查閱，更好地滿足實際工作需求。

2 檔案管理信息網絡化的優(yōu)點

隨著科技的不斷進步和信息化時代的來臨，信息技術成為了醫(yī)院運營管理中必不可少的一環(huán)。同時，信息化也為醫(yī)院檔案管理開辟了新的管理方式。檔案管理的信息化，不僅可以將檔案以最快的速度進行管理和分類，還可以使其發(fā)揮最大的作用。檔案的信息化管理，可以保護信息安全，簡化工作流程，提高工作效率，從而促進醫(yī)院更好地發(fā)展。

2.1 提高醫(yī)院管理水平

隨著人民群眾醫(yī)療需求的不斷增加，醫(yī)院的規(guī)模不斷擴大，醫(yī)院檔案信息量也在不斷增多。因此，進行信息化管理檔案就顯得尤為重要。通過將紙質化管理轉變?yōu)樾畔⒒芾?，對醫(yī)院加強精細化管理、深化醫(yī)藥衛(wèi)生改革，以及實現現代化醫(yī)療，具有非常重要的作用。檔案管理信息化可以有效地簡化就醫(yī)流程，提升診療工作效率，提高醫(yī)院管理水平，使醫(yī)療服務水平邁上一個新臺階。

2.2 為管理者提供決策依據

通過檔案資料的信息化管理，可大大延長檔案的儲存時間，同時還可實現信息的快速查找、調出和實時分析，從而能夠對醫(yī)院領導決策提供詳實的數據支持，有利于管理者掌握醫(yī)院工作的真實情況，并據此制訂出切實可行的工作方案和發(fā)展決策。

2.3 提高醫(yī)院工作效率

信息化技術的應用，可以使醫(yī)院工作效率顯著提升。通過辦公自動化系統(tǒng)，實現數字化辦公，可以優(yōu)化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，培養(yǎng)協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，提高決策效能。同時，文件的收發(fā)、傳閱、存檔更加及時，保密文件的安全性也將得到顯著提高。通過住院電子病歷系統(tǒng)的電子病歷模板，使醫(yī)生書寫病歷更加簡潔、方便，歸檔更加及時、準確。通過病案翻拍系統(tǒng)，可以將已歸檔的紙質病歷電子化，使全院醫(yī)師能夠在線借閱、瀏覽、歸還病案，為借閱病歷的醫(yī)生節(jié)省了大量時間。通過重癥醫(yī)學系統(tǒng)，可使重癥監(jiān)護過程中的信息數字化和網絡化，自動生成與監(jiān)護各種醫(yī)療文書，完整共享患者相關信息，可實現重癥監(jiān)護過程的電子化管理。通過手術麻醉系統(tǒng)，可采集監(jiān)護儀中的患者血壓、心率、血氧、體溫、脈搏等生命體征參數，使麻醉記錄單以及麻醉文書電子化，可實現在線保存和共享。由此可見，信息化技術的應用，可以極大地提高醫(yī)院整體的工作效率。

2.4 順應社會要求

醫(yī)院檔案管理信息化是醫(yī)院適應社會發(fā)展的表現，是檔案管理工作發(fā)展創(chuàng)新的必由之路。通過建立患者個人健康檔案，使主管醫(yī)生和患者可以隨時查閱、了解患者的健康狀況，方便在患者治療或者轉院時提取相關資料。通過門診檔案的網絡化管理，可精確統(tǒng)計藥品和檢查費用，方便日后計算和盤點時快速提取數據。通過所有的藥品費用和治療、檢查費用的網絡化管理，可以讓病人在一個部門繳納所有費用，為患者節(jié)省寶貴的就診時間。通過醫(yī)學影像系統(tǒng)、電子簽名及CA認證系統(tǒng)，可以優(yōu)化檢查、檢驗、診斷流程，實現圖像和數據的實時共享，以及醫(yī)技診斷的標準化、電子化，醫(yī)生可以隨時調閱查看，患者可以自助打印。由此可見，檔案的信息網絡化，能夠顯著優(yōu)化工作流程，提高工作效率，使診療工作更加高效，患者就醫(yī)更加方便，滿足了社會發(fā)展的需求。

2.5 促進醫(yī)院發(fā)展

信息化是現代醫(yī)院管理的基礎，檔案管理信息化是醫(yī)院信息化管理的重要組成部分。檔案的信息化管理，摒棄了傳統(tǒng)的紙質管理模式，使保密信息及貴重文件的存儲更加安全，查詢更加方便快捷，促進了信息交流，實現了資源共享，使檔案管理更加現代化、規(guī)范化。通過以電子病歷為核心的臨床數據中心系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、掌上醫(yī)院等，可實現全院資源的統(tǒng)一調度與管理，為臨床和管理工作者提供全面的信息支撐服務，提高工作效率、杜絕醫(yī)療差錯、提升決策水平、降低運營成本，促進醫(yī)院更好、更快的發(fā)展。

3 檔案管理信息網絡化的要求

要做好醫(yī)院的檔案管理，就要做到以下要求。

一是檔案管理網絡要安全可靠，應根據計算機等級保護制度，及時升級、改造數據中心機房，保證信息管理系統(tǒng)的安全運行，更好地防御計算機病毒和木馬，確保不法分子無法侵入。二是要進行規(guī)范管理、系統(tǒng)分類，保證檔案的查詢方便、快捷，歸檔工作要保持良好的延續(xù)性，重要文件能夠長期保存和快速調取。三是對于保密信息能夠進行查閱權限的劃分，保證具有權限的人才能進行查閱，嚴格履行簽字手續(xù)，確保重要信息不被泄漏。四是隨著信息技術的快速發(fā)展和醫(yī)院工作的實際需求，及時改進檔案管理制度和工作方法，不斷提高檔案管理的信息化水平。五是要加強檔案管理人員的培訓和考核，不斷提高檔案管理專業(yè)知識和計算機網絡水平，更好地利用信息化技術，大幅提高檔案管理工作效率和工作質量。六是醫(yī)院的檔案管理人員應嚴格要求自己，抓好工作細節(jié)，保持良好心態(tài)，提升服務意識，保證醫(yī)院檔案管理信息化工作高效、有序地開展。

4 結 語

檔案管理的信息網絡化是醫(yī)院實現現代化管理的標志之一。檔案管理信息化水平的提升，能夠實現資料的快速查詢和長久保存，使檔案管理工作更加科學、規(guī)范、安全、高效。換言之，醫(yī)院通過信息化建設和管理，可以強化質量控制、優(yōu)化工作流程、提高工作效率，加快數字化醫(yī)院建設的步伐，為醫(yī)院快速、健康、協(xié)調發(fā)展提供極大助力。

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