二級管理體制下提高教務(wù)秘書教學(xué)管理策略研究
——以廣州城建職業(yè)學(xué)院為例

(廣州城建職業(yè)學(xué)院 廣東 廣州 510900)

二級管理體制下提高教務(wù)秘書教學(xué)管理策略研究
——以廣州城建職業(yè)學(xué)院為例

李麗芳周暉李燦彬

(廣州城建職業(yè)學(xué)院廣東廣州510900)

二級管理體制下，二級學(xué)院具有更多辦學(xué)主動權(quán)：包括人事權(quán)、財權(quán)、物資配置權(quán)、教學(xué)管理權(quán)、招生自主權(quán)等。其中教學(xué)管理權(quán)使用最頻繁，教學(xué)工作是二級學(xué)院的中心工作，教務(wù)秘書作為二級學(xué)院教學(xué)管理一線管理人員，提高教學(xué)管理效率顯得尤為重要。二級學(xué)院通過修訂教學(xué)管理制度，制定教學(xué)工作操作流程；整合教務(wù)秘書工作內(nèi)容,進(jìn)行人員定編定崗；通過專業(yè)技能培訓(xùn)；發(fā)揮學(xué)生入黨積極分子協(xié)助工作，最終達(dá)到提高教務(wù)秘書教學(xué)管理效率。

二級管理；教學(xué)管理；教務(wù)秘書

從2011年開始，為深入貫徹國家教育部、廣東省教育廳有關(guān)高等職業(yè)教育改革發(fā)展精神，建立以教學(xué)單位為重心的管理機制，廣州城建職業(yè)學(xué)院提出二級學(xué)院管理模式，逐步擴(kuò)大二級學(xué)院辦學(xué)自主權(quán)。[1]為整合教學(xué)資源，加強專業(yè)群建設(shè)，突出專業(yè)特色，進(jìn)一步提高專業(yè)與課程建設(shè)水平和教育教學(xué)質(zhì)量，擴(kuò)大專業(yè)招生影響力，廣州城建職業(yè)學(xué)院完成學(xué)科專業(yè)群重組，成立建筑工程學(xué)院、藝術(shù)與設(shè)計學(xué)院等7個二級學(xué)院，逐步使人事、財務(wù)、教學(xué)、學(xué)生管理責(zé)任落實到二級學(xué)院，并賦予相對等的權(quán)力。[2]廣州城建職業(yè)學(xué)院不斷探索二級管理機制，探索符合城建特色的二級管理，作為二級學(xué)院基層管理工作人員，教務(wù)秘書應(yīng)與時俱進(jìn)，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身管理工作能力以適應(yīng)二級學(xué)院工作發(fā)展。

一、二級管理體制下教務(wù)秘書工作狀況

(一)教務(wù)秘書隊伍情況

廣州城建職業(yè)學(xué)院下設(shè)7個二級學(xué)院，分別是建筑工程學(xué)院、藝術(shù)與設(shè)計學(xué)院、經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院、外語外貿(mào)學(xué)院、人文學(xué)院、機電與信息工程學(xué)院、創(chuàng)業(yè)教育學(xué)院，每個學(xué)院里面有1-4個教務(wù)秘書不等，具體情況如下：

表1 教務(wù)秘書隊伍情況

統(tǒng)計時間：2016年11月 統(tǒng)計人：李麗芳

通過《廣州城建職業(yè)學(xué)院教務(wù)秘書工作狀況調(diào)查問卷》得出：廣州城建職業(yè)學(xué)院現(xiàn)教務(wù)秘書共12人，性別均為女性，年齡介于25至35歲之間；學(xué)歷情況大專以上，其中本科有10人，研究生1人；職稱情況，中級有5人、初級有5人、無職稱2人；從調(diào)查情況得出廣州城建職業(yè)學(xué)院教務(wù)秘書工作隊伍穩(wěn)定，工作年限超5年以上的達(dá)7人。

