檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化及其保護策略

廖小菱

【摘 要】隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)也開始進入到了人們的日常生活中。在檔案管理工作中，要主動運用網(wǎng)絡(luò)管理信息技術(shù)，以此來滿足檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的需求。但是也應(yīng)當要認識到網(wǎng)絡(luò)化管理中的問題，提出相應(yīng)的保護措施，提高管理的質(zhì)量?；诖吮疚尼槍n案管理網(wǎng)絡(luò)化進行了簡要闡述，并提出幾點個人看法，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；保護策略

在計算機技術(shù)的不斷影響下，也給檔案管理工作帶來了全新的發(fā)展空間。在開展檔案管理工作時，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與現(xiàn)代管理方法綜合在一起，可以有效實現(xiàn)檔案管理的目標。因此，要運用好網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)，深入到各個環(huán)節(jié)中去，以此來滿足發(fā)展的需求。

一、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

對于檔案管理網(wǎng)絡(luò)化來說，其實就是從檔案管理的原則上入手，以實現(xiàn)檔案管理的目標為方向，最大限度的使用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，引進先進的技術(shù)設(shè)備，從而滿足檔案業(yè)務(wù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之間的需求，確保檔案可以實現(xiàn)長期保存的目標，滿足社會發(fā)展的需求?？梢哉f實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是傳統(tǒng)檔案管理想數(shù)字檔案建設(shè)發(fā)展的必然，同時也是滿足資源開發(fā)與利用的基礎(chǔ)。因此，在實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的過中，就要做好長期保存工作，并提供相應(yīng)的查詢與保護措施。但是在這一過程中也應(yīng)當要認識到實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化不僅提高了檔案管理的效果，同時也帶來了一定的問題。如一些工作人員自身存在著專業(yè)能力不高與操作技能不強等現(xiàn)象，這樣也就很容易造成數(shù)據(jù)出現(xiàn)損壞或是設(shè)備發(fā)生故障等問題。加之受到操作系統(tǒng)長期不升級等因素的影響，使得檔案管理網(wǎng)絡(luò)化存在著一定的安全漏洞，很容易被黑客或是病毒所攻擊，從而造成檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，甚至是數(shù)據(jù)損壞等問題[1]。

二、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的保護措施

（一）確保館藏數(shù)字化

在開展檔案檔案網(wǎng)絡(luò)化的過程中，就要先從檔案資料分類的基礎(chǔ)上來進行，建立出相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，以此來滿足檔案自動化管理的需求，提高后期檢索與備份的效果。只有真正加強信息庫、全文庫以及實物存放之間的關(guān)聯(lián)性，才能滿足檔案信息化建設(shè)的需求，提高服務(wù)的效果?？梢哉f實現(xiàn)檔案館藏數(shù)字化不僅可以提高信息檢索檔案的效果，同時也可以便于人們對查閱詳細的檔案資料，從而明確存放位置。因此，在實際中就要加強現(xiàn)代技術(shù)的運用，提高對檔案的開發(fā)與利用效果，發(fā)揮出檔案的社會效益，確保檔案原件，為提供數(shù)字化服務(wù)土工幫助，避免因突發(fā)事件而造成檔案被損壞事件的發(fā)生。

（二）做好檔案管理軟件開發(fā)工作

借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，結(jié)合檔案服務(wù)中的相關(guān)要求，開發(fā)出有針對性的檔案管理軟件，以此來為人們提供掃描文件、目錄數(shù)據(jù)庫等服務(wù)。在實際中還要從檔案紙質(zhì)資料上出發(fā)，以此來作為目錄數(shù)據(jù)庫中的依據(jù)，借助相應(yīng)的掃描技術(shù)來實現(xiàn)單個或是多個圖像上的存儲，并按照相應(yīng)的原則來對圖像進行命名，確保文件名與目錄之間的一一對應(yīng)。其次，是要確保檔案號與文件檔號上的一致性，借助完善的功能管理軟件，以此來提高對檔案資料的管理效果，為相關(guān)數(shù)據(jù)的檢索提供條件[2]。

（三）做好檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保護工作

對于網(wǎng)絡(luò)安全問題來說，已經(jīng)成為了影響檔案信息安全的重要因素之一。所以為了實現(xiàn)檔案資料保護的目標，不僅要做好計算機硬件上的維護工作，同時還要從檔案管理人員的安全意識等方面出發(fā)，確保安全設(shè)施建設(shè)的質(zhì)量，提高網(wǎng)絡(luò)化管理的效果。第一，要提高管理人員自身的安全意識。結(jié)合現(xiàn)階段管理人員存在的不足，就要做好完善工作。首先，要積極組織管理人員進行檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的培訓工作。從培訓內(nèi)容上來說，不僅要包含基本的網(wǎng)絡(luò)化管理內(nèi)容，同時還要加強安全防護上的培訓，以此來幫助管理人員通過安全培訓來認識到安全隱患的影響，從而提高信息安全意識。其次，是要定期開展相關(guān)會議，不斷提高信息安全意識的培養(yǎng)工作，或是通過印刷相應(yīng)的宣傳手冊等來提高員工的安全意識，鼓勵相關(guān)部門中得到管理人員參與到計算機網(wǎng)絡(luò)安全培訓中去。第二，要做好安全設(shè)施的建設(shè)與維護工作。通過加強檔案管理網(wǎng)絡(luò)化安全設(shè)施上的投入，以此來滿足實際的需求。從操作系統(tǒng)以及防火墻等方面出發(fā)，要做好各個環(huán)節(jié)上的把握工作，或是可以設(shè)計出訪問受控，以此來確保檔案信息的安全性與保密性，避免不法分子借助非法訪問來竊取資料。其次，是要做好機房計算機管理工作，通過將單位內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進行物理隔離，并完善防火墻以及安全設(shè)備等，以此來保證網(wǎng)絡(luò)硬件與軟件上的安全。此外，還要建立出相應(yīng)的預警機制，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息情況定期開展檢查工作，確保檔案管理工作可以滿足實際的要求，并結(jié)合管理措施來提高網(wǎng)絡(luò)信息上的安全性[3]。

三、結(jié)語

綜上所述可以看出，由于我國的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化還處于發(fā)展的階段，所以必然會存在著一定的問題。因此，針對這一現(xiàn)象要做好調(diào)整與完善工作，認識到現(xiàn)階段造成檔案管理網(wǎng)絡(luò)化存在問題的原因，以此來提出有針對性的措施，保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)化可以滿足發(fā)展的需求。

參考文獻：

[1]劉家真.我看檔案保護的管理策略與技術(shù)方法[J].圖書情報知識，2006，（01）：50-52.

[2]齊鑫.論檔案管理網(wǎng)絡(luò)化及其保護對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（15）：67-68.

[3]單艷梨.淺談檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化及其保護[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)：學術(shù)版，2011，（01）：112-113.endprint