信息時(shí)代如何推動檔案管理工作的創(chuàng)新

仲琴琴

【摘要】：伴隨當(dāng)下信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案在社會中的地位與作用逐漸引起了人們的高度關(guān)注，人們對于檔案的運(yùn)用與需求同樣不斷提升，傳統(tǒng)的檔案管理形式有著非常多的不足與問題，已難以符合目前社會不斷發(fā)展的要求，所以檔案管理工作的形式急需進(jìn)行創(chuàng)新與變革。目前網(wǎng)絡(luò)信息化的迅猛進(jìn)步，為檔案管理工作的變革創(chuàng)新奠定了較好的基礎(chǔ)。本文就信息時(shí)代如何推動檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行簡單的分析。

【關(guān)鍵詞】：信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新

1 引言

創(chuàng)新是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的主旨，信息化時(shí)代最為重要的特點(diǎn)便是信息技術(shù)的快速的更新?lián)Q代，學(xué)會創(chuàng)新，加強(qiáng)在全新的環(huán)境之下的學(xué)習(xí)能力與適應(yīng)能力顯得尤為重要。推動檔案管理工作不斷創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的本質(zhì)需求。梳理檔案管理的主要內(nèi)容，直視檔案管理工作中所存在的不足，運(yùn)用科學(xué)有效的處理措施，以促進(jìn)檔案信息管理工作信息化的不斷進(jìn)步。

2 檔案管理信息化簡介

檔案管理信息化所指的是在相關(guān)檔案行政管理部門的統(tǒng)一安排之下，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理的所有環(huán)節(jié)，針對檔案的信息資源實(shí)施接收、收集、儲存以及提供檔案信息資源等相關(guān)的服務(wù)。檔案管理信息化的根本性質(zhì)便是達(dá)到了檔案管理工作由以實(shí)體保管為主導(dǎo)的形式逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案管理。

3 信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的重要性分析

伴隨現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸走向信息化。結(jié)合了信息技術(shù)的檔案管理工作可以達(dá)到現(xiàn)代化的管理模式，依托計(jì)算機(jī)技術(shù)便能夠達(dá)到傳統(tǒng)形式文件的信息化與數(shù)字化，能夠達(dá)到文件的自行歸檔，轉(zhuǎn)變了以往手工管理形式所出現(xiàn)的歸檔效率較低等問題，同時(shí)還可以即時(shí)實(shí)施檔案的檢索。信息時(shí)代，信息的傳播速度更加之快，若可以把握第一手的信息資料便代表占據(jù)了有利位置。與此同時(shí)，當(dāng)前人們對于信息的需求量日益增大，要求不斷提升，快速有效的信息檢索、查詢已經(jīng)發(fā)展成大部分人的需求。在此背景之下，檔案管理工作的變革創(chuàng)新是極其重要的，信息化的不斷發(fā)展不但能夠全面迎合人們對于信息的需要。在取得信息的形式更為便捷之時(shí)，便會推動人們的工作效率的不斷加強(qiáng)，并且能夠促進(jìn)檔案管理工作掙脫被動服務(wù)形式的約束。檔案管理工作的信息化將會產(chǎn)生非常多的資源，為存在需求的人們提供最新的信息資源，以達(dá)到資源的共享。

4 推動檔案管理工作創(chuàng)新的對策建議

4.1 管理模式的變革創(chuàng)新

信息時(shí)代背景下，檔案管理需對目前所具備的管理模式實(shí)施變革創(chuàng)新，將最初分散化的檔案管理體系創(chuàng)建工作實(shí)施集中化的改變，有意識地將各類相對領(lǐng)先的管理軟件、管理技術(shù)以及管理觀念等靈活地應(yīng)用于檔案管理工作之中，對于所有的檔案實(shí)施統(tǒng)一性的登記造冊，同時(shí)根據(jù)有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)守則整理為相對統(tǒng)一的格式實(shí)施較為妥善的儲存。為避免發(fā)生檔案丟失、遺漏等其它問題，還需著重關(guān)注對目前所具有的檔案信息等實(shí)施備份處理，并且需要在規(guī)定的時(shí)間維護(hù)、升級以及管理信息化管理設(shè)施，在檔案管理體系里面安裝殺毒軟件、防火墻等以有效避免其遭受惡意程序、網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊等從而對檔案管理的整體性與安全性造成較大的影響。