(二)教務(wù)秘書工作內(nèi)容

隨著二級管理體制的執(zhí)行，在二級管理下，教學(xué)管理重心也逐步下移，二級學(xué)院教務(wù)秘書承擔(dān)的教務(wù)管理工作內(nèi)容比以前要多得多，原來屬于教務(wù)處工作人員的工作都下放給二級學(xué)院教務(wù)秘書執(zhí)行。[3]比如秘書組織安排教研室主任檢查教學(xué)任務(wù)落實情況，人才培養(yǎng)方案執(zhí)行情況；檢查上課進(jìn)度，組織安排落實教師聽課評課、學(xué)生評教評學(xué)活動；組織安排落實期末考試工作；組織學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)及學(xué)籍管理；各類技能競賽組織輔助工作；[4]各類教研科研項目申報與驗收輔助工作；課程建設(shè)、專業(yè)建設(shè)資料整理及檔案管理工作等等。協(xié)助二級學(xué)院教學(xué)副院長落實下學(xué)期課程任務(wù)及課表編排工作，落實下學(xué)期教材征訂相關(guān)工作；協(xié)助院長基金獎勵統(tǒng)計及發(fā)放工作。總之，教務(wù)秘書工作內(nèi)容繁多，數(shù)不勝數(shù)，而且二級管理體制下教務(wù)秘書工作責(zé)任重大，一身二用，即是學(xué)院教學(xué)秩序正常運行的管理者又是執(zhí)行者。

二、二級管理體制下教務(wù)秘書工作存在問題

(一)管理工作受人為因素牽制，執(zhí)行力弱

二級管理下，教務(wù)秘書身兼兩職，既是二級學(xué)院基層管理者又是執(zhí)行者。[5]教務(wù)秘書在行使管理權(quán)力時，容易受到人為因素干擾，因為教務(wù)秘書在管理工作過程中，既要考慮學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的辦事方式和管理目的，同時也要考慮教師操作能力和接受能力。二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)出于對教師利益的考慮，盡量方便教師，滿足教師要求。如此一來教務(wù)秘書工作就經(jīng)常陷入管理工作以人為本，人性化管理的人情區(qū)，從而導(dǎo)致各項教學(xué)管理工作滯后，工作安排缺乏執(zhí)行力或者工作不能深入管理、又或者教務(wù)秘書怕得罪老師而不敢管理，導(dǎo)致教學(xué)管理工作只停留在表面功夫和形式美化上面。

(二)工作內(nèi)容增加，出現(xiàn)管理空白區(qū)域

二級管理體制下，二級學(xué)院已不是單純的教學(xué)管理單位，二級管理體制下二級學(xué)院管理職能已經(jīng)發(fā)生變化，作為學(xué)院中心管理軸的學(xué)院辦公室成員，教務(wù)秘書的工作內(nèi)容也隨之發(fā)生變化。除了教務(wù)秘書熟悉的教學(xué)運行管理工作外，其它科研項目管理工作、技能競賽工作、校企合作、國際交流合作辦學(xué)等都離不開教務(wù)秘書的協(xié)助，毫無疑問這樣一來教務(wù)秘書的工作內(nèi)容和工作范圍就增加了許多。[6]面對一下子新增的工作內(nèi)容和工作環(huán)境，教務(wù)秘書無所適從，教務(wù)秘書工作崗位職責(zé)上并不包括這些工作內(nèi)容，從而導(dǎo)致這些工作被相互推脫或出現(xiàn)這些工作無人管理等空白區(qū)域。

(三)工作方式固化，憑經(jīng)驗辦事

學(xué)校工作都有周期化的規(guī)律，每個學(xué)期教學(xué)工作安排都基本上是相同的工作程序和工作內(nèi)容。在二級管理體制下，教務(wù)秘書進(jìn)行教學(xué)管理工作時，很容易按部就班，安排工作任務(wù)時往往把往年的工作文件找出來改改發(fā)文時間，然后把文件下發(fā)給教師和學(xué)生執(zhí)行，所以教務(wù)秘書工作時間一長，很容易使教學(xué)管理工作落入熟套，不考慮變通與創(chuàng)新，當(dāng)面對新的工作環(huán)境往往也是不加以思考，憑經(jīng)驗辦事，使得工作方式固化，墨守成規(guī)，缺乏與時俱進(jìn)和創(chuàng)新精神，不利于工作效率的提高，更不利于學(xué)院二級管理的發(fā)展。

