信息化背景下檔案管理改革初探（二）

劉嬌

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程進(jìn)一步加快，企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)成為一個(gè)熱點(diǎn)?；谛畔⒒尘跋聶n案管理改革的意義，分析了企業(yè)檔案管理信息化存在的問(wèn)題，提出了加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；問(wèn)題；對(duì)策

1信息化背景下檔案管理改革的意義

1.1加強(qiáng)信息資源的整合力度

傳統(tǒng)的檔案管理主要是進(jìn)行的單一的管理。具體的檔案信息由本地檔案館或相應(yīng)的特定檔案館管理。檔案之間的鏈接相對(duì)較小，因此檔案信息在一定程度上被阻塞，很難滿足人民的需要。因此，在現(xiàn)實(shí)生活中，為了找到一個(gè)檔案常常需要進(jìn)行幾個(gè)地方去奔波。在信息技術(shù)的指導(dǎo)下，通過(guò)數(shù)字化傳播，將各個(gè)檔案管理中的信息資源相結(jié)合，以信息技術(shù)為平臺(tái)，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案信息資源的整合，更好地滿足廣大群眾的需要。

1.2提高檔案管理的工作效率

檔案管理是一個(gè)需要細(xì)致認(rèn)真、進(jìn)行大量繁雜程序的工作。在傳統(tǒng)的檔案管理下，是由人工進(jìn)行錄入相關(guān)數(shù)據(jù)、進(jìn)行存放和整理的，這在一定程度上會(huì)導(dǎo)致一些誤差，并且效率十分低下。通過(guò)引入信息技術(shù)，可以簡(jiǎn)化相關(guān)程序，利用信息技術(shù)能夠使檔案管理以數(shù)字化的形式更好地呈現(xiàn)，能夠使人們?cè)诓檎覚n案的時(shí)候更加方便和快捷，從而提高工作效率。并且程序的簡(jiǎn)化，可以節(jié)約相應(yīng)的管理成本。

1.3增加檔案管理的安全系數(shù)

檔案管理的一個(gè)重要要求是檔案必須處于安全的環(huán)境中，檔案必須得到更好的保存和利用。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案以紙質(zhì)材料為主，由于紙制物品儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，會(huì)受到溫度和濕度的影響，造成一定的損壞，不利于更好的保存。即使在傳輸和移動(dòng)檔案的過(guò)程中，它也可能收到人為的破壞，使檔案處于不安全的環(huán)境中。在信息技術(shù)環(huán)境下，通過(guò)引入各種技術(shù)，可以更好地保證檔案管理的存儲(chǔ)時(shí)間和運(yùn)輸安全，從而提高檔案管理的安全系數(shù)。

2信息化檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1各個(gè)單元在收錄相同的主題的信息時(shí)，因?yàn)槭珍洏?biāo)準(zhǔn)的不一樣，所以關(guān)于這一主題的信息數(shù)據(jù)不能夠集中到一起，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的分散性。

2.2檔案信息的數(shù)據(jù)源、架構(gòu)、處理方法的多樣性主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換上，使得存儲(chǔ)的文件信息資源更加復(fù)雜，導(dǎo)致了信息數(shù)據(jù)的異構(gòu)化。

2..3各收藏單元中同一主題的相關(guān)數(shù)據(jù)重復(fù)收錄，這就使得作為最終擁有的這些信息資源的檔案館中存儲(chǔ)了太多重復(fù)的信息數(shù)據(jù)，這就是信息數(shù)據(jù)的重復(fù)性。

2.4在當(dāng)今社會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展進(jìn)程加快了檔案信息化，促使信息資源實(shí)現(xiàn)充分的共享。但是，事務(wù)的發(fā)展總是存在兩面性，網(wǎng)絡(luò)雖然可以方便人們對(duì)檔案信息資源的使用，但同時(shí)也能夠被某些居心不良的人使用，借助網(wǎng)絡(luò)干一些違法的事情，使人們的生活受到傷害。所以，進(jìn)行信息化檔案信息資源的安全管理，是十分重要的。這樣，不僅可以提高信息化檔案的管理效率，還能夠保障個(gè)人信息安全。

2.5從檔案保存的目的和形成過(guò)程兩個(gè)方面分析檔案管理的滯后性，其主要特征是失去失效性、使用價(jià)值和未來(lái)使用的保存。這些特征雖然符合現(xiàn)代信息技術(shù)的處理要求，但這些滯后的檔案信息數(shù)據(jù)的組合并不滿足公眾對(duì)檔案信息資源的需求。

3加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

檔案部門應(yīng)當(dāng)抓住信息時(shí)代的機(jī)遇，在企業(yè)信息系統(tǒng)的管理中發(fā)揮主導(dǎo)作用，做好檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)工作、提高檔案信息的使用效率，將檔案部門建設(shè)成真正意義上的信息資源中心。

3.1加強(qiáng)檔案信息化制度建設(shè)

任何一項(xiàng)工作的成功完成，必須要有規(guī)范的制度加以保障。在企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，必須制定完備的規(guī)章制度，保證信息數(shù)字化建設(shè)工作能夠有條不紊地開展。首先，應(yīng)當(dāng)設(shè)立一批專業(yè)的人才隊(duì)伍負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，定期考核，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制；其次，對(duì)于檔案的整理、借閱、歸檔等程序，設(shè)立完備的制度，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)有效；再者，采取電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式，共同存儲(chǔ)，保證檔案內(nèi)容的完備；最后，加強(qiáng)檔案信息的安全管理，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)采取相應(yīng)的保障制度。

3.2加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入額度和力度。

檔案管理信息化工作要想能夠得以有效開展，確保檔案管理工作健康良性發(fā)展方向，必須加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，這是此項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)。根據(jù)現(xiàn)有的人力、財(cái)力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。加大現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備與信息數(shù)據(jù)采集設(shè)備的配置，確保系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)支持，構(gòu)建系統(tǒng)性的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，進(jìn)而滿足檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的需要。

3.3提升檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平

隨著科學(xué)研究發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，新興技術(shù)也不斷涌現(xiàn)。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，要不斷提高檔案信息工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平。這不僅要求檔案工作者掌握必備的檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)，還需要他們有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、信息管理技術(shù)以及其它信息化專業(yè)知識(shí)。特別是一些電子文件的整理工作，要求檔案工作者不僅具備一定的數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)，還要掌握具體電腦操作的應(yīng)用技術(shù)。因此，不斷提高檔案工作從業(yè)人員的數(shù)字信息采集、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、計(jì)算機(jī)操作等水平，使檔案管理者成為不僅具備檔案專業(yè)知識(shí)，而且精通信息技術(shù)應(yīng)用的高素質(zhì)人才，是不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，使檔案工作實(shí)現(xiàn)健康有序發(fā)展的必由之路。

3.4提高檔案信息化的安全性。

網(wǎng)絡(luò)的安全性是檔案信息化建設(shè)過(guò)程中迫切需要解決的難題，促使相關(guān)部門建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全保障體系加強(qiáng)檔案管理的安全性，同時(shí)制定相應(yīng)的法律法規(guī)。安全管理應(yīng)該包括以下幾個(gè)內(nèi)容：人員方面，在收集信息的審查過(guò)程中，工作人員必須仔細(xì)、認(rèn)真；制定分層次的檔案管理制度，已經(jīng)收錄的信息內(nèi)容根據(jù)其重要性設(shè)置不同管理級(jí)別，進(jìn)行分層分級(jí)管理。

4結(jié)語(yǔ)

雖然檔案信息化為檔案管理帶來(lái)一些問(wèn)題，但不可否認(rèn)，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化的建設(shè)日趨完善，信息化檔案以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)大大提高了收集檔案信息的效率，還在確保效率的同時(shí)，保證了檔案的完整性和統(tǒng)一性，從根本上改變了檔案信息的存儲(chǔ)方式和檢索機(jī)制，在為用戶帶去更加方便快捷的操作體驗(yàn)的同時(shí)，又降低成本，減少因?yàn)槿藶樵蚨鴮?dǎo)致檔案信息丟失的情況發(fā)生。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：保定市建筑設(shè)計(jì)院有限公司）