心理學(xué)在檔案管理中的應(yīng)用

陳陽

摘 要：本文從心理學(xué)在檔案管理中的重要性、檔案管理工作中存在的心理問題及原因、心理學(xué)在檔案管理中的具體應(yīng)用三個方面進(jìn)行分析，以期為檔案管理心理學(xué)的理論研究和檔案管理的實踐工作提供一些有益的參考。

關(guān)鍵詞：心理學(xué) 檔案管理 應(yīng)用

檔案管理心理學(xué)是心理學(xué)應(yīng)用于檔案領(lǐng)域的理論產(chǎn)物，是將心理學(xué)的原理和方法應(yīng)用于檔案管理的實際工作之中，系統(tǒng)研究檔案管理工作中不同人群的心理活動和變化規(guī)律，以提升檔案工作的質(zhì)量和效率，是一門新興的獨立學(xué)科。

一、心理學(xué)在檔案管理中應(yīng)用的重要性

1.有利于調(diào)動檔案工作者的積極性。心理學(xué)研究人們行為產(chǎn)生的原因，強調(diào)人力的開發(fā)和保護(hù)，目的在于分析動機、推動行為、改造行為，提高人的創(chuàng)造性。檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者如果能夠重視檔案管理人員的需求，包括物質(zhì)需求和精神需求，并盡力滿足其合理需求，一定能夠充分激發(fā)檔案管理工作者的工作熱情和創(chuàng)造潛能，提升檔案管理工作的活力和生命力。

2.有利于充分整合人力資源。檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者可以根據(jù)心理學(xué)的理論和方法，對不同情況下檔案工作人員的心理需求、行為動機以及能力性格等方面進(jìn)行分析研究，然后根據(jù)檔案工作人員的各自心理特點分配不同類型的工作，充分整合人力資源，提高工作效率。

3.有利于加強思想教育工作。檔案部門管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)心理學(xué)的有關(guān)理論和方法，研究檔案工作者的心理及其變化規(guī)律，把握其思想、行為轉(zhuǎn)變的特點，有針對性地開展思想教育工作。[1]雖然心理學(xué)不能代替具體的思想教育工作，但它能夠促進(jìn)思想教育工作作用的有效發(fā)揮。

4.有利于檔案人才隊伍建設(shè)。長期以來，檔案部門領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案工作者的心理差異，導(dǎo)致檔案管理人員隊伍整體水平不高，無法快速適應(yīng)新形勢下檔案工作的需求。心理學(xué)在群體心理管理機制中對個體的特征進(jìn)行深刻的研究和分析，因此，檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該了解和分析個體的優(yōu)點和缺點，長處和不足，針對不同個體進(jìn)行針對性培訓(xùn)，以提高檔案工作者的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案工作人才，增強檔案人才隊伍的核心競爭力。

可見，在檔案管理中合理地運用心理學(xué)，不僅可以較好地掌握檔案工作者的心理及其變化，提高其思想素質(zhì)和政治素養(yǎng)，培養(yǎng)專業(yè)人才和復(fù)合型人才，而且能夠科學(xué)地整合人力資源，實現(xiàn)資源最優(yōu)化，進(jìn)而有效減少工作阻力，大大提高工作效率，進(jìn)一步推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展步伐。

二、檔案工作中存在的心理問題及其原因

在檔案工作中，不少檔案工作者表現(xiàn)出明顯的單調(diào)感并一定程度上轉(zhuǎn)為厭倦感，甚至由不滿足感轉(zhuǎn)為思遷。這是一種由工作引發(fā)的心理枯竭現(xiàn)象，是上班族在工作的重壓下體驗到的身心俱疲、能量耗盡的不良感覺，它源自心理的疲乏，比肉體的疲憊更令人難以忍受。這種職業(yè)心理問題，我們稱之為職業(yè)倦怠癥，又稱“職業(yè)枯竭癥”。盡管這種心理在其它行業(yè)和職業(yè)也存在，但在檔案工作者中表現(xiàn)的更加明顯。 [2]產(chǎn)生職業(yè)倦怠的檔案工作者一般具有以下行為特征：第一，工作熱情喪失，情緒容易煩躁，對人和事冷漠、不關(guān)心；第二，工作責(zé)任感減退，工作態(tài)度消極，敷衍了事，不求上進(jìn)，甚至經(jīng)常出錯；第三，對檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識，缺乏成就感，認(rèn)為工作前途渺茫，因此經(jīng)常遲到早退，有的甚至打算轉(zhuǎn)崗等?？梢?，檔案工作中的主要心理問題主要表現(xiàn)為崗位意識較差，職業(yè)認(rèn)同度較低，職業(yè)前景認(rèn)知不明朗，態(tài)度消極，缺乏熱情，并因此產(chǎn)生不同程度的心理倦怠。

