互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)

開(kāi)躍紅

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代悄然而至，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為驅(qū)動(dòng)力的產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)如火如荼，實(shí)現(xiàn)了與多種產(chǎn)業(yè)的有機(jī)融合。而長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理在我國(guó)各項(xiàng)信息管理中屬于相對(duì)封閉的類(lèi)型，且內(nèi)容廣泛、形式多樣、保密性高，直接關(guān)系到諸多集體與個(gè)人的利益，在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的轉(zhuǎn)型中，既面臨著巨大機(jī)遇，同樣也面臨著一定挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；機(jī)遇；挑戰(zhàn)

1互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代檔案管理面臨的機(jī)遇

1.1檔案管理技術(shù)更豐富

顯而易見(jiàn)的是，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)之所以在當(dāng)今社會(huì)備受各行業(yè)青睞，主要源于其技術(shù)帶來(lái)的便捷性、高效率、集約化、低成本等優(yōu)勢(shì)，反觀傳統(tǒng)檔案管理工作，依賴紙質(zhì)介質(zhì)為基礎(chǔ)，在搜集、整理、記錄、備檔等各項(xiàng)管理工作中，人工操作比例很大，需要投入大量的管理人員、時(shí)間和資金，然而卻不能保障準(zhǔn)確性和高效率；“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的模式下，充分發(fā)揮了互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的系統(tǒng)化優(yōu)勢(shì)，輸入更便捷、檢索更迅速、準(zhǔn)確度更高，并且提高了檔案管理工作中的協(xié)作性，以及檔案資源之間的相關(guān)性，并借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)所賦予的多種媒體呈現(xiàn)形式（視頻、圖片、音樂(lè)等），豐富了檔案資源的形式，更好地將檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。

1.2檔案服務(wù)范圍更廣泛

改革開(kāi)放以來(lái)，隨著中國(guó)整體經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，信息量呈現(xiàn)幾何級(jí)速度增長(zhǎng)，“海量”、“信息爆炸”等形容，均說(shuō)明檔案信息資源的規(guī)模、總量日益龐大。相對(duì)應(yīng)的，如果采取傳統(tǒng)檔案管理形式，所占用的空間資源很大，更新速度遠(yuǎn)滯后于生產(chǎn)速度，由此形成“目不暇接”的缺陷。

1.3檔案應(yīng)用實(shí)效性更強(qiáng)

隨著社會(huì)發(fā)展，目前檔案的種類(lèi)日漸繁多，其中很大一部分已經(jīng)不以歷史記錄為價(jià)值基礎(chǔ)，更為突出實(shí)效性。例如，年度經(jīng)濟(jì)檔案、產(chǎn)業(yè)規(guī)劃?rùn)n案、項(xiàng)目檔案等。諸如此類(lèi)的檔案，其價(jià)值“保鮮期”很短，執(zhí)行的時(shí)間也有限，如果不能夠及時(shí)更新，則淪為“無(wú)效信息”。

2互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1檔案管理模式沿襲傳統(tǒng)形式

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的工作模式中，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)是一個(gè)主導(dǎo)性因素，它繼承了技術(shù)的主要特征，具有開(kāi)放性、共享性的特征，這也意味著基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)，在運(yùn)轉(zhuǎn)形式上徹底顛覆了傳統(tǒng)檔案管理的模式，尤其“系統(tǒng)管理”取代“人工管理”的趨勢(shì)明顯，一旦著手進(jìn)行改革，勢(shì)必打破現(xiàn)有的檔案管理人事機(jī)制，面臨著很大的阻力；同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的信息系統(tǒng)管理模式，對(duì)于檔案管理人員的信息技術(shù)水平也是一個(gè)挑戰(zhàn)，除了要具備檔案管理的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技能之外，還要有一定的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)背景。

2.2檔案管理難度較大幅度提升

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在各種產(chǎn)業(yè)中的廣泛滲透、應(yīng)用，以及所形成的顛覆、創(chuàng)新都是不可逆轉(zhuǎn)的，人們?cè)谝?guī)劃設(shè)計(jì)過(guò)程中，往往更關(guān)注技術(shù)帶來(lái)的便捷性，但容易忽視“檔案即信息”這一事實(shí)，無(wú)論是人工模式或是信息系統(tǒng)模式下，檔案本身作為一種信息，與廣義上的“信息化”存在很大的差異，它的管理仍然在“檔案范疇”之內(nèi)，即便建立互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為主導(dǎo)的檔案管理模式，仍然要遵循固有的記錄、分類(lèi)、歸檔、修改等工作要求，尤其是檔案的安全性保障，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化呈現(xiàn)，存在的風(fēng)險(xiǎn)性更大。

