強化人事檔案管理優(yōu)化人力資源配置

趙新婷

摘要：人才是企業(yè)發(fā)展的最大動力來源，尤其是近幾年來，企業(yè)領導越來越重視對人力資源的管理，人事檔案對體制編制、預測人才需求量、優(yōu)化配置結(jié)構(gòu)、提供數(shù)據(jù)等方面具有很大幫助，還有利于設定人才招聘的具體標準、規(guī)劃企業(yè)所需人才、分析人事檔案等意義不淺。本文就企業(yè)人事檔案與人力資源管理優(yōu)化配置的意義以及企業(yè)人事檔案與人力資源管理實現(xiàn)優(yōu)化配置的主要措施做簡要探討，希望能夠為企業(yè)發(fā)展做出貢獻。

關鍵詞：企業(yè)人事檔案；人力資源管理；優(yōu)化配置

一、加強企業(yè)人事檔案管理與人力資源管理優(yōu)化配置的作用

全面精準的人事檔案更企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)健全的表現(xiàn)，是企業(yè)人性化管理，高效率管理的重要手段。它能及時有效的掌握企業(yè)人力信息，為上層決策層提供詳實有力的第一手資料。

（一）有利于人力資源開發(fā)

在很多事業(yè)單位中，員工職業(yè)的崗位確定及人員的編制都需要參考人事檔案中的信息，而且利用、培養(yǎng)和選擇人才時，也要借鑒檔案信息。單位員工的工齡、特長以及與其有關的能力都在檔案資料中有所記載，清淅、完整的檔案便于人力資源部門對人員加以篩選，企業(yè)在委任員工相關職務和選拔人才時也會有所依據(jù)，遵循“任人唯賢”原則，對工作人員職務、崗位的安排也能夠更加合理。所以從長遠來看，此舉便于員工能力的發(fā)揮和潛能的開發(fā)。

（二）人力資源配置結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化

人事部門可以通過檔案找到工作人員一切信息，便于提高人才管理效率。同時，企業(yè)調(diào)度人事的過程中，同樣可以參考檔案材料，根據(jù)員工的職業(yè)素質(zhì)、工作業(yè)績、專業(yè)水平。將他們進行合理的安排，盡可能讓所有員工都能夠找到適合自己的崗位，以最大效率完成工作。員工人生價值的實現(xiàn)、潛能的激發(fā)和發(fā)揮都可以通過人事檔案來實現(xiàn)。充分利用人事檔案有利于實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的可持續(xù)性，這是企業(yè)人事檔案與人力資源管理優(yōu)化配置最根本的意義。

（三）保證人力資源的科學和合理性

企業(yè)內(nèi)部管理因素是影響人力資源分配的主要原因所在，企業(yè)管理部門要想了解自己員工情況，在很大程度上需要依靠人事檔案來完成，在這個基礎上，還能夠為企業(yè)短期、長期發(fā)展制定合理目標，對企業(yè)需求量的預測和估算更加合理、科學，以此來實現(xiàn)企業(yè)平穩(wěn)、連續(xù)發(fā)展。

（四）有利于企業(yè)長遠發(fā)展規(guī)劃的制定

企業(yè)選人、用人的基礎就是人事檔案，它是管理人才的前提和依據(jù)。企業(yè)通過對人事資料做全面了解和分析，才能真正掌握企業(yè)內(nèi)部工作人員的具體信息，企業(yè)現(xiàn)階段所需要的相關人才才能在工作人員中一一被選拔出來，做到人盡其才，進而使企業(yè)的競爭力得到全面提升，人力資源得到深度開發(fā)。

二、依據(jù)企業(yè)人事檔案實現(xiàn)優(yōu)化配置的主要措施

實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理優(yōu)化配置措施多種多樣，首先要加強企業(yè)決策層對企業(yè)人事檔案管理工作的重視，因為人力資源管理對優(yōu)化企業(yè)資源配置方面有重要的作用。在信息化建設下，企業(yè)不斷完善加強一體化管理模式，通過創(chuàng)新人事檔案管理方式和手段，促進人事檔案信息及時更新。以下做具體介紹。