究其原因，主要包括以下幾個方面：

1.檔案工作的內(nèi)容和性質(zhì)是導(dǎo)致檔案工作者心理問題的重要原因之一。檔案工作者長期跟文件、資料、檔案、電腦打交道，不斷重復(fù)著檔案材料的收集、鑒定、整理、保管、編研等日常工作，且操作程序受條例規(guī)章的嚴(yán)格限制。與其他職業(yè)相比，相對比較單調(diào)、枯燥，重復(fù)性強，缺乏自主性和挑戰(zhàn)性。因此，長此以往，工作者往往會逐漸喪失熱情和動力，有甚者會產(chǎn)生一定的厭倦心理。

2.激勵機制不健全嚴(yán)重影響檔案工作者的心理健康。長期以來，我國對檔案實體的管理較為重視，而對檔案工作者的激勵則重視不夠。對檔案管理人員的心理特點和科學(xué)的管理認(rèn)識不足，缺乏必要的激勵和培養(yǎng)，有的單位由于經(jīng)費緊張，不能安排檔案工作人員的培訓(xùn)和進(jìn)修，知識技能長期得不到更新，封閉的工作環(huán)境也會使個人發(fā)展嚴(yán)重受阻，工作積極性和主動性難以充分調(diào)動，且長期得不到根本性改變，導(dǎo)致檔案工作者缺乏認(rèn)同感和歸屬感。[3]

3.信息化發(fā)展對檔案工作者提出了巨大的心理挑戰(zhàn)。新時期，檔案工作日益標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化，這不僅要求檔案工作者精通檔案專業(yè)知識，而且還要掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識和技能。知識的落后和技能的缺乏對于多數(shù)檔案管理工作者而言無疑是一個巨大的心理挑戰(zhàn)。此外，檔案工作已從“管理型”向“服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，從封閉走向開放，從重保管走向重服務(wù)，檔案工作者也要同時扮演檔案管理者、檔案提供者、信息資源管理者、信息利用導(dǎo)航者等多重角色，這對檔案工作者的個人技術(shù)水平，工作能力，尤其是心理適應(yīng)能力提出了更高的要求。因此，檔案工作者必須適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化新常態(tài)的要求，積極學(xué)習(xí)新知識，改變服務(wù)理念，應(yīng)對工作環(huán)境和工作性質(zhì)的改變帶來的工作角色的轉(zhuǎn)變。[4]

可見，檔案工作者心理問題的產(chǎn)生，從客觀方面看，是因為工作性質(zhì)以及內(nèi)外部工作環(huán)境的變化所致；從主觀方面看，則是由于檔案工作者的思想素質(zhì)和知識素質(zhì)提高緩慢以及價值取向調(diào)整不及時使然。因此，在今后的工作中，檔案部門需雙管齊下，逐步緩解檔案工作者的心理壓力。

三、心理學(xué)在檔案管理中應(yīng)用的基本路徑

1.在管理理念上注重“以人為本”

樹立“以人為本”的管理理念。優(yōu)化個人生理、心理、生活和工作管理是心理學(xué)在檔案管理中最基本的一種應(yīng)用。同時，要加強“以人為本”管理理念在檔案管理中的實踐，具體而言，要以“人本思想”為前提，改善組織機構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)方式，引導(dǎo)檔案工作者準(zhǔn)確地自我定位，建立文明友好的人際關(guān)系，突出情感化的管理特色，提高心理健康的認(rèn)知能力和自我心理調(diào)適能力，[5]從而保持健康的心理和積極的工作態(tài)度。endprint

