用友ERP—U872固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)用常見問題解析

[摘要]固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)最重要的子系統(tǒng)之一，因此，為了更好地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為了更好地對(duì)企業(yè)的固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一管理和控制，提高固定資產(chǎn)的使用效率，企業(yè)非常有必要利用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)其所擁有的固定資產(chǎn)進(jìn)行自動(dòng)化管理。文章主要針對(duì)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的特點(diǎn)和使用原理進(jìn)行深入分析，以用友ERP-U872為例，具體闡述在運(yùn)用該系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)注意的相關(guān)事項(xiàng)及解決措施。

[關(guān)鍵詞]固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)；卡片管理；對(duì)賬

[DOI]1013939/jcnkizgsc201723214

固定資產(chǎn)通常是指為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而持有的、使用期限較長(zhǎng)、單位價(jià)值較高，并且在使用過程中保持原有實(shí)物形態(tài)的資產(chǎn)。固定資產(chǎn)與存貨同屬實(shí)物資產(chǎn)，但在核算與管理上有其特殊性。在許多制造型企業(yè)中，固定資產(chǎn)在總資產(chǎn)中所占的比重較大，大額的固定資產(chǎn)構(gòu)建會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的資金流，而對(duì)于固定資產(chǎn)的計(jì)提折舊、維修和維護(hù)費(fèi)用又是影響企業(yè)成本核算的重要因素。固定資產(chǎn)管理一旦失控，所造成的損失遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過企業(yè)的一般存貨等流動(dòng)資產(chǎn)。對(duì)于任何企業(yè)，尤其是制造型企業(yè)來說，固定資產(chǎn)的管理尤為重要。

1固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能

幫助企業(yè)的財(cái)務(wù)部門進(jìn)行固定資產(chǎn)總值、累計(jì)折舊數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)管理；為總賬系統(tǒng)提供相關(guān)憑證；協(xié)助企業(yè)進(jìn)行部分成本核算，同時(shí)還為設(shè)備管理部門提供固定資產(chǎn)的各項(xiàng)指標(biāo)管理工作。具體內(nèi)容包括：固定資產(chǎn)卡片管理、固定資產(chǎn)變動(dòng)管理、計(jì)提折舊、生成各項(xiàng)固定資產(chǎn)管理賬表、固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)維護(hù)管理等。

2固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程

21初始化設(shè)置

建立固定資產(chǎn)賬套、錄入基本信息、錄入原始卡片等。具體是指在系統(tǒng)運(yùn)行前將固定資產(chǎn)核算與管理的基本信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。系統(tǒng)初始化中有些參數(shù)一旦設(shè)置完成，退出初始化向?qū)Ш缶筒荒苄薷牧恕Ｈ绻?，只能通過“重新初始化”功能實(shí)現(xiàn)，重新初始化將清空該賬套中所有數(shù)據(jù)。所以如果有些參數(shù)設(shè)置不能夠確定，可以通過單擊“上一步”按鈕重新設(shè)置。確認(rèn)無誤后，再單擊“完成”按鈕保存。

22日常業(yè)務(wù)處理

日常業(yè)務(wù)處理包括資產(chǎn)增加、計(jì)提折舊、資產(chǎn)減少、資產(chǎn)變動(dòng)等。具體是指當(dāng)固定資產(chǎn)有增減變動(dòng)、使用狀況發(fā)生改變等，以當(dāng)期固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)更新固定資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)文件，以使固定資產(chǎn)卡片文件中的數(shù)據(jù)反映企業(yè)當(dāng)前實(shí)有量。

23期末處理

與賬務(wù)系統(tǒng)對(duì)賬、期末結(jié)賬。

24賬表管理

對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總、分析。

3固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)用注意事項(xiàng)

在手工賬務(wù)處理中，設(shè)置固定資產(chǎn)卡片對(duì)企業(yè)所有的固定資產(chǎn)統(tǒng)一進(jìn)行明細(xì)管理，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中也是如此。因此，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的核心是卡片管理。又可分為：原始卡片管理和變動(dòng)單管理。

