探究新時期法制檔案信息化管理的必要性

摘 要：網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作需要不斷的改革。隨著《檔案法》的推行和實施，法制檔案管理工作不斷發(fā)展，將信息化手段加入法制檔案的管理中，為構(gòu)建和諧社會及社會的穩(wěn)定發(fā)展提供保證。本文對新時期法制檔案信息化管理的重要性進行分析，并給出相應(yīng)的管理對策。

關(guān)鍵詞：法制檔案建設(shè)；信息化；管理模式

檔案管理是運用完善的管理模式，嚴密體系的管理思維，科學(xué)的管理方法來對檔案進行整理和編寫。法制檔案信息化管理就是將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)整合在一起，形成遠程檔案資源共享的完整的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。通過有效的資源整合來推動新時期法制檔案信息化的管理工作。

1法制檔案信息化管理的重要性

信息化法制檔案管理就是將法制檔案保存作為工作重心，用信息化的服務(wù)方式為使用者提供法制檔案的相關(guān)信息，這種方法摒棄了傳統(tǒng)法制檔案的管理方式，對所有的法制檔案按照信息類別進行科學(xué)化分類，將相同的資源進行分析并整合，提升法制檔案管理的效率。在傳統(tǒng)的法制檔案管理中，存在查詢繁瑣、整理修改工作難度大的弊端，將信息化管理運用在法制檔案檔案管理中，整理、輸入、查找、更改、保存都顯得非常容易，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展推動了法制檔案信息化管理的發(fā)展，使法制檔案在調(diào)用、傳遞上更加簡單，減少了法制檔案管理的成本。

經(jīng)研究表明，現(xiàn)階段有關(guān)部門在進行法制檔案管理時，仍然以手寫抄錄為主來對法制檔案進行管理；還有一些部門因為網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的原因無法安裝檔案管理系統(tǒng)，被迫采用手寫方式進行記錄。國家提倡的無紙化辦公并沒有在相關(guān)部門的法制檔案管理工作中運用，法制檔案管理模式與科學(xué)技術(shù)發(fā)展嚴重脫軌，在全球經(jīng)濟不斷發(fā)展的新時期，有關(guān)部門必須要改變自身的法制檔案建設(shè)管理模式，將信息化管理切實落實到法制檔案建設(shè)中[1]。

2現(xiàn)階段法制檔案信息化管理存在的問題

2.1對法制檔案信息化管理意識不足，管理方式落后

相關(guān)部門并沒有重視法制檔案管理工作，還在使用傳統(tǒng)的記錄方法和管理理念，造成檔案管理效率低下。手寫檔案和整理容易造成法制檔案的誤差且不易發(fā)現(xiàn)，影響了后期法制檔案的調(diào)用。

2.2信息化法制檔案建設(shè)存在地區(qū)差異

由于管理部門不同，所以法制檔案信息化管理的進度也不同，極易造成城市經(jīng)濟水平高的建設(shè)進步高于周邊地區(qū)，無法實現(xiàn)法制檔案管理的資源共享。

2.3檔案管理人員的工作能力不足

許多檔案管理人員還沒有從意識上改變法制檔案的管理模式，對科學(xué)化、信息化管理模式只在頭腦中形成概念，拒絕接受新鮮的管理模式，造成法制檔案管理工作無法向下推進。

3新時期法制檔案信息化管理的對策

3.1增加相關(guān)部門的重視，完善管理

相關(guān)部門應(yīng)該對法制檔案的信息化管理給予充分的重視，完善信息化管理的輔助管理。首先需要解決的就是更新現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)及設(shè)備，相關(guān)部門需要增加資金的投入，對軟件、硬件給予管理工作支持，保證區(qū)域內(nèi)的法制檔案管理統(tǒng)一；其次需要根據(jù)法制檔案管理的特點，制定完善的檔案管理制度和體系，從法治檔案的整理、收集、歸納、查找等多個方面入手，實現(xiàn)相關(guān)部門對檔案的現(xiàn)代化管理模式，提高檔案管理的工作效率，在建立法制檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)按照法制檔案管理部門對數(shù)據(jù)庫的需要進行設(shè)立，盡可能的控制法制檔案錄入數(shù)據(jù)庫的成本；在檔案錄入后，需要法制檔案管理人員對已有檔案的正確性進行復(fù)合，對存在問題的法制檔案及時的進行更新修復(fù)。將法制檔案收錄工作和法制檔案核對工作兩手抓，確保法制檔案信息化管理的完整性、正確性、真實性、實時性。