（一）加強對企業(yè)人事檔案與人力資源管理優(yōu)化配置重要性的認識

當前我國企事業(yè)單位已進行了大范圍改革，原來存在的“鐵飯碗”經(jīng)營模式已經(jīng)不復存在，所以企業(yè)員工會面臨調(diào)動、晉升、發(fā)展等諸多問題，如果以上提到的信息沒能在人事檔案中一一記載，就沒辦法公正、客觀的評價每一位員工，更不能從整體上對他們的個人能力和素質(zhì)做一個綜合考評，因此，人事科的工作人員和事業(yè)單位的管理人員應該對這方面做到全面認識，明確人事檔案在員工晉升、考評當中的意義，以及考核人力資源時候發(fā)揮的重要作用。同時，要責任到人保證企業(yè)內(nèi)的人事檔案不斷更新，保證其客觀和真實性。

（二）推進信息化建設的不斷完善

當今，人們更加重視信息化的管理建設，因此為了順應時代的要求，人事檔案的管理也應該進行信息化的管理。有效地運用并進一步學習互聯(lián)網(wǎng)信息技術是進行信息化管理的重要優(yōu)勢所在，進而使人事檔案的管理工作能夠更加高效的操作，并能夠使人事檔案的管理工作更加完善高效。

（三）加強管理的一體化

為了能夠進行信息化的管理人事檔案，建立相應的管理過程是不可忽視，人事檔案的電子化管理必須采用科學先進的管理方式，這樣才能夠進一步保證更有價值并更加準確全面的人事資料，并且還能夠進一步保證人事資料信息的安全和保密性，防止相關重要信息的泄露，進而使相關的資料信息能夠更加高效快速的進行傳遞。在計算機以及信息化網(wǎng)絡的支持作用下，對于人事檔案管理的各方面，例如檔案的傳遞、信息資料的查詢、檔案的分類以及檔案的管理等各方面，信息化的建設可以得到充分的利用，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)一體化的有關查詢、使用、保存、派發(fā)、接受以及接受相關檔案資料的管理工作[3]。

（四）創(chuàng)新人事檔案管理方式和手段

在進行信息化建設過程中，建立人事檔案管理的信息化平臺是不容忽視的一點。與此同時，人事化檔案管理的信息化要有相應的管理軟件，就是這里所說的人事檔案管理的信息化平臺。除此之外，在人事檔案管理系統(tǒng)的實際操作以及運行方面，加強相關工作人員的理論學習以及實際情況方面的培訓，進而在最大程度上優(yōu)化人性化的安排，并提高相關工作人員的實際操作能力。

（五）促進人事檔案信息的及時更新

隨著信息技術的不斷革新，人事的信息資料也在逐年有變，隨時掌握第一手資料，是人事檔案管理工作深入實際的表現(xiàn)，也是人力工作創(chuàng)新的表現(xiàn)。這是因為信息之間的進一步溝通在人事檔案資源的管理建設過程中是不可缺少的，這不僅僅需要人事檔案部門與各部門建立良好的溝通機制，更要求人事檔案管理者要積極主動了解企業(yè)及企業(yè)人員動態(tài)。其中與企業(yè)相應的管理部門之間建立直接的聯(lián)系是非常重要的。

總而言之，人力資源的管理需要企業(yè)花費很大心血，開展大量的相關工作，其中最基本的就是管理好人事檔案。傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理已經(jīng)遠遠達不到所需標準，需要在此基礎上不斷完善，讓人事檔案的最高價值得以發(fā)揮，由最初的“死檔案”變?yōu)榛畹馁Y料，更好的為社會建設和改革開放服務。檔案的根本價值只有在被利用中才能實現(xiàn)，人事檔案得以完善可以促進企業(yè)工作者潛能的發(fā)現(xiàn)和開掘，使得人力資源得到有效配置，讓企業(yè)競爭力得到提升，最終實現(xiàn)企業(yè)自身的壯大。

參考文獻：

[1]姜波.程杰.加強企業(yè)職工檔案管理，優(yōu)化企業(yè)人力資源配置[J].蘭臺內(nèi)外.2010，04：28.