31選項(xiàng)設(shè)置

選項(xiàng)設(shè)置見圖1。設(shè)置與賬務(wù)系統(tǒng)的對(duì)賬科目：固定資產(chǎn)（1601）、累計(jì)折舊（1602）。以方便隨時(shí)與賬務(wù)處理子系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)賬工作選擇。在對(duì)賬不平情況下允許固定資產(chǎn)月末結(jié)賬。因?yàn)楣潭ㄙY產(chǎn)原始卡片的錄入信息量非常大，包括：固定資產(chǎn)編號(hào)、固定資產(chǎn)名稱、使用部門、原值、增加方式、使用狀況、開始使用日期、累計(jì)折舊信息等，為了便于系統(tǒng)結(jié)賬后繼續(xù)從事下個(gè)會(huì)計(jì)期間的日常業(yè)務(wù)，系統(tǒng)允許把企業(yè)的原始固定資產(chǎn)卡片信息的內(nèi)容分期來錄入，因此提供了“在對(duì)賬不平的情況下允許固定資產(chǎn)月末結(jié)賬”。如果不選擇此項(xiàng)，必須在啟用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的當(dāng)月錄入完所有原始卡片的信息，保證和賬務(wù)處理系統(tǒng)對(duì)賬成功，否則不能結(jié)當(dāng)月的賬。在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中既可以在“業(yè)務(wù)發(fā)生后選擇立即制單”，也可以選擇不立即生成憑證，等到全部業(yè)務(wù)處理完畢再批量制單。這項(xiàng)操作取決于“業(yè)務(wù)發(fā)生后立即制單”這一選項(xiàng)。為了利用模板自動(dòng)生成憑證，還需要設(shè)置固定資產(chǎn)缺省入賬科目和累計(jì)折舊缺省入賬科目。否則，需要在批量制單界面錄入“固定資產(chǎn)”和“累計(jì)折舊”會(huì)計(jì)科目。

32卡片復(fù)制

為了提高固定資產(chǎn)原始卡片的錄入效率，可以在“卡片管理”中使用“復(fù)制”命令快速?gòu)?fù)制若干張相同的固定資產(chǎn)卡片。復(fù)制完畢之后只需要按照“使用部門”“使用狀況”等要求修改即可。見圖2。

復(fù)制卡片時(shí)注意事項(xiàng)：

起始資產(chǎn)編號(hào)=原資產(chǎn)編號(hào)+1；終止編號(hào)=起始資產(chǎn)編號(hào)+卡片復(fù)制數(shù)量-1

圖1固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置

圖2固定資產(chǎn)卡片復(fù)制

33卡片管理與變動(dòng)單管理

對(duì)原始卡片的管理、資產(chǎn)增加、資產(chǎn)減少生成的卡片進(jìn)行編輯，統(tǒng)一在“卡片管理”功能模塊進(jìn)行處理。如果資產(chǎn)增加、減少已經(jīng)生成相關(guān)的憑證，還需刪除該憑證。

對(duì)日常業(yè)務(wù)處理中“原值增加”“原值減少”“部門轉(zhuǎn)移”“使用狀況調(diào)整”“折舊方法調(diào)整”等生成的卡片統(tǒng)一在“變動(dòng)單管理”中進(jìn)行編輯。

34進(jìn)行折舊處理時(shí)需注意事項(xiàng)

日常業(yè)務(wù)處理中對(duì)所有固定資產(chǎn)在一個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)多次計(jì)提折舊，雖然不重復(fù)累計(jì)，但是計(jì)提一次就會(huì)增加“卡片管理”中每一項(xiàng)固定資產(chǎn)卡片的期初累計(jì)折舊，如果要執(zhí)行“逆向”操作，則必須對(duì)“卡片管理”中的每一項(xiàng)資產(chǎn)卡片的期初累計(jì)折舊進(jìn)行修改。

