新時(shí)期職業(yè)院校檔案管理的思考

李曉珊

職業(yè)院校的檔案是職業(yè)學(xué)校發(fā)展里程碑的記錄。檔案真實(shí)地記述和反映了職業(yè)院校教學(xué)管理、運(yùn)行的發(fā)展軌跡。從職業(yè)院校檔案管理工作的意義、職業(yè)院校檔案能夠促進(jìn)職業(yè)院校獨(dú)特的校務(wù)管理模式、新時(shí)期職業(yè)院校檔案工作的管理等三個(gè)方面進(jìn)行了探索研究。

新時(shí)期職業(yè)院校檔案管理一、職業(yè)院校檔案管理工作的意義

1.職業(yè)院校檔案管理的好壞直接關(guān)系到能否對(duì)教育教學(xué)有歷史借鑒和參考作用。我們知道，職業(yè)院校的檔案記錄著職業(yè)院校形成、發(fā)展、變化全過程的歷史，同時(shí)又涉及職業(yè)院校教育教學(xué)工作及其組織管理的方方面面，是職業(yè)院校重要的信息資源。它代表著各個(gè)職業(yè)院校教育教學(xué)管理的特點(diǎn)和院校的發(fā)展思路，是前人留給后人研究院校發(fā)展的基礎(chǔ)性材料。

2.職業(yè)院校檔案直接記錄教育教學(xué)管理的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。職業(yè)院校教育教學(xué)活動(dòng)都被校檔案記錄在冊(cè)，是第一手材料，可以說多少年后就是“活化石”。能夠綜合反映職業(yè)院校的基本面貌和全部活動(dòng)，是職業(yè)院校教育教學(xué)管理的縮影。它包括職業(yè)院校發(fā)展的材料、教學(xué)中先進(jìn)的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)秀教師事跡報(bào)告、優(yōu)秀學(xué)生先進(jìn)事跡報(bào)告、好人好事、年底單位工作總結(jié)，等等，都是職業(yè)院校教育教學(xué)管理的歷史依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)。職業(yè)院校檔案可以認(rèn)為，職業(yè)院校的自身形象、價(jià)值觀念、人文精神、優(yōu)秀人物的榜樣力量之所以能夠持續(xù)不斷地得以傳承，校風(fēng)、校紀(jì)得以形成，職業(yè)院校檔案起到了重要的載體作用，意義非常重大。

3.職業(yè)院校檔案管理是職業(yè)院校文化的重要內(nèi)容之一。職業(yè)院校檔案中有很大一部分是記錄和保存職業(yè)院校教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果的，反映了職業(yè)院?？傮w的教學(xué)管理水平，是職業(yè)院校全體師生智慧的結(jié)晶。職業(yè)院校檔案信息的開發(fā)利用，也是職業(yè)院校檔案管理工作中最重要的一項(xiàng)業(yè)務(wù)。

二、職業(yè)院校檔案能夠促進(jìn)職業(yè)院校獨(dú)特的校務(wù)管理模式形成

1.引領(lǐng)學(xué)校發(fā)展的方向。院校的檔案資料記錄了職業(yè)院校優(yōu)秀的傳統(tǒng)、先進(jìn)教師和學(xué)生的事跡、多年教育教學(xué)工作的總結(jié)等等文件資料，這些文件資料能夠折射出職業(yè)院校的人文精神，這個(gè)人文精神就是這個(gè)院校師生的道德價(jià)值取向及行為準(zhǔn)則。所以說，這些精神可以起到承上啟下的作用，把職業(yè)院校管理經(jīng)驗(yàn)的成果傳承下去

2.凝聚學(xué)校正能量。職業(yè)院校的人文精神、院校文化是經(jīng)過多年全體師生共同認(rèn)可之后形成的，會(huì)產(chǎn)生較大的凝聚作用，對(duì)學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生正能量。學(xué)校文化一旦建立起來，就具有指導(dǎo)學(xué)校辦學(xué)方向、統(tǒng)一價(jià)值觀念，引領(lǐng)師生教與學(xué)的行為的作用，就能凝聚全校力量，為實(shí)現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)目標(biāo)而努力。