(四)工作勞累，心理負(fù)擔(dān)重

二級管理，責(zé)權(quán)下放，但是更多的是責(zé)任和工作任務(wù)下放，作為二級學(xué)院的基層管理者和執(zhí)行者的教務(wù)秘書而言，身上肩負(fù)的責(zé)任和工作量也更大。[7]看似一項普通日常的工作，卻不能出現(xiàn)任何差錯，其中包括一個數(shù)據(jù)，或者一個時間點，比如教務(wù)秘書要負(fù)責(zé)統(tǒng)計各類數(shù)據(jù)，包括教師工作量統(tǒng)計(關(guān)系到教師課酬發(fā)放)、教師教學(xué)與科研績效考核數(shù)據(jù)統(tǒng)計(影響教師考核排名及教師是否繼續(xù)聘用)等，這些數(shù)據(jù)都關(guān)系著教師的切身利益，任何一個數(shù)據(jù)出錯，都將產(chǎn)生不良影響，關(guān)系到學(xué)院辦公室做事作風(fēng)和聲譽。所以二級管理下，教務(wù)秘書工作責(zé)任增大、壓力增加，不同程度出現(xiàn)身心勞累，心理負(fù)擔(dān)過重情況。

三、造成教務(wù)秘書工作存在問題的原因分析

(一)二級學(xué)院缺乏本學(xué)院教學(xué)管理制度

二級學(xué)院成立后，各個二級學(xué)院在學(xué)校董事會和校領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下忙于開展各項工作，例如招生工作、教學(xué)工作、競賽工作、實訓(xùn)工作、科研工作、社會服務(wù)工作等，各項工作都有計劃和任務(wù)目標(biāo)，并且學(xué)校對各二級學(xué)院每學(xué)期進(jìn)行一次考核，有考核就有排名，導(dǎo)致各二級學(xué)院之間形成激烈競爭局面，都急于出成果。所以各二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)急于出成績、搞特色，整日埋頭苦干于科研項目工作、招生工作、教學(xué)工作等具體事項當(dāng)中，無暇考慮建章立制問題。如今，各二級學(xué)院仍然使用二級管理前的學(xué)校規(guī)章制度，舊規(guī)章制度能用上的就套用，沒有的就學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)商量決定。二級學(xué)院缺乏本學(xué)院教學(xué)管理制度，遇到問題請示領(lǐng)導(dǎo)，條件允許情況下學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)可以商量決定；但是遇到情況緊急的時候，往往也只能是一個領(lǐng)導(dǎo)做決定，這種沒有規(guī)章制度的管理局限性、隨意性很大，導(dǎo)致教務(wù)秘書工作很被動，受制于人為因素，不利于正常日常工作的開展。[8]

(二)教務(wù)秘書崗位職責(zé)不明確

廣州城建職業(yè)學(xué)院辦公室曾經(jīng)在2010年編制過一本制度匯編，其中就有一篇是關(guān)于教務(wù)秘書崗位職責(zé)，職責(zé)里規(guī)定了做為系部教務(wù)秘書的工作范圍。在2011年學(xué)院提出二級管理之前，這個對于教務(wù)秘書的崗位職責(zé)工作范圍描述可以說是相當(dāng)明確的，教務(wù)秘書的工作僅僅限于輔助系部教學(xué)主任落實教學(xué)管理工作，而當(dāng)時系部教學(xué)主任的工作也只限于維持系部教學(xué)工作正常運行。然而，6年過去了，教務(wù)秘書的崗位職責(zé)卻沒有更新過。設(shè)立二級學(xué)院后，二級學(xué)院新增了許多工作內(nèi)容，從宣傳招生、組織自主招生考試到教學(xué)安排，再到頂崗實習(xí)、安排就業(yè)等一系列工作，無形中教務(wù)秘書亦增加了許多工作內(nèi)容。如今教務(wù)秘書所承擔(dān)的工作內(nèi)容早已經(jīng)超出學(xué)校人事制度規(guī)定的崗位職責(zé)，造成許多工作被互相推脫或無人管理等空白區(qū)域。