如果上次計(jì)提折舊已經(jīng)制單，并把生成的憑證傳遞到了總賬系統(tǒng)，則必須刪除此憑證才能重新計(jì)提折舊。如果已經(jīng)記賬，必須沖銷該憑證，重新計(jì)提折舊。

35資產(chǎn)減少時(shí)注意事項(xiàng)

由于當(dāng)月減少的固定資產(chǎn)當(dāng)月計(jì)提折舊，從下個(gè)月起不計(jì)提折舊。因此，在做“資產(chǎn)減少”前必須對(duì)所有的固定資產(chǎn)計(jì)提折舊，見圖3。固定資產(chǎn)減少方法見圖4。

此處的減少日期就是當(dāng)前登錄系統(tǒng)的日期；減少方式必須選擇錄入；有時(shí)單擊確定按鈕，系統(tǒng)沒有任何反應(yīng)，需先單擊“增加”按鈕，然后再單擊“確定”按鈕，才能成功減少該項(xiàng)資產(chǎn)。固定資產(chǎn)減少生成的憑證見圖5。

通過把系統(tǒng)自動(dòng)生成的固定資產(chǎn)減少的憑證與固定資產(chǎn)折舊清單進(jìn)行比較可以發(fā)現(xiàn)：由系統(tǒng)自動(dòng)生成的固定資產(chǎn)減

圖3固定資產(chǎn)折舊清單

少的憑證中的“累計(jì)折舊”金額為124608元，少計(jì)了本月計(jì)提折舊額（10384元）。此時(shí)，如果不手動(dòng)修改，就會(huì)引起固定資產(chǎn)系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)的期末對(duì)賬不平衡（由該項(xiàng)問題引起的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)的對(duì)賬不平衡已經(jīng)在

用友ERP-U8V101中得到解決）。

36怎樣保證固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與賬務(wù)處理系統(tǒng)的對(duì)賬平衡

首先，錄入完原始固定資產(chǎn)卡片后要和賬務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)賬，保證對(duì)賬平衡。其次，修改由系統(tǒng)自動(dòng)生成的固定資產(chǎn)減少憑證中的累計(jì)折舊與固定資產(chǎn)清理的金額，保存該憑證。最后，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中生成的所有憑證必須審核記賬。

37怎樣刪除在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中生成的憑證

在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中生成的憑證會(huì)自動(dòng)傳遞到賬務(wù)處理系統(tǒng)中，對(duì)于賬務(wù)處理系統(tǒng)來說屬于外部憑證，這些外部憑證的刪除分為兩個(gè)步驟。第一步，首先在生成該憑證的系統(tǒng)中刪除該憑證。見圖6。第二步，打開“總賬”系統(tǒng)的“填制憑證”，選擇“整理憑證”。

圖6固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的憑證查詢

4結(jié)論

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)之一，在靈活應(yīng)運(yùn)該系統(tǒng)的過程中，首先，要對(duì)固定資產(chǎn)相關(guān)概念、分類、計(jì)提折舊的原則非常熟悉；其次，必須熟練掌握固定資產(chǎn)入賬、折舊、盤盈盤虧和處置的會(huì)計(jì)處理；再次，把握固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的核心內(nèi)容就是對(duì)企業(yè)所有的固定資產(chǎn)設(shè)置固定資產(chǎn)卡片進(jìn)行統(tǒng)一管理；最后，要理解在此系統(tǒng)中自動(dòng)生成憑證的原理是先設(shè)置生成憑證的模板，再利用模板從相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)文件中自動(dòng)取數(shù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張瑞君，蔣硯章會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2015：274-275

[2] 郭新芳，張慶閣會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)[M].成都：西南財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社，2012：146-147

[3] 王新玲，汪剛會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教程[M].北京：清華大學(xué)出版社，2013：109

[作者簡(jiǎn)介]李小龍（1976—），男，陜西岐山人，碩士。研究方向：會(huì)計(jì)信息化。endprint