4.2 思想理念的創(chuàng)新

人們需要不斷的創(chuàng)新檔案管理工作的思想理念，思想對于行動有著決定性的影響，以便需要管理工作者在日常的工作之中作出準(zhǔn)確的決策，指引檔案管理工作逐漸向質(zhì)量化與數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。在具體的檔案管理工作環(huán)節(jié)，管理工作者需要以科學(xué)合理的發(fā)展理念以引導(dǎo)思想，全面認(rèn)識信息化創(chuàng)建對于提升檔案管理工作品質(zhì)的重要影響。并且，有關(guān)工作者還需要樹立起檔案管理工作的創(chuàng)新理念，要勇于否定以往的管理模式，按照社會的現(xiàn)實(shí)發(fā)展情況逐漸改變檔案管理方式，以使得其能夠與時(shí)俱進(jìn)。在創(chuàng)新檔案管理工作形式之時(shí)還需要增強(qiáng)檔案管理的時(shí)效性，進(jìn)而更加好的為國家與群眾提供服務(wù)。

4.3 資源共享

首先，需要始終堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，經(jīng)過檔案管理工作和科學(xué)技術(shù)手段的相互融合，由檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)著手，以達(dá)到檔案管理和具體工作的平穩(wěn)融合。其次，在創(chuàng)建檔案管理平臺環(huán)節(jié)，同樣需要創(chuàng)建相應(yīng)的資料庫，以達(dá)到檔案信息從初級轉(zhuǎn)向高級，達(dá)到檔案資源的共同分享。最后，創(chuàng)建相對健全的檔案資源共享平臺，即時(shí)改變以往檔案管理的設(shè)計(jì)思想，防止檔案管理環(huán)節(jié)空間以及時(shí)間的約束，確保檔案管理工作環(huán)節(jié)，達(dá)到有關(guān)問題的即時(shí)回饋，進(jìn)而為檔案管理的資源共享奠定基礎(chǔ)。

4.4 服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變

檔案管理工作需要高度關(guān)注其服務(wù)功能，凸顯其服務(wù)大眾的特征。由某種層面而言，服務(wù)大眾不但是檔案管理工作理念的變革，檔案管理工作的關(guān)鍵所在。所以，在確定檔案管理工作為大眾提供服務(wù)為基石，展示服務(wù)方式的創(chuàng)新性，吸取檔案管理工作大眾思想里面的精華，促進(jìn)檔案管理工作的不斷進(jìn)步，大致可以由以下兩個(gè)層面著手：首先，需要增強(qiáng)電子文件的自行上傳和采集。當(dāng)前，針對檔案管理組織來說，在單機(jī)中所產(chǎn)生的電子文件及其有關(guān)的采集工作，是檔案管理必不可少的重要問題。其和以往紙質(zhì)文件有著非常大的差異，其間，最為顯著的差別便是大量的電子文件經(jīng)過下載又或是上傳等便能夠達(dá)到科學(xué)、高效的管理。其次，提供在線服務(wù)。伴隨社會信息化的不斷發(fā)展，人們的日常生活、工作以及學(xué)習(xí)環(huán)境出現(xiàn)了非常大的改變，在當(dāng)前的社會環(huán)境背景下，人們更加關(guān)注信息的及時(shí)性，所以，需經(jīng)過信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)即時(shí)、精準(zhǔn)的獲得大量的知識信息。

4.5 推動檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化

信息時(shí)代下，我們國家的檔案管理工作同樣需要與時(shí)俱進(jìn)，由以往的實(shí)物檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，借此節(jié)省檔案存儲的空間，減少檔案破損的可能，值得關(guān)注的是，需要完成好電子檔案相關(guān)的備份工作。另外，需要全面利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段實(shí)施檔案管理，創(chuàng)建起相對完善的檔案資料庫，健全網(wǎng)絡(luò)平臺，盡可能達(dá)到與發(fā)揮檔案所具備的運(yùn)用價(jià)值，以推動檔案能夠更加好的為企業(yè)、國家、個(gè)人以及組織提供服務(wù)，達(dá)到人們對于檔案信息的需要。

5 結(jié)論

信息時(shí)代已經(jīng)來臨，檔案作為一種極其重要的社會信息資源逐漸引起了社會各界人士的高度關(guān)注，然而和時(shí)代不斷發(fā)展相互適應(yīng)的信息時(shí)代下檔案管理工作機(jī)制依然在創(chuàng)建環(huán)節(jié)。需要始終堅(jiān)持發(fā)展與傳承的理念，以開放性、安全性以及標(biāo)準(zhǔn)化為準(zhǔn)則，逐漸創(chuàng)新變革信息時(shí)代下的檔案管理工作。

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