(三)教務(wù)秘書缺乏與時俱進(jìn)工作技能

教務(wù)秘書習(xí)慣于以往的工作經(jīng)驗和工作方法，遇到工作任務(wù)，第一時間想到的是使用舊的方式方法處理問題，缺乏研究探索精神，對日常工作簡單應(yīng)付，同時滿足于自身已掌握的工作技能和技巧。由于教務(wù)秘書崗位在人員招聘時對人員所學(xué)專業(yè)沒有要求，只是對學(xué)歷有要求，所以各教務(wù)秘書職業(yè)技能參差不齊，而且從事教務(wù)秘書崗位人員基本是女性，所學(xué)專業(yè)大多偏文科，她們只是掌握簡單的辦公軟件系統(tǒng)，對很多經(jīng)常遇到的工作問題無法自行解決，比如安裝打印機、簡單電腦問題的處理、文件格式的轉(zhuǎn)換、網(wǎng)站維護(hù)與管理等，只能求助于計算機信息中心同事幫忙解決，不利于工作效率的提高，同時也造成進(jìn)一步的依賴心理：事情總會有人幫忙解決，自己無需掌握，沒必要學(xué)，因此造成教務(wù)秘書不主動學(xué)習(xí)，缺乏與時俱進(jìn)的工作技能。

(四)工作量大，人際關(guān)系處于夾心層

二級管理下，教務(wù)秘書作為基層工作管理者和執(zhí)行者，[9]工作任務(wù)量是相當(dāng)大的，除了完成自身繁重瑣碎的工作外，還要協(xié)助二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)完成管理工作的執(zhí)行，及時處理教師、學(xué)生、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在教學(xué)管理過程中出現(xiàn)的問題，最后形成總結(jié)文字通報。[10]由于教務(wù)秘書工作身份特殊，在工作當(dāng)中起橋梁溝通作用，在人際交往關(guān)系當(dāng)中處于夾心層位置，教務(wù)秘書工作上對學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，下對學(xué)生負(fù)責(zé)，同時與教師之間既是同事關(guān)系又是上下管理關(guān)系，所以工作中要謹(jǐn)言慎行，充分考慮。教務(wù)秘書在處理問題時要合理把握分寸，既要考慮學(xué)院立場，也要考慮教師利益，同時還要考慮學(xué)生需求，處理問題要起潤滑劑作用，不能把問題激化，因此教務(wù)秘書工作因工作性質(zhì)所承受的心理負(fù)擔(dān)是很重的，需要考慮的因素很多。[11]

四、二級管理體制下提高教務(wù)秘書教學(xué)管理能力的策略

(一)完善二級學(xué)院教學(xué)管理制度，制定教學(xué)工作操作流程

二級管理下，二級學(xué)院有更多教學(xué)管理自主權(quán)，二級學(xué)院可以根據(jù)學(xué)校教學(xué)管理制度，按照學(xué)院的實際情況制定并完善適合自己學(xué)院的教學(xué)管理制度。例如：教學(xué)計劃實施制度、調(diào)停課與通知制度、頂崗實習(xí)管理制度、成績管理制度、學(xué)籍管理制度等。[12]

教務(wù)秘書在二級學(xué)院教學(xué)管理制度下積極發(fā)揮個人主動性，提前制定出屬于自己工作范疇內(nèi)的各項教學(xué)工作操作流程。比如考務(wù)秘書崗位，應(yīng)該制定出考試安排工作流程，考后批改試卷流程，成績錄入操作流程，考試資料上交流程等，使得各項工作能及時統(tǒng)籌安排，能提前發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，這樣做的好處是在方便教師工作，規(guī)范教師教學(xué)工作的同時，也是在提高教務(wù)秘書的工作效率和教學(xué)管理能力。[13]

(二)整合教務(wù)秘書工作內(nèi)容，針對不同工作內(nèi)容，進(jìn)行人員定崗定編

到目前為止，廣州城建職業(yè)學(xué)院實行二級管理已經(jīng)滿一年，二級學(xué)院的工作內(nèi)容基本固定，那么教務(wù)秘書的工作內(nèi)容就可以進(jìn)行歸納整合，歸納如下表：

表2 秘書工作內(nèi)容與職責(zé)