2.在管理手段上采取多樣化方式

管理手段主要包括激勵、滿足合理需要、個性差異管理和樹立團(tuán)隊意識等方式。 “榜樣激勵”和“關(guān)懷激勵”有利于改善檔案管理工作者的消極態(tài)度。激勵本身就是一種生產(chǎn)力，激勵可以使檔案工作者始終保持良好的心理狀態(tài)，更充分的發(fā)揮自身才能，保持積極高效的工作狀態(tài)。激勵包括內(nèi)在激勵和外在激勵，要根據(jù)實際情況進(jìn)行合理選擇，同時還要注意兩者的結(jié)合使用。[6]馬斯洛的層次需要理論指出人的需求層次由低到高，從基本的生理需求逐漸上升到精神層面的自我實現(xiàn)需求，這就要求在管理過程中不僅要滿足工作者的物質(zhì)需求，還要逐步滿足其成就感、價值感等精神需求。因此，要在工作中盡量滿足檔案工作者的合理需求，對一些難以滿足的合理需求，應(yīng)做好解釋工作，共同探討解決問題的方法。同時，還要注重個性差異管理的應(yīng)用。每個工作人員的性格特點、個人特長都有很大差別，要充分關(guān)注這些差異，并在此基礎(chǔ)上，實行不同的管理辦法，以揚長避短。 [7]此外，還要注意組織的凝聚力，因為團(tuán)隊意識是凝聚檔案工作者的“粘結(jié)劑”，首先要培養(yǎng)個體的團(tuán)隊意識，其次要建立群體間的信任關(guān)系和組織的親密合作關(guān)系，最后形成良好的團(tuán)隊文化。

3.在管理環(huán)境上兼顧外部環(huán)境和自身條件

在外部環(huán)境方面，不同的環(huán)境使人產(chǎn)生不同的條件反射和心理感受，在檔案管理過程中，要注重建筑物的選址、建筑風(fēng)格、內(nèi)部裝修以及聲音、光線、色調(diào)等對人的影響。人際關(guān)系是社會心理中的重要內(nèi)容，不同的人際關(guān)系導(dǎo)致不同的情緒，人際間的心理距離與心情舒暢成正相關(guān)性。個人的良好體驗、健康心理、工作態(tài)度很容易受到外部環(huán)境的影響，故要為檔案工作者提供更多支持和鼓勵，尤其需要人文關(guān)懷。要營造相互尊重、理解的工作氛圍，協(xié)調(diào)和改善人際關(guān)系，并建立健全評價體系和競爭機制。在自身條件方面，檔案工作者首先要正確認(rèn)識檔案工作，其次要坦然面對外界對檔案工作的誤解，最后要從自覺、自制和毅力三方面來調(diào)節(jié)情緒、堅定意志。[8]要從自身心理健康入手，提高認(rèn)識能力和基本技能，包括正確的自我認(rèn)識和尋求積極的應(yīng)對方式，具體策略有：運用心理暗示；學(xué)會適應(yīng)；加強學(xué)習(xí)、提高素質(zhì)。

4.在管理對象上要兼顧群體和個體

群體的心理特點和規(guī)律對組織管理和個體行為都有著重要作用和直接影響，因此要從群體和個體兩個方面開展工作。首先要關(guān)注群體的壓力、凝聚力和氛圍，以及對群體發(fā)展和個體進(jìn)步的影響。同時要充分把握個體的興趣、情緒、特長和能力。要充分發(fā)揮群體的積極力量，通過規(guī)范性、參與性管理對個體進(jìn)行適當(dāng)?shù)?、合理的組織干預(yù)來調(diào)適個體的職業(yè)倦怠；個體可通過自我暗示、情緒轉(zhuǎn)移等方式來調(diào)適消極情緒，[9]為組織注入新的活力，只有個體優(yōu)秀才能組成有競爭力的群體。

總之，做好檔案管理工作，需充分了解檔案人員的心理現(xiàn)狀及各類心理問題產(chǎn)生的原因。針對具體問題，發(fā)揮心理學(xué)的優(yōu)勢，把心理學(xué)的具體方法應(yīng)用到檔案管理工作中，并針對不同的群體、個體和問題，運用不同的方法進(jìn)行心理調(diào)適和激勵，從而有效避免和解決影響檔案工作隊伍的心理問題。

參考文獻(xiàn)

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[9]吳麗華.淺談檔案管理人員的心理調(diào)適和自我建設(shè)[J].蘭臺世界，2011（5）：160.endprint