3.激勵(lì)發(fā)展作用，職業(yè)院校文化建設(shè)的目的就是造就一個(gè)工作氛圍、工作環(huán)境，使全體師生從內(nèi)心產(chǎn)生一種情緒高昂、奮發(fā)進(jìn)取、互幫互學(xué)、相互尊重的效應(yīng)。

4.院校約束機(jī)制的形成。是指職業(yè)院校對(duì)每個(gè)師生的思想和行為具有約束和規(guī)范作用。職業(yè)院校檔案中記載了多年來職業(yè)院校形成的一整套規(guī)章制度，記錄了職業(yè)院校教育教學(xué)目標(biāo)、職業(yè)道德、工作守則、心理素質(zhì)、人際關(guān)系等無形的行為準(zhǔn)則，從而推動(dòng)著職業(yè)院校文化的發(fā)展。

5.職業(yè)院校輻射帶動(dòng)作用的形成。職業(yè)院校通過大膽探索、改革創(chuàng)新，在辦學(xué)實(shí)力、教學(xué)質(zhì)量、管理水平和辦學(xué)效益等方面有了很好的經(jīng)驗(yàn)積累，特別是在“以就業(yè)為導(dǎo)向、以服務(wù)為宗旨”的職業(yè)教育理念和“校企合作、工學(xué)結(jié)合”的人才培養(yǎng)模式成為職業(yè)教育的典范。所以其輻射帶動(dòng)作用是巨大的。

三、新時(shí)期職業(yè)院校檔案工作的管理

1.用新理念做好新時(shí)期的檔案管理工作。強(qiáng)化職業(yè)院校文化建設(shè)的意識(shí)，把職業(yè)院校檔案工作納入職業(yè)院校文化建設(shè)的軌道中，具有概括性、抽象性的特征。要擺脫檔案工作者習(xí)慣只為職業(yè)院校教育教學(xué)、日常管理等各項(xiàng)活動(dòng)提供檔案工作，應(yīng)該更注重為職業(yè)院校文化建設(shè)提供檔案工作的支持。強(qiáng)化職業(yè)院校文化建設(shè)意識(shí)，要求職業(yè)院校檔案工作者必須對(duì)職業(yè)院校文化建設(shè)進(jìn)行認(rèn)真思考和研究。作為合格的檔案工作者，不能局限于就檔案工作而做檔案工作，應(yīng)當(dāng)關(guān)注職業(yè)院校的整體發(fā)展。職業(yè)院校檔案工作者應(yīng)當(dāng)研究職業(yè)院校文化建設(shè)對(duì)職業(yè)院校檔案工作的影響、檔案與文化建設(shè)之間的關(guān)系，充分發(fā)揮檔案工作的作用。

2.為職業(yè)院校文化建設(shè)服務(wù)好。要加強(qiáng)職業(yè)院校檔案的基礎(chǔ)工作，拓展職業(yè)院校檔案工作的內(nèi)容。為適應(yīng)職業(yè)院校文化建設(shè)的需要，職業(yè)院校檔案工作必須不斷更新發(fā)展，加強(qiáng)職業(yè)院校檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)，為職業(yè)院校文化建設(shè)服務(wù)。

3.挖掘檔案資料促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。要深層次開展職業(yè)院校檔案的信息資源，為職業(yè)院校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)服務(wù)，促使一些分散保存的檔案材料集中起來，把淹沒在一般檔案中的有用信息發(fā)掘出來，利用現(xiàn)代化手段建立健全主題詞就能檢索到所需要的檔案材料等，促進(jìn)院校的可持續(xù)發(fā)展。

總之，職業(yè)院校檔案管理工作是新時(shí)期職業(yè)院校文化建設(shè)的重要內(nèi)容，為此職業(yè)院校管理層要把檔案室和檔案管理人員作為工作的重中之重，使職業(yè)院校的檔案工作真實(shí)有效地反應(yīng)職業(yè)院校的發(fā)展歷程。endprint