歸納時間：2016年11月 歸納人：李麗芳

針對二級管理下教務(wù)秘書工作整合內(nèi)容，二級學(xué)院可以按照《關(guān)于“三定一聘”工作》的文件精神，對教務(wù)秘書進(jìn)行人員定崗定編。教務(wù)秘書人員配備按滿工作量設(shè)置：即按照1800名學(xué)生配置1名教務(wù)秘書的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置崗位。簡單計算公式為：學(xué)生規(guī)模/1800=需配置的教務(wù)秘書人數(shù)，計算結(jié)果不足1的按一人配置，得出各二級學(xué)院教務(wù)秘書人員配額表如下：

表3 教務(wù)秘書配額表

制表時間：2016年11月 制表人：李麗芳

由此可見，各二級學(xué)院可根據(jù)教務(wù)秘書人員配額表進(jìn)行人員招聘，然后根據(jù)整合后的教務(wù)秘書工作內(nèi)容對人員進(jìn)行崗位設(shè)置：可以設(shè)立課務(wù)秘書、考務(wù)秘書、科研秘書、實踐教學(xué)秘書等相對獨立或綜合的秘書崗位，同時可考慮教務(wù)秘書之間每兩大學(xué)年熟悉本崗工作后進(jìn)行崗位輪換，使得二級學(xué)院秘書都能做到教學(xué)管理工作技能全能、業(yè)務(wù)全能，從而達(dá)到提高二級學(xué)院教務(wù)秘書教學(xué)管理能力的目的。[14]

(三)加強教務(wù)秘書工作技能提升

二級管理體制下，二級學(xué)院教務(wù)秘書工作內(nèi)容更龐雜，學(xué)院對教務(wù)秘書的要求更高。[15]因此，二級學(xué)院應(yīng)加強對教務(wù)秘書教學(xué)管理工作技能培訓(xùn)，如開展OA辦公軟件，OA教學(xué)管理系統(tǒng)，正方排課系統(tǒng)，實訓(xùn)教學(xué)平臺，數(shù)據(jù)采集平臺，教考分離題庫系統(tǒng)，得實平臺在線課程建設(shè)等專門培訓(xùn)會，提高教務(wù)秘書教學(xué)管理綜合能力。同時，教務(wù)秘書本人也應(yīng)與時俱進(jìn)，要有危機意識，在完成日常崗位工作后，要想方設(shè)法利用一切空余時間主動提升自己的學(xué)歷，提升自己所屬崗位應(yīng)具有的工作技能能力，養(yǎng)成完成一項工作后及時總結(jié)經(jīng)驗的習(xí)慣，為下一次提高教學(xué)管理工作能力而做出努力。

(四)組織學(xué)生入黨積極分子或預(yù)備黨員成立秘書部，分擔(dān)教務(wù)秘書工作

二級管理下，各二級學(xué)院有獨立的學(xué)生黨員組織支部，二級學(xué)院可以通過發(fā)展入黨積極分子或預(yù)備黨員加入黨員之家秘書部，通過培訓(xùn)后協(xié)助學(xué)院教務(wù)秘書工作。

二級管理下，教務(wù)秘書應(yīng)該發(fā)揮積極的主觀能動性，主動與二級學(xué)院負(fù)責(zé)學(xué)生黨員工作的輔導(dǎo)員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，挑選符合辦公室工作：做事認(rèn)真細(xì)致、形象過關(guān)的優(yōu)秀學(xué)生，通過崗前培訓(xùn)協(xié)商制定出符合學(xué)生課余時間的《辦公室值班安排表》。

二級管理體制下，提升教務(wù)秘書教學(xué)管理工作能力主要從兩方面提升。[16]其一是從二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層面為教務(wù)秘書提供專業(yè)的教學(xué)管理技能培訓(xùn)；其二是教務(wù)秘書本人發(fā)揮主觀能動性，通過自己各方面努力，從而提升自身教學(xué)管理工作能力。

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廣州城建職業(yè)學(xué)院教科研重點課題立項，課題立項編號：Z201402

李麗芳(1981.12-)，女，碩士研究生，助理研究員，廣州城建職業(yè)學(xué)院教務(wù)秘書，教學(xué)管理；周暉(1979.12-)，女，博士研究生，副教授，廣州城建職業(yè)學(xué)院副校長，教學(xué)管理；李燦彬(1980.07-)，男，碩士研究生，高級工程師，廣州城建職業(yè)學(xué)院教師，職業(yè)教育。