3.2法制檔案管理的職責明確化

法制檔案管理不只是檔案管理部門的工作，是需要其他的部門進行配合完成工作的。法制檔案信息化管理工作在實際開展中，需要以《檔案法》為基礎(chǔ)，將檔案管理的各部門職責明細化。對法制檔案管理的權(quán)利和義務(wù)進行規(guī)范，是實現(xiàn)新時期現(xiàn)代化管理的重中之重，將法制檔案的使用、歸屬、管理等進行詳細的規(guī)劃，在法制檔案的收集、歸檔、整理、引用等方面也要對檔案使用者和管理人員進行權(quán)利和義務(wù)的明確，保證使用者在查找、引用法制檔案的管理過程中，做到有據(jù)可依?！皼]有規(guī)矩不成方圓”，隨著不斷的深入實踐法制檔案的信息化管理工作，不斷的完善各項制度和責任，才可以將法制檔案的管理工作推向符合現(xiàn)代化發(fā)展的高度。

3.3增加資金和科學(xué)技術(shù)的支持

一些經(jīng)濟發(fā)展緩慢的城市在進行法制檔案信息化管理工作時，需要政府及相關(guān)部門給予一定的資金和設(shè)備幫助，避免因為科學(xué)技術(shù)設(shè)備的限制而無法對法制檔案有效的管理，阻礙信息化法制檔案的發(fā)展。同時也要對管理人員提供相關(guān)的技術(shù)支持，使管理人員在進行法制檔案信息化管理時，能夠?qū)ο到y(tǒng)進行熟練的操作；在系統(tǒng)出現(xiàn)簡單的常規(guī)問題時，管理人員可以及時的解決，保證硬件設(shè)備能夠正常運行[2]。

3.4提升法制檔案管理工作人員的綜合水平

若想法制檔案信息化管理工作能夠正常開展，首先要改變管理人員的思維模式，提高管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平。相關(guān)部門需要在工作中開展培訓(xùn)活動，通過對先進思想的學(xué)習(xí)提高管理人員的職業(yè)道德，從根本上改變管理人員對法制檔案信息化建設(shè)的看法，將其重視起來，真正做到管理人員能夠自主的、主動的投入到法制檔案管理的工作中去；通過開始法制檔案管理相關(guān)的先進工作方法課程，可以增加管理人員的專業(yè)性和良好的職業(yè)操守，保證法制檔案的信息保密工作。為了防止不法分子的惡意毀壞和竊取，還需要做好法制檔案的安全防護措施，在系統(tǒng)中做好數(shù)據(jù)備份，并設(shè)置外來進入警報，當系統(tǒng)自我檢測到有外來的人員侵入時，自動關(guān)閉數(shù)據(jù)庫大門并及時通知相關(guān)法律部門，杜絕因為外界侵入導(dǎo)致數(shù)據(jù)受損的情況發(fā)生。

結(jié)論：綜上所述，新時期的法制檔案信息化管理工作還需要努力，要結(jié)合國家的信息保障安全要求和原則，對法制檔案信息化建設(shè)不斷的完善，根據(jù)實際工作情況，做出相應(yīng)的調(diào)整及創(chuàng)新，增加檔案管理人員的工作效率，保障法制檔案信息化管理的發(fā)展。

參考文獻：

[1]許紅婷，劉莎.探究新時期檔案信息安全的法制保障[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：56-57.

[2]張惠萍.論我國檔案法制建設(shè)中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（21）：95.

作者簡介：邢東勇，性別：男?工作單位：四平市人民政府法制辦公室?出生日期：1974.11.18?民族：漢?