2.3檔案管理意識(shí)存在明顯滯后

利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)不是獨(dú)立存在的，與傳統(tǒng)檔案管理工作類(lèi)似，同樣需要配套管理體系的支撐。但現(xiàn)實(shí)情況下，檔案管理人員一方面普遍缺乏信息化意識(shí)，只對(duì)自己長(zhǎng)期以來(lái)形成的管理工作形式熟悉，對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)的流程、體系等了解較少。

3互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代提升檔案管理工作水平的策略

3.1完善“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案信息安全管理機(jī)制

“安全性”是檔案管理工作的底線，檔案部門(mén)在利用信息技術(shù)展開(kāi)管理工作的過(guò)程中，必須充分考慮技術(shù)層面存在以及可能導(dǎo)致的安全風(fēng)險(xiǎn)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，在強(qiáng)化檔案信息安全技術(shù)措施層面，不能僅以某一種技術(shù)為屏障，要采取多重技術(shù)共同防范的形式，如電子簽名、密碼機(jī)制、密鑰手段、數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)權(quán)限等，同時(shí)要建立系統(tǒng)的訪問(wèn)、下載、修改等不同權(quán)限。除了以上軟件層面的安全管理機(jī)制之外，硬件安全也是一個(gè)重要方面，避免外部破壞力造成的系統(tǒng)不穩(wěn)定、硬件破壞等十分重要。

3.2加強(qiáng)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案新技術(shù)手段整合有效性

豐富的檔案資源為“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”提供了共享信息平臺(tái)構(gòu)建的便利。多元的獲取途徑、海量的信息資源、廣泛的需求人群，以及日漸完善的互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施體系。在夯實(shí)檔案基礎(chǔ)、整合檔案資源前提下，檔案還需要檢索、鑒定、解密、歸檔，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換處理，做好檔案數(shù)字化平臺(tái)基礎(chǔ)，搭建好“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”構(gòu)架體系和關(guān)鍵技術(shù)，為大數(shù)據(jù)處理打好基礎(chǔ)；再利用“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案新技術(shù)手段進(jìn)行整合的過(guò)程中，要關(guān)注創(chuàng)建檔案信息共享機(jī)制，將其視為一個(gè)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的重要保障，檔案部門(mén)需要協(xié)同組織。積極創(chuàng)建檔案信息共建共享的管理機(jī)制、技術(shù)保障機(jī)制、數(shù)據(jù)整合機(jī)制、信息安全防范運(yùn)行機(jī)制。

3.3優(yōu)化“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案信息資源共享平臺(tái)

目前的檔案信息資源共享平臺(tái)有待進(jìn)一步優(yōu)化，公眾及個(gè)性化服務(wù)需要提升，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”融合是通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+ ”新技術(shù)進(jìn)行信息集成、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析，使檔案服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)范圍、服務(wù)對(duì)象共享平臺(tái)得到豐富充實(shí)。通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”進(jìn)而創(chuàng)建智慧檔案、智慧檔案館，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)跨界、跨境融合，實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”一站式服務(wù)、檔案資源的優(yōu)化整合、感應(yīng)、泛在智能的個(gè)性化、多元化的服務(wù)，提供檔案信息共享個(gè)性化服務(wù)。

4結(jié)束語(yǔ)

總體而言，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”為人們提供了一種全新的檔案管理工作模式，它不僅僅從知識(shí)、技術(shù)層面實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的顛覆，也融合了互聯(lián)網(wǎng)思維的各種優(yōu)勢(shì)，打破了傳統(tǒng)檔案管理固步自封的缺陷。因此，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)如同一把“雙刃劍”，在進(jìn)行“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”工作模式的重構(gòu)過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性，從組織、流程、工具等角度嚴(yán)格把握，才能實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理工作水平的穩(wěn)步提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝珊.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理機(jī)遇與挑戰(zhàn)分析[J].中國(guó)市場(chǎng)，2017（15）：205+207.