關(guān)于高速公路基層運(yùn)營單位檔案管理的調(diào)研

摘要：漢寧分公司洋縣管理所檔案建設(shè)，圍繞《陜西省檔案管理工作目標(biāo)管理認(rèn)證辦法及標(biāo)準(zhǔn)》逐項(xiàng)整改完善，順利完成了目標(biāo)管理AAA級(jí)認(rèn)證工作。結(jié)合管理所現(xiàn)狀，從硬件建設(shè)方面、制度管理方面、檔案歸檔方面、檔案利用方面方面對(duì)基層管理所檔案建設(shè)工作進(jìn)行了總結(jié)調(diào)研。

關(guān)鍵詞：高速；檔案管理

漢寧分公司洋縣管理所檔案建設(shè)在市、縣檔案局的支持幫助下，在漢寧分公司的正確領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹《檔案法》、《檔案條例》和國家檔案局第8號(hào)令，不斷加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，加大投入力度，充分發(fā)揮檔案作用，為各項(xiàng)運(yùn)營工作的有序推進(jìn)提供了有力保障和良好服務(wù)。為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理水平，該所于2012年制定了創(chuàng)建檔案工作目標(biāo)管理AAA級(jí)認(rèn)證的工作計(jì)劃，成立了創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組，落實(shí)了工作人員和工作職責(zé)，完善了檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格按照檔案管理各項(xiàng)要求，對(duì)該所自建所以來的檔案資料進(jìn)行了全面規(guī)范整理。對(duì)照《陜西省檔案管理工作目標(biāo)管理認(rèn)證辦法及標(biāo)準(zhǔn)》逐項(xiàng)整改完善，順利完成了目標(biāo)管理AAA級(jí)認(rèn)證工作。

一、管理所基本概況

該所地處漢中市洋縣磨子橋鎮(zhèn)楊家灣村，改所成立于2006年7月11日， 11月21日正式運(yùn)營通車，擔(dān)負(fù)著漢寧高速公路（京昆高速陜西段）金水至上元觀62.5公里路段的收費(fèi)、養(yǎng)護(hù)、路政、治超、安檢任務(wù)。所轄橋梁155座、隧道10 座。下設(shè)綜合辦公室、財(cái)務(wù)股、征費(fèi)稽查股、養(yǎng)護(hù)股、路政中隊(duì)五個(gè)股室，以及地處張騫故里的城固站、朱鹮之鄉(xiāng)的洋縣站、蔡倫封地的龍亭站三個(gè)收費(fèi)站，同時(shí)下設(shè)龍亭安檢站和漢江停車區(qū)。經(jīng)過不懈努力，已先后建成了“省級(jí)青年文明號(hào)”“省級(jí)衛(wèi)生先進(jìn)單位”、“陜西省模范職工小家”、“省級(jí)文明單位標(biāo)兵”。

二、檔案管理基本情況

（一）硬件建設(shè)方面

該所檔案室總面積約90平方米，其中，檔案室?guī)旆?0 平方米，檔案閱覽室30平方米，檔案整理室20平方米，達(dá)到了辦公、閱覽、庫房三分開。檔案室內(nèi)配備了密集架、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、空調(diào)、溫濕度計(jì)、滅火器、吸塵器、殺蟲劑、遮光窗簾等設(shè)施物品，檔案室設(shè)施規(guī)范到位。加強(qiáng)電子文件檔案管理系統(tǒng)的投入，管理所購買了《北京航星檔案管理信息系統(tǒng)》檔案管理軟件一套，提升了檔案管理的電子化規(guī)范程度。

（二）制度管理方面

一是成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開檔案專題會(huì)議，研究布置檔案工作。二是進(jìn)一步確立完善了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，做到了各部門均有兼職檔案人員，實(shí)現(xiàn)了檔案工作事事有人抓、有人管的良好工作格局。三是將檔案工作納入每年整體工作計(jì)劃，與各項(xiàng)工作同部署、同推進(jìn)、同考核。四是根據(jù)管理所檔案工作實(shí)際情況，制定和完善了各項(xiàng)檔案管理制度，制定了《檔案員崗位職責(zé)》、《檔案室管理制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案銷毀制度》、《檔案保密制度》、《檔案信息系統(tǒng)安全管理制度》等各種制度，確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理。

（三）檔案歸檔方面

一是加大開展檔案管理宣傳力度，提高全體員工對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。二是加快檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)，安裝了檔案管理系統(tǒng)軟件，建立檔案資料計(jì)算機(jī)目錄檢索查閱。三是每年4月份定期對(duì)各部門文件資料進(jìn)行收集整理歸檔，認(rèn)真收集那些易散的文件，確保文件資料的完整。檔案資料按照黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、路政管理、公路建設(shè)、會(huì)計(jì)檔案，設(shè)備儀器、特殊載體等內(nèi)容進(jìn)行了科學(xué)分類和歸檔裝盒，編制了檢索工具，制定了《洋縣管理所檔案分類大綱及編號(hào)方案》，全所截止2016年底檔案累計(jì)建立文書檔案2845件（卷），基建檔案218卷，會(huì)計(jì)檔案548卷，實(shí)物檔案81件，照片檔案8冊，錄音錄像盤24張，案卷質(zhì)量符合檔案標(biāo)準(zhǔn)要求。

（四）檔案利用方面

為便于檔案的檢索和利用，檔案室編制了簿式和計(jì)算機(jī)兩種檢索工具，管理所先后編寫了《大事記》、《組織沿革》、《發(fā)文匯集》、《洋縣管理所收費(fèi)業(yè)務(wù)知識(shí)手冊》、《洋縣管理所查驗(yàn)偷逃漏費(fèi)行為方法匯編》、《洋縣管理所公路養(yǎng)護(hù)管理制度辦法匯編》等手冊匯編。除此之外，所檔案室積極為分公司各業(yè)務(wù)科室的業(yè)務(wù)知識(shí)手冊編輯工作提供了文字、圖片等資料數(shù)據(jù)。所檔案室借閱制度規(guī)范，切實(shí)為各部門查閱文件資料提供了便捷。在管理所十年所慶活動(dòng)中，充分利用檔案室實(shí)物檔案資料，為員工進(jìn)行了十年歷程回顧展示，收到了員工好評(píng)。

三、檔案管理中存在的不足

在總結(jié)日常檔案管理經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，我們也深刻的認(rèn)識(shí)到一些檔案管理工作的不足之處：一是實(shí)物檔案的收集歸檔工作還需要進(jìn)一步細(xì)致、深入。二是文書檔案里面保管期限到年限的檔案，最終銷毀處理問題，需要按程序逐步實(shí)施。三是收費(fèi)、養(yǎng)護(hù)、路政等業(yè)務(wù)股室一般性資料的存放管理有待進(jìn)一步統(tǒng)一規(guī)范。

四、下一步檔案管理展望

一是完善管理措施。定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的宣傳工作，增強(qiáng)工作人員的檔案意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)歸檔文件材料的保管以及保密力度，由檔案人員統(tǒng)一集中管理，任何個(gè)人不得擅自查閱，凡涉及保密的文件資料，認(rèn)真做好傳閱和保存工作。積極組織檔案管理人員參加檔案專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

二是提升檔案管理科技水平。利用好檔案信息化管理系統(tǒng)，按年度對(duì)文書檔案目錄及照片檔案目錄進(jìn)行了數(shù)據(jù)錄入，保證了檔案錄入工作的規(guī)范性、及時(shí)性。

三是發(fā)揮檔案管理服務(wù)大局的作用。配合各部門做好檔案資料的利用工作，積極協(xié)助外單位做好檔案資料的查閱工作，有效助推分公司各項(xiàng)工作穩(wěn)健發(fā)展。

作者簡介：吳志友（1969.08）男，漢族，本科。陜西漢中，單位：陜西高速集團(tuán)漢寧分公司洋縣